淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的問題與對(duì)策

杜艷艷

社會(huì)保險(xiǎn)檔案主要是指養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)在參保過程中形成的檔案，它是社會(huì)保障管理的重要對(duì)象，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是指保險(xiǎn)的相關(guān)部門對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行歸納、總結(jié)、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等一系列工作的過程。隨著社會(huì)保障制度改革的深化，如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，已經(jīng)成為一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

（一）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。檔案的管理，主要包括相關(guān)資料的收集、整理、歸檔和利用，由此產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，既是反映社保事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要的歷史憑證，又可以為決策者的科學(xué)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的服務(wù)，如此龐大的社會(huì)保障系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的資料記載，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理。完善覆蓋城鄉(xiāng)居民社會(huì)保障體系的支撐條件隨著社會(huì)保障事業(yè)的全面發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面不斷擴(kuò)大，社保業(yè)務(wù)檔案資料不斷增加，社會(huì)保障將逐步覆蓋全體人群，由此產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)量將更加龐大。如果不對(duì)這些原始的數(shù)據(jù)資料加以歸類整理，確保其完整準(zhǔn)確，整個(gè)社會(huì)保障工作就會(huì)失去數(shù)據(jù)支撐，社保體系的完善就只能是空中樓閣。

（三）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是保障參保人合法利益的重要體現(xiàn)。社保檔案作為一種重要的民生檔案，是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確保參保者享受相應(yīng)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件。社保檔案管理的好壞，檔案資料的安全完整與否，直接關(guān)系到千百萬人的切身利益。因此必須花更多氣力，重視和加強(qiáng)對(duì)社保檔案的管理。

二、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案重視程度不夠

1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況在各地普遍存在。

2、沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

3、檔案意識(shí)淡漠，部分業(yè)務(wù)人員也存在概念不清，認(rèn)識(shí)度不高的問題。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理

社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，牽扯到多個(gè)職能部門，在缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制下，檔案在事實(shí)上形成了多頭管理的問題。再加之各部門之間信息溝通困難，一個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，而且管理方法各異，沒有一個(gè)檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保障檔案信息，提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)也就無從談起。

（三）專業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范缺位

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。雖然各地在積極探索社保檔案管理的路徑和方法，并形成了一些好的做法和經(jīng)驗(yàn)，但由于缺乏全國(guó)層面的社保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，致使各地在業(yè)務(wù)檔案管理方面沒有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理水平也參差不齊。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的手段落后、水平低

近兩年隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟、硬件沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，因而未能發(fā)揮應(yīng)有的效能。大部分社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。

（五）社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多;雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視社保檔案工作

加大社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的宣傳力度，廣泛宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，提高每一位民眾的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度;積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入， 切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫(kù)房緊張等現(xiàn)實(shí)問題;積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制

加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的無縫銜接，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會(huì)保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會(huì)保障檔案的管理效率。對(duì)每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

（三）積極利用現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)社保檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

充分利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，全面掌握社保工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率。進(jìn)一步健全社保信息網(wǎng)建設(shè)，讓每一個(gè)用戶都能夠通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號(hào)就可以查詢到相關(guān)的社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等環(huán)節(jié);加強(qiáng)信息的整合與利用工作，挖掘其中對(duì)服務(wù)社會(huì)大眾的有價(jià)值的各類信息，及時(shí)提供給有關(guān)機(jī)構(gòu)或向社會(huì)發(fā)布，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案管理和利用的合理需求。

（四）搞好人員培訓(xùn)，不斷提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備一定的計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，應(yīng)積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，開展經(jīng)驗(yàn)交流。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

（作者單位：河北省檔案局、中共河北省委黨校2013級(jí)在職研究生人力資源與社會(huì)保障專業(yè)）