淺談如何加強機關事業單位檔案管理工作

楊揚

機關事業單位檔案工作是為機關事業單位各項工作服務的一項專門的業務，在保障機關單位高效、有序的運行中，檔案起到了至關重要的作用。然而，隨著經濟社會的快速發展，檔案管理工作方面存在的問題也逐漸暴露出來且日益嚴重，如何加強機關事業單位檔案管理工作，已經成為擺在各機關事業單位面前急需解決的突出問題。

一、機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

近幾年來，遷安市不斷加強對機關事業單位檔案的管理工作，印發各類教材，組織專門培訓，加大執法檢查力度，檔案管理工作較以前有了很大的進步，但在一些機關事業單位中也存在著一些突出問題，歸納起來主要有以下四點。

一是檔案收集不到位，檔案缺失嚴重。在機關事業單位檔案收集過程中，一些單位存在工作人員缺乏檔案歸檔意識，不按照要求劃分歸檔范圍，對日常工作中形成的檔案不注重收集等問題，致使檔案保存不全面。

二是檔案整理不到位，影響檔案保管和利用。在檔案整理的過程中，一些單位出現了或是把活動形成的文書、音像、照片放在一起，或是不按標準分類或者不按保管期限進行分類等現象，給后續工作帶來了諸多不利影響。

三是檔案保管條件不到位，不利于檔案的安全保管。一些單位未按標準設有單獨的檔案室，只是在辦公室或者其他科室的內部形成檔案室，造成了對檔案的保管工作十分不利的局面。通過集中檢查發現，遷安市大多數機關事業單位的檔案室均不符合機關建設標準，對檔案的保管不利，而且在使用過程中也存在著檔案的丟失和損壞的問題。

四是檔案管理人員業務水平不到位，不利于檔案管理。有些單位檔案管理人員政治覺悟底，業務水平差，服務意識淡薄，保密紀律缺失;有些單位沒有專門的檔案管理人員或是檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業知識的鉆研。

二、解決機關事業單位檔案管理工作的對策和建議

（一）加強檔案收集工作，防止檔案的缺失。檔案具有對機關工作查考的依據、是生產建設的豐富資料、是科學研究的基礎和條件、是政治工作的必要手段、是宣傳教育的生動素材。檔案收集工作是檔案工作諸環節中的第一環節，對其他環節影響很大，做好收集工作對整個檔案工作具有十分重要的意義。

1、要增強工作人員的歸檔意識。要使檔案收集完整，光靠行政命令、制度規定是遠遠不夠的，要結合單位內部實際情況，針對歸檔中的種種問題，進行歸檔重要性的宣傳，不斷增強和培養機關工作人員的檔案意識和興趣，使他們準確掌握歸檔制度、重視歸檔制度并自覺執行。

2、要正確劃分檔案的歸檔范圍。在確定檔案的歸檔范圍時，要遵循只要具有一定保存價值的文件都應列入歸檔范圍原則，特別是對容易忽視或不易收全的文件材料要引起高度重視。除正式文件外，還包括條例、會議紀要、計劃、總結等附件;除經過登記的文件外，還包括會議文件、調查報告、訪問記錄等未經收發文登記的文件材料。對于重復性、臨時性、事務性文件，以及其他機關僅供參閱、參考、征求意見、不需辦理的文件等不需要歸檔。

3、要注重檔案的形成。檔案是由文件有條件的轉化來的，文件轉化為檔案的條件，必須已經處理完畢，具有一定的查考價值。沒有處理完畢的檔案不予以收集，否則，在日常工作中，頻繁的使用查找，不僅增加檔案部門的工作量，而且也不利于承辦部門辦文。收集要講究方法和技巧，不是所有的文件都進行收集，所挑選的文件必須對本單位及社會在當前和長遠的社會發展中都具有一定的查考價值。

4、要反映本單位的歷史面貌和工作特色。各單位檔案室要采取各種有效措施，保證歸檔文件的系統、完整。收集過程中，要充分突出本單位特色，反映本單位的職能活動和歷史發展等情況。

5、要加強與各部門之間的聯系，掌握機關活動情況。要充分了解各科室的工作和日常整體活動情況，對需要歸檔的文件材料做到心中有數，一旦出現歸檔不全的情況，可以及時進行追蹤，做到全面準確的收集。

（二）加強檔案規范化整理管理，便于保管和利用。檔案的整理工作是管理基礎工作中的重要環節。檔案整理過程要按照裝訂-分類-排列-編號-編目-裝盒的工作程序依次進行。在整理過程中，不同的載體、不同形式和不同保管期限的檔案，因為保管要求的不同，要分類整理，分別存放。比如黨的群眾路線教育形成的檔案和民主生活會活動中形成的有照片、視頻、文字材料等檔案，要分門別類的整理存放，不能放在一起進行管理。檔案利用原則是要求檔案管理人員能夠及時、準確的調出卷來，沒有整理的檔案，是雜亂無章的擺放，沒有固定的位置、系統的目錄及目錄號、案卷號或件號和頁碼，查找起來就非常困難。在利用過程中，要提供系統的檔案材料，利用者才能達到查檔的目的，而零散的文件材料不但無法反映事情的發生、發展及結果，在查找過程中，難度也非常大。

（三）加強檔案保管工作管理，確保檔案安全。檔案是黨和國家的寶貴財富，需要永久或長期的保存下去。隨著自然界物質運動的變化，檔案的物質材料在不斷地發生變化，保存的時間畢竟是有限的。根據檔案的不同制成材料，應分別采取相應的科學存放和安全防護措施，盡量延長檔案的壽命。

1、確保檔案的安全要加強庫房管理工作。庫房內要有必要的檔案設備，確保符合相關標準。要有一系列的科學管理方法，并達到“十防”的標準。要配有專職或兼職的保管人員，經過專門的業務培訓，從事此項工作。

2、確保檔案的安全要注重存放。一般來說，按照檔案的門類、檔案的保管期限結合檔案產生的時間，進行分箱存放，禁止亂堆亂放。

3、確保檔案的安全要注意檔案流動過程中的安全防護。在機關檔案各項管理和利用過程中，要加強檔案的防護措施，防止檔案在流動過程中丟失和損壞。比如在借閱檔案或因其他原因檔案離庫時，要嚴格執行檔案借閱制度，堅持必要的借閱手續，防止檔案丟失，在使用過程中，要輕拿輕放，減少檔案的磨損。

（四）加強檔案管理人員的培養和教育管理，提高服務能力。檔案管理人員業務素質的高底對機關檔案工作的優劣有著至關重要的影響。因此，加強對檔案管理人員的培養和教育，提高其服務能力至關重要。

1、提高服務能力，要有較高政治素質。檔案工作是黨和國家各機關工作的組成部分，包括大量的機密文件，需要有較高政治覺悟和較強責任心的人來擔任。因此要求檔案管理人員要有堅定正確的政治方向，能夠自覺貫徹執行黨的基本路線，有廉潔奉公、全心全意為人民服務的思想。

2、提高服務能力，要有較強的文化素質。檔案工作涉及機關工作的方方在面，要求檔案管理人員要從適應各方面需要的特點出發，盡可能的具有較為廣泛的知識。這既是學習和掌握檔案專業理論知識和現代科學技術的基礎，也是進行社會交往，更好地做好本職工作的需要。

3、提高服務能力，要有較強的業務素質。要有實踐經驗和專業技能理論知識，在實踐中總結經驗，在經驗中積累知識，能夠適應新形勢、新任務。

4、提高服務能力，要有較好心理素質。檔案工作是繁雜艱苦的工作和室內工作性質。要注意用適宜的方法增加運動，鍛煉身體。由于社會上存在對檔案工作的偏見，這就要求檔案人員要有正確的態度和健康的心理。

（作者單位：遷安市檔案館）