對科技計劃項目檔案管理工作的幾點思考

翟玉紅

科技計劃項目檔案是指科技計劃中安排的、由財政資金支持的科學技術研究開發活動，在其管理和實施全過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就其形成領域而言可以分為科技計劃項目管理活動檔案和科技計劃項目研究開發活動檔案。前者是由科技計劃項目管理部門形成的，反映科技計劃項目立項、實施、驗收等科技管理工作內容的檔案;后者是由科技計劃項目承擔單位在項目實施過程中形成的，反映科技計劃項目的研發過程、研究條件及資金運轉等內容的檔案。

一、現狀

《河北省省級科技計劃項目管理辦法》規定，項目組織管理的主體包括省科技廳、項目歸口管理部門和項目承擔單位。其在科技計劃項目管理過程中形成的文件材料主要有河北省中長期科技發展規劃和年度科技計劃，科技計劃項目管理的規定和規范，年度項目指南，項目任務書，項目立項、調整、終止和撤銷工作形成的文件材料，項目驗收、績效評價、統計等資料。

從現有歸檔情況看，科技計劃項目管理檔案未列為單獨門類，是隨文書類檔案一同收集管理。目前歸檔的文件材料主要有三類：一是科技中長期發展規劃和年度計劃、科技計劃項目管理的辦法規定以及下達科技計劃項目、經費的通知。鑒于其在科技管理工作中的重要性，經辦處室、部門對這類文件材料的歸檔都較重視，歸檔率可達100%。二是承擔單位與省科技廳、歸口管理部門簽訂的科技計劃項目任務書。從2001年開始收集歸檔，現在每年的歸檔率已達99%以上。三是科技計劃項目立項評審過程和實施、管理過程的文件材料。由于《河北省省級科技計劃項目管理辦法》未對相應產生的文件材料的收集歸檔做出規定，而檔案部門對該過程中形成的文件材料的內容和數量都不掌握，所以目前這部分文件材料的歸檔處于被動接收狀態。科技計劃項目管理部門交什么就存什么，交多少就存多少，歸檔率無從考證。

此外，科技計劃項目實行驗收結題制度，即項目必須通過驗收的方式結題。這個階段形成的文件材料目前主要散存于省科技廳各相關處室，未統一收集歸檔。

從科技計劃項目檔案利用情況看，查檔率呈逐年上升趨勢。一是省科技計劃項目管理部門日常工作中的查考利用;二是計劃項目主研人對項目立項通知及合同書、任務書的查閱利用。特別是近年來，人事部門在職稱評聘工作中要求申報人必須提供其承擔科技計劃項目的原始憑證材料，使這部分檔案的查閱利用越來越多;三是隨著國家和省有關部門對財政資金監管力度的加大，財政科技資金的使用也受到社會各界的關注，有關部門加強了對科技計劃項目管理工作的各項檢查、審計，體現在科技計劃項目檔案的利用方面，對涉及計劃項目立項評審及實施管理過程檔案材料的查閱利用也日益增多。

二、問題

首先，科技計劃項目管理工作與其檔案工作脫節。目前，科技計劃項目管理工作已逐步建立起一整套相對完整、運行高效的制度體系和管理體系，無論是國家層面科技部出臺的科技計劃項目管理法規性文件，還是省級層面省科技廳印發的科技計劃項目管理的具體辦法和規定，都對科技計劃項目的立項和下達、對計劃進度進行監督檢查和驗收等系列工作提出了明確的程序和要求。相比之下，科技計劃項目檔案工作的辦法、規定極少，而且多是對科技計劃項目承擔單位的檔案工作進行規范，并沒有就科技管理部門在科技計劃項目管理過程中形成的檔案提出具體歸檔要求。

河北省近年制定的科技計劃管理文件中很少對科技計劃項目檔案提出具體歸檔要求，如2007年印發的《河北省重大技術創新項目管理暫行辦法》提出，河北省重大技術創新項目管理采取省科技廳和省財政廳、項目組織單位、項目承擔單位分級管理的方式。其中，僅對項目承擔單位提出“進行檔案歸檔”的原則要求，對省科技廳和省財政廳、項目組織單位都沒有歸檔要求;2009年印發的《河北省科技支撐計劃項目驗收管理暫行辦法》、《河北省應用基礎研究計劃重點基礎研究項目驗收管理暫行辦法》、《河北省科技基礎條件平臺建設項目驗收管理暫行辦法》、《河北省軟科學研究計劃項目驗收管理暫行辦法》和《河北省國際科技合作計劃項目驗收管理暫行辦法》中對歸檔只提出驗收證書及驗收會議全套資料的紙質文件在省科技廳項目主管處（單位）留存一份歸檔，沒有具體歸檔范圍規定。而其他科技計劃管理文件則沒有對科技計劃項目檔案提出歸檔要求，如2012年印發的《河北省省級科技計劃項目管理辦法》、《河北省自然科學基金資助項目驗收管理辦法》沒有相應的歸檔要求。

其次，檔案部門長期以來形成的檔案收集方式不能適應新形勢下科技計劃項目管理工作的需要。長期以來，檔案部門進行檔案收集的方式往往是被動接收，即業務部門交什么，檔案部門就收什么、存什么，缺乏主動參與意識。《科學技術研究檔案管理暫行規定》提出：科研工作和建檔工作實行“四同步”管理，“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。”《國家科技重大專項檔案管理規定》也提出“重大專項組織實施中的科研工作和建檔工作應實行同步管理。在下達專項任務時，要同時提出科研文件材料的歸檔要求;在跟蹤檢查時，要同步檢查科研文件材料歸檔的情況;在評估驗收時，應先進行檔案的驗收，沒有完整、準確、系統的科研檔案材料，不予驗收。項目驗收后的相關檔案要及時移交至重大專項檔案管理平臺。”但在河北省科技計劃項目管理工作的各個階段，缺少對檔案的同步歸檔要求、檢查和監督。在項目驗收中，更鮮有檔案專業人員進行檔案專項驗收。結果是檔案人員不了解科技計劃項目內容，不能及時掌握科技計劃項目管理中文件材料的形成情況，工作中又缺少具體、可操作的科技計劃項目檔案管理辦法和歸檔范圍，使得檔案人員在科技計劃項目檔案管理工作中缺乏主動參與的膽量與底氣。

第三，科技計劃項目管理檔案未完全實現檔案集中統一管理。對檔案實行“集中統一管理”是我國檔案工作的基本原則，也是多年來檔案工作行之有效的一個經驗。集中管理檔案，不僅有利于檔案的日常保管與安全，也有利于檔案信息資源的開發利用。如前所述，我省科技計劃項目驗收階段形成的文件材料，絕大部分散存于省科技廳各相關處室，由于種種原因沒有統一收集歸檔。這種情況顯然不符合檔案工作的有關規定。

與其他省市相比，科技計劃項目管理檔案工作還存在一定差距。北京市科委、天津市科委的科技計劃項目檔案都作為一個獨立門類進行管理。如北京市科委早在2008年就制定印發了《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》，明確了北京市科技計劃項目檔案的管理部門、職責、要求及歸檔范圍和保管期限表，規范了科技計劃項目（課題）檔案工作。

三、對策

隨著科技創新作為國策，各級財政對科技的支持力度越來越大。對于投入了大量人力、物力、財力的科技計劃項目而言，其形成的檔案無論是科技計劃項目研發檔案還是管理檔案，都應該收集歸檔。只有這樣才能客觀記錄和反映該項活動的全貌，才能對科技活動的后續跟進和不斷發展發揮重要作用。2006年國家檔案局發布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，將科技計劃項目的審批（核準）、管理、驗收等文件材料定為永久保管期限，也充分說明科技計劃項目管理檔案的重要性。科技計劃項目管理檔案工作作為服務于科技管理和決策的一項基礎條件，它不僅是檔案問題，也是科技計劃項目管理的一項重要內容，是科技管理工作的重要組成部分。加強對科技計劃項目管理檔案的研究與開發工作，使其在經濟、社會和科技發展中發揮越來越大的作用，應該是河北省科技管理部門檔案工作的應有之責。

1、制定科技計劃項目檔案管理工作的相關制度

針對省科技計劃項目管理中未對計劃項目檔案提出歸檔要求的現實，當務之急，一是抓好國家有關規定的落實。如參照《國際科技重大專項檔案管理規定》，做好河北省科技重大專項檔案的收集、管理工作。二是根據《河北省省級科技計劃項目管理辦法》和河北省各類科技計劃項目驗收辦法，在學習和調研其他省市相關經驗（如《北京市科技計劃項目檔案管理辦法》、《天津市科技計劃項目檔案管理實施方案》）的基礎上，制定出臺河北省科技計劃項目檔案管理的辦法或規定。

從國家和部分省市出臺的相關規定看，更多的是規定了科技計劃項目承擔單位在項目立項、實施、驗收各階段的歸檔要求。筆者認為，我省在制定科技計劃項目檔案管理規定時，歸檔范圍既要明確計劃項目立項、實施、驗收各階段的歸檔要求，也要明確項目組織管理各主體（省科技廳、項目歸口管理部門和項目承擔單位）的歸檔要求，突出其可操作性。

2、建立職責明確的科技計劃項目檔案管理工作機制

科技計劃項目檔案管理工作是科技計劃項目管理工作的重要組成部分，貫穿于科技計劃項目管理的全過程，涉及到參與項目管理、實施的多主體，必須建立職責明確的計劃項目檔案管理工作機制。省科技廳計劃管理部門要把科技計劃項目檔案工作納入計劃項目管理工作體系，負責同省科技廳檔案部門一起制定有關管理辦法，并監督檢查其執行情況;項目管理部門和項目承擔單位負責科技計劃項目檔案的完整、準確，并按規定向檔案部門移交;檔案部門要按照科技計劃項目檔案的歸檔范圍審查歸檔文件是否符合歸檔要求，保證歸檔文件的齊全完整，為科技計劃項目檔案的資源建設和開發利用打下堅實基礎。

3、明確科技計劃項目檔案的管理方式

如前所述，已歸檔的部分科技計劃項目檔案是隨文書類檔案一同收集管理，未列為單獨門類。筆者認為，在確定今后科技計劃項目檔案管理方式時，可考慮保持該部分檔案歸檔范圍和管理方式的連續性，方便查詢利用。這樣做，也符合國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。而目前散存于各經辦處室的科技計劃項目驗收階段形成的文件材料，要按照規定統一收集歸檔，可作為一個新門類—科技計劃項目驗收檔案管理。

4、加強計劃項目檔案管理信息系統建設

《河北省省級科技計劃項目管理辦法》第十一條規定：省科技廳建立科技計劃管理系統，項目申請、任務書簽訂、執行情況報告、績效評價、結題驗收等環節均通過管理系統在線填報、審核，實現項目全過程網絡信息化管理，提高管理效率和水平。隨著信息技術的發展，各種檔案信息管理系統的應用越來越普遍。應盡快激勵河北省科技計劃項目檔案信息系統，與河北省科技計劃管理信息系統對接，實現計劃項目檔案接收、利用等工作的信息化、網絡化，建立檔案資源共享機制，充分發揮計劃項目檔案價值。

5、提高科技檔案工作人員的綜合素質

科技檔案工作者在科技計劃項目檔案管理工作中發揮著至關重要的作用。隨著科技工作的不斷發展，大量的新知識、新信息不斷涌現并快速更新。科技檔案工作者必須加強學習，不僅要熟練掌握檔案專業知識，積極運用檔案管理的先進技術，還要了解科技計劃項目管理過程中文件材料的形成、積累情況，研究科技工作規律，努力提高自身綜合素質，才能為科技工作發展提供有效服務。

（作者單位：河北省科技檔案館）