高等學校檔案管理現代化建設的措施探討

付長纓

哈爾濱理工大學檔案館 黑龍江哈爾濱 150080

高等學校檔案管理現代化建設的措施探討

付長纓

哈爾濱理工大學檔案館 黑龍江哈爾濱 150080

針對高等學校檔案管理現代化建設措施問題，介紹了高校檔案管理現代化建設的現狀，并對高校檔案管理現狀進行分析和探討，提出了實現高校檔案管理現代化建設的措施，主要包括轉變觀念，使高校各部門重視檔案管理現代化建設；加強科學管理，盡快健全高校檔案管理制度；借助科學技術，提高檔案管理效率并加強教育及培訓，盡快提高檔案管理人員素質。

高等學校；檔案管理；現代化建設

隨著信息化時代的發展，計算機科技信息技術已經得到廣泛的熟識和接受。在現代網絡化的背景下,如今的高校檔案管理工作已經取得了劃時代的發展變化，為了滿足現代各項需要對高校檔案信息資源的利用。高校檔案管理也要集中力量,進行檔案管理現代化建設的改革創新,使高校檔案快速走上現代化的發展道路,這樣就可以使高校檔案信息實現信息資源共享,達到能夠為社會建設提供各種檔案資源的目的,發揮高校檔案的功效，為高校檔案實現應有的價值做出貢獻。

1、高校檔案管理現代化建設的必要性

高校檔案管理工作現代化建設是當代高校檔案管理的中心工作。高校檔案管理工作需要實現從傳統的工作模式向現代化的工作模式轉變，使高校檔案管理工作能夠更好地為學校自身發展和社會發展提供各項服務。使高校檔案管理工作進入計算機技術的新時代。因此，高校檔案管理現代化的重要性應該主要表現在以下兩個方面。第一，必需適應社會經濟發展的需要，使高校檔案成為重要的信息資源，使高校檔案的價值能夠被社會認同，為社會各界的需要服務，可以向某些單位和部門提出立檔要求，不僅需要要求提供傳統的紙質檔案，還需要他們提供聲像檔案和實物檔案等，以使高校檔案的查詢利用快捷方便，使高校檔案通過互聯網實現檔案的跨單位、跨區域流動，達到為各界服務的需求，滿足社會對檔案信息的需要。第二,高校檔案管理也要適應高校自身需要。隨著我國高校招生規模的擴大，必須創新高校檔案管理方法，使高校檔案管理滿足高校發展的需要。

2、高校檔案管理現狀的介紹

高校檔案管理現代化建設意義雖然重大，但從高校檔案管理的實際情況看，我國高校檔案管理仍然存在問題，比如管理觀念問題，管理方法問題，檔案服務范圍都非常有限，同時，高校檔案的管理制度不健全，責任分工不明確，這些檔案管理問題都阻礙了高校檔案的現代化發展進程。就這些問題可以進行如下探討。

2.1 要盡快扭轉高校檔案管理觀念

通過調查可以知道，我國高校檔案管理觀念陳舊，一般的高校還處在以紙質檔案為主的管理階段，而網絡等信息化發展十分緩慢，這種管理方式不僅浪費了高校檔案管理的大量人力和物力，而且不利于檔案信息的使用。

2.2 要盡快改變高校檔案管理模式

由于受到我國高校管理制度和管理方法等因素的影響和制約，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統一，就會造成高校檔案管理各自為政，不成系統。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無法實現數據資源的共享，不利于高校檔案管理的網絡化和標準化進程。

2.3 要盡快提高高校檔案管理人員素質

高校檔案管理現代化建設，必須具有大量的高素質管理人員，才能加速高校檔案的現代化建設。當前，很多高校的高校檔案管理部門，還缺少較多精通網絡技術又具有專業檔案管理的復合型人才，對于高校檔案管理人員的素質都急需加強提高。必須使高校檔案管理，擁有高素質的高校檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現代化建設的順利開展。

3、對實現高校檔案管理現代化建設措施

3.1 要轉變觀念使高校重視檔案管理現代化建設

高校檔案管理的現代化建設離不開科學的管理理念。面對高校檔案管理面臨的新挑戰，首先，高校領導一定要轉變觀念，創新思想，對檔案管理現代化建設給予高度重視，在政策和資金上對檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現代化建設是一個系統工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領導和檔案管理工作人員共同推進高校檔案管理現代化建設的進程。

3.2 要加強科學管理盡快健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現代化建設的保證。根據我國一些檔案管理規章制度，高校可以從實際出發，制定出適合本校檔案管理的制度，確保檔案管理現代化建設的順利進行。如，通過檔案管理制度完善，使檔案管理的各個環節制度化，使檔案管理中的責任明確化，保證整個檔案管理過程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項工作都落到實處。

3.3 要借助科學技術盡快提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設備相關，應加大資金投入，增加高校檔案管理的設施建設。因此，為了促進高校檔案管理現代化建設，必須加大硬件和軟件設備投入，為建立各種數據庫和實現各種檔案資源提供條件。如在高校檔案管理中，要利用數據庫把各種檔案分為學生類、教師類、科研類等。從類型上來講，可以把檔案分為紙質類、照片類、音頻類、實物類等。

3.4 要加強教育培訓盡快提高檔案管理人員素質

為了適應高校檔案管理現代化建設的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業素質和掌握基礎的檔案管理工作方法，還要熟悉計算機網絡技術、數據庫、多媒體以及信息分析處理等現代化的信息技術。高校檔案管理部門要定期組織學習和培訓，不斷提高專業能力和業務素質，打造一批高素質的檔案管理人才，為高校檔案管理現代化建設提供優良的人力資源。

4、結語

高校檔案管理工作現代化建設是高校發展的需要。由于高校檔案管理的發展涉及到不同領域，是一個系統工程。因此，要實現高校檔案管理現代化，就需要廣大管理人員不僅要盡快轉變觀念、創新高校檔案的管理方法，還要加大高校檔案的基礎設施投入，借助于高校檔案的科技力量，盡快提高高校檔案管理人員素質，促進高校檔案信息資源的全面開發。只有在關于檔案工作的各個方面的共同努力下，才能加速提高高校檔案管理現代化建設。

[1]卜亞男.檔案信息化:高校現代化管理的重要一步 [J].新聞戰線,2015-03-15

[2]黃元旦.高校檔案信息資源的現代化管理研究[J].黑龍江史志,2014-09-08

[3]楊博文.規范化和標準化是實現高校檔案管理現代化的基礎[J].人才資源開發,2015-02-23