淺析人事檔案管理中的“棄檔”現象

柳晶梅黑龍江省寧安市交通執法大隊 157499

淺析人事檔案管理中的“棄檔”現象

柳晶梅
黑龍江省寧安市交通執法大隊 157499

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面人事檔案面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

一、人事檔案管理中的“棄檔”現象

隨著我國由計劃經濟體制向社會主義市場經濟體制的轉變，昔日被視若身家性命的人事檔案，如今已成可以隨意丟棄的東西,“棄檔”隨之產生。“棄檔”是指由于不知人事檔案相對人的去向而積存在人事檔案管理部門的檔案材料。媒體報道，據專家估算，全國各省市人才中介機構中的”棄檔”率至少達到10%左右，有些地區的”棄檔”率甚至高達70%。比如武漢市人才服務中心所代理的5萬余份檔案中就有1.5萬份遭遺棄，而目前四川省全省的人才“死檔”已超過20萬分。重慶市人才交流服務中心目前存有檔案2萬余份，棄檔占了10%。放棄個人人事檔案的主要包括三類人：一是改革開放初期下海經商者，從單位調出檔案后就不再加以理會；二是跳槽人員或在非公有制單位打工人員，由于單位不接受檔案，而自己一時用不著，于是放棄檔案；三是由于沒有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學畢業生，把檔案放在學校或者戶籍所在地的人才交流中心。由此可以看出，傳統的人事檔案權威受到了嚴重挑戰，人們再也不象以前那樣重視人事檔案了。

二、現代社會產生“棄檔”現象的原因

1、我國傳統人事檔案信息采集內容越來越不適應形勢。現在的檔案內存放的還是幾十年不變的內容，且比較偏重于政治色彩，對于一個人的政治表現這方面的紀錄比較多，而對于一個人的工作能力和實際的工作業績積累保存的比較少，一個人到底有什么樣的能力、素質則沒有顯示，而這些恰恰是用人單位最需要了解和掌握的，人事檔案的功能在不斷弱化。

2、人事檔案管理混亂，權責不明。中組部、人事部規定，流動人員的檔案管理只能由政府人事部門人才服務機構來管理，但實際并不是這樣。以北京市為例，可以存放檔案的機構除了政府人事部門的人才服務機構，即市、區的人才服務中心外，還有勞動部門的職介中心，各行業成立的人才中心，外企人才服務機構等，出現了“多頭分散”管理的現象，導致人事檔案相對人不知道自己的檔案到底在哪里。還有些地方的人事檔案，有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至私人保管。人事檔案管理的混亂，嚴重影響了人事檔案的真實性和人才資源的合理配

3、調檔手續繁復也迫使一部分人選擇放棄檔案。隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”轉換成“社會人”。而有些人事檔案管理部門服務意識淡薄，辦理調動手續繁瑣甚至扣住檔案不放，致使人事檔案相對人放棄辦理調檔手續，這也是形成“ 棄檔族”的一個原因。

4、人事檔案相對人檔案意識淡化，也會人為造成檔案的丟失。改革開放后，社會化服務體系的完善和就業觀念的轉變，檔案不再是困擾人才流動的突出問題，特別是非國有企業在用人時更多注重個人的實際能力，而不過多依據檔案記錄；這反過來也影響了個人在流動或工作轉換中由于檔案轉遞手續繁復而放棄檔案。

三、解決“棄檔”現象的措施—創新現代的人事檔案管理工作

1、拓寬人事檔案信息采集內容。人事檔案除了包含個人的民族、籍貫、學歷、政治面貌、政治傾向性信息等基本信息以外，還要增加個人的工作經歷及基本社會歷史經歷、業績、專業特長、貢獻及獎懲、誠信數據、最新德才能績發展等等信息，能夠對人的發展與流動提供相應的個人信息和信用證明，以轉換人事檔案服務功能，由過去的對人的控制轉向服務，由對人的評價轉向對事實的真實記錄。

2、規范人事檔案管理，建立統一的管理機構。

在新形勢下，有必要建立起新型的社會化人事檔案管理機構。這類機構除了可代管國有單位員工的人人事檔案以外，加大為三資企業提供人事代理業務的比重，擴大以三資企業員工和到外企求職的人員為主體的人事檔案的服務。以北京為例，一些三資或私營企業本身不具備獨立的人事管理和檔案管理權，但又確實需要管理，就可以在人才交流中心存檔。

3、簡化人事檔案調檔手續，促進人事檔案自由流動。過去，如果某人想調走，單位不同意，往往采用卡住人事檔案的做法。人事檔案成了控制人才流動的方法。現在，人事檔案部門要改變觀念，增強服務意識，樹立以人為本的觀念，簡化調檔、轉檔手續，實現人事檔案由過去的控制功能到人事服務功能的轉化。

4、要營造良好的輿論環境，宣傳人事檔案的重要性。現階段，人事檔案還會發揮其重要作用。辦理出國出境、退休、保險、身份認證、相關證明（結婚證明、離婚證明、考學證明等）都離不開檔案。無論過去和現在，人事檔案仍然是保障公民權利的重要社會管理工具，因此每個公民都應該重視自己的人事檔案，不能隨意丟棄。

5、對人事檔案信息實行動態化管理和維護，探索建立電子檔案的新途徑。人事檔案的未來發展應當擺脫對人們自由流動的種種限制，建立電子化的個人信用體系，對檔案信息實行動態化的管理，建立人才業績檔案、個人誠信檔案，不斷提升人事檔案的使用價值。據了解，上海等地已開始嘗試為所有流動人員建立電子檔案，并對流動人員的工作變動及其工作業績等進行及時跟蹤，取得了良好效果。

總之，我們要用“以人為本”的管理思想來認識現代的人事檔案管理工作，不斷改革和創新，讓人事檔案走向市場，建立平等、公正的人才管理方式，實現社會化、信息化、開放式的管理人事檔案，使人事檔案能夠在合理配置人力資源方面發揮重要作用，“棄檔”現象終將得到妥善解決。