關于新時期企業文秘工作的探討

龐千意

貴州發耳煤業有限公司 貴州六盤水 553017

關于新時期企業文秘工作的探討

龐千意

貴州發耳煤業有限公司 貴州六盤水 553017

文秘工作涉及企業經營和管理的方方面面，對企業的正常運行起著重要的協調和推動作用，因此企業的發展離不開文秘隊伍水平的提升和文秘工作的強化和規范。本文從文秘工作在企業活動中所扮演的角色和文秘人員所應具備的素質出發，探討了提升企業文秘工作的新途徑和新方法。

企業；文秘工作；新時期

1.引言

隨著我國經濟的不斷發展，企業的經營規模和業務范圍也在不斷地拓展，企業辦公室面臨著更多更復雜的經營和管理問題需要處理。文秘工作作為企業辦公室的重要工作，是企業各項活動有條不紊進行的紐帶。隨著新時期企業經營的壯大，文秘所面對的工作種類不斷增多，同時需要考慮的工作流程也更加復雜，這對企業文秘的綜合素質提出了更高的要求。一個合格的文秘，能夠靈活快速的處理各項企業事務，保證企業辦公室工作高效運轉，同時發揮自身的能力將各項工作做到盡善盡美，是企業各項事業開展的巨大助力。因此，在新的時期，企業在著眼于戰略發展的同時，應該重視辦公室文秘工作的開展情況，提升文秘團隊的綜合素質和工作效率。本文從文秘人員所應具備的能力和所從事的工作特點出發，闡述了增強企業文秘工作的新舉措。

2.企業文秘工作的性質分析

文秘工作跟企業其他員工的工作有著很大的不同，首先，文秘工作具有服務性，文秘工作是企業中連接普通員工和領導階層的重要紐帶，起著傳達信息和工作溝通的作用，因此，文秘工作開展的是否順利，直接決定了企業領導層的決策和意見能否準確快速地傳遞給基層員工，以及基層員工的意見能否及時地反饋給領導階層。其次，文秘的工作具有綜合性，不同于一般部門員工的專一性，文秘所要面對的是公司經營各方各面的事務，這類工作與企業的經營活動開展和利益息息相關，是企業工作的重要組成，這就要求文秘人員具有嚴肅認真的態度和細致入微的工作習慣，同時要能夠隨機應變，能夠應對不同工作和各類突發性事件。綜上所述，文秘工作是企業工作的重要部分，企業的良好發展離不開良好的文秘工作支撐。

3.企業文秘工作人員所應該具備的能力探討

3.1 企業文秘人員應該具備基本的工作能力

文秘人員的基本工作能力，是指其在企業工作中能夠勝任文秘職位的基本能力。文秘人員的基本能力，首先包括扎實的文字功底。文秘人員主要從事文字相關的工作，文字功底是開展這類工作的前提。其次要具備良好的語言表達能力。文秘人員在企業中工作的重要部分是負責領導層與基層員工間的交流和溝通紐帶，因此良好的語言表達能力能夠使得將訊息的傳達更加準確。此外，良好的理解能力也是文秘人員應具備的基本能力之一，能夠準確理解領導和員工的意思并進行傳達，是文秘的重要職責。

3.2 企業文秘人員應該具備良好的工作態度

企業文秘的工作具有多樣、繁雜的特點，文秘人員所要處理的是公司經營的日常事務，因此涉及企業經營的各種細微之處，需要在工作中秉持著嚴肅認真和細致入微的態度，對于每一份文件、每一份報告都要仔細的確認其用途，對于每一項需要領導審批的文件則要確認其中的內容，防止疏漏，以避免給企業造成損失。文秘的工作更像是企業日常流水的審查員，負責監督各項事務是否順利進行，這要求文秘人員一定要有良好的工作態度，認真不懈怠、靈活不放松，確保公司各項事務有條不紊地進行。

3.3 企業文秘人員應該具備一定的責任心

文秘工作經常涉及到企業的各項核心決策和戰略計劃，在處理這些事務時，要以高度的責任心將各項計劃落實于文字，并將其傳達到企業的各部門。不僅針對重要的工作，在開展各類工作中，文秘人員都應保持著良好的責任心，將自己負責的工作做到盡善盡美，不逃避職責，不在崗位上懈怠，時刻從解決企業實際問題的角度出發開展各項工作。在這過程中，不斷錘煉自身解決問題和處理問題的能力，為更好的勝任工作打下堅實的基礎。

4.新時期做好企業文秘工作的思路分析

4.1 應該樹立起服務意識

新時期企業的文秘人員需要樹立起自己的服務意識，這主要體現在三個方面。首先，文秘人員要竭力輔佐好領導。對于領導的意圖和決策向員工進行傳達的過程中要全面和詳細，不漏傳、不錯傳；其次，要服務好企業員工。文秘人員必須要樹立起良好的個人形象，耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題，確保員工反映問題的渠道能夠通暢，提升企業員工對于文秘工作的滿意度。第三，要服務好自己的部門。為各個部門的工作提供準確的資料和信息，同時要應用自身的良好處事能力對各個部門之間的關系進行協調，減少工作中的推諉現象。

4.2 應該在工作中加強學習

新時期文秘工作的復雜性和多樣性對文秘人員的能力提出了新的要求，這要求文秘人員應該抓緊一切時間和精力提升自身的業務水平和專業技能。為此在工作中加強學習時今后企業加強文秘工作的重要思路。通過深入學習檔案管理知識、檢索技術和數據庫構建等等，提升文秘工作開展的效果。此外，學習新的知識不僅僅是要學習信息技術，也要學習蘊涵在信息技術中的信息意識和現代意識，使得自身能夠更好的認識到文秘工作的意義。

5.總結

文秘人員是聯系企業高層和基層員工的重要紐帶，也是保證企業內部各項事務有條不紊進行、各項政策貫徹落實和意見反饋的執行者和監管者。文秘人員的綜合素質水平、文秘團隊的業務能力在很大程度上影響著企業的經營運作情況。在新的發展時期，企業的業務的拓展離不開文秘工作的增強，隨著文秘工作的規范化和高效化，定能為企業的發展奠定堅實的內部基礎。

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[2]王香云.淺談如何做好新時期企業辦公室文秘工作[J].河北企業, 2015,07:27-28.

[3]馬曉勇.對新時期文秘工作的新思考[J].科技致富向導,2011,15:48.