在創新中提升檔案管理水平

王娉婷，陳 雯

（1.恩施州計量檢定測試所，湖北 恩施445000；2.中國長江航運（集團）總公司，湖北 武漢430021）

1 檔案管理的價值分析

所謂的檔案就是指單位在發展的過程之中所形成的具有一定價值的圖表與文字記錄等，這些檔案對單位發展各階段的重要細節予以記錄。在工作過程之中，檔案管理是由專業性人才進行的，而且管理主要應用的是分類管理的方式，科學的檔案管理能夠為相關工作者后期的查詢工作提供便利。檔案之中記錄的各種信息能夠為單位的發展提供有用的信息，從而為單位科學發展模式的選擇提供便利，而且有效避免單位在發展過程之中走過多的彎路，能夠為單位發展提供重要的理論指導。具體而言，檔案管理的價值主要體現在下面幾個方面，分別是：①科學的檔案管理能夠為單位科學的發展提供重要的促進作用，其能夠激勵單位朝著健康的方向發展；②檔案是單位文化凝聚的重要產物，其是單位文化的重要表現，科學的檔案管理可以使得單位經濟和社會效益實現良好的匹配；③科學的檔案管理可以使得檔案為單位的發展提供重要的指導，使得單位的發展更加時代化與科學化。

2 檔案管理模式現狀

2.1 檔案管理制度不完善

當前我國檔案管理制度仍然不夠完善，這主要表現為：歸檔范圍不明確、歸檔責任人不明確以及檔案整理較為籠統等，這些都反映了檔案管理水平較為落后的情況。若在不變更人員職位的情況下，不會出現太大的問題，但是若稍加變動，就會出現檔案不規則、不連續管理狀態，從而影響到檔案的查找等。除此之外，因為最近幾年來全球經濟不斷下滑，在許多單位之中存在著人員精簡情況，因為檔案管理工作者較少，因此檔案管理任務較為繁重。檔案管理工作具有許多的環節，如果想要提高檔案管理的水平，一定要重視各個環節的管理工作，不但應該提高管理設備的質量水平，而且應該重視從業人員素質水平的提高，提高領導的重視程度，這些都應該在管理制度上予以不斷地完善。

2.2 科技信息迅速發展和檔案管理單一化不匹配

隨著科學技術的發展，高新技術也得以廣泛地應用，這使得單位朝著網絡化、數字化以及自動化方向發展，通過信息技術能夠使得檔案管理工作變得更為簡潔，把檔案資源整合到自動化管理系統之后，就可以使得檔案無縫連接得以實現，而且能夠對各種檔案進行保存并且為隨時利用提供便利。因為當前檔案管理的思想較為落后，高新技術并未在檔案管理工作之中得以充分利用，在企業之中檔案管理自動化應用空間仍然較為狹小，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。

2.3 檔案管理不規范、不科學

通過調查研究發現，在很多單位的檔案室之中存在一些檔案標號不科學、不規范的情況，部分檔案缺乏卷內目錄，存在檔案混亂等問題，這些問題使得在相關檔案查閱時非常困難。

2.4 檔案管理工作人員素質有待提高

檔案管理現代化的實現不但要求相關設備現代化的實現，而且要求管理工作人員具有較高的素質，較為先進的知識，可以為新設備的應用與維護工作提供保證。但是當前我國許多檔案管理工作人員還單單從事文件的歸檔、收發以及查找工作。仍然不夠了解現代化管理的基本知識，在現代化設備應用方面，可以熟練掌握應用技能的管理人員非常少，現代檔案管理對工作人員的素質水平具有較高的要求，如果檔案管理人員不參加后期培訓，必然會影響到單位檔案管理水平的不斷提高。

2.5 檔案管理效率低下

檔案管理的基本要求就是檔案管理工作的標準化與規范化。當前檔案管理工作之中普遍存在著一些問題，比如說：大量卷宗的質量較低，而且搜索的工具不夠完善。部分檔案整理與國家檔案局標準要求不符。在檢索文件上，一些單位仍然采用手工檢索的方法，機械化比例較小。因為文件檢索需要較高的精度，人工操作難以滿足文件檢索的精度要求。

3 創新模式下，提升檔案管理水平的措施

3.1 觀念創新，使檔案在服務中充分發揮經濟效益

（1）要將檔案管理工作與應用工作做好，首先應該了解檔案。檔案管理工作者應該轉變思想觀念，不可以單單坐在辦公室里等，而應該主動請教一些技術工作者，深入到基層單位之中，了解生產經營工藝的具體流程，搞懂技術檔案的具體內涵，從而為檔案管理工作的開展提供保證。

（2）應該樹立檔案是資產的觀念。檔案是單位工作人員經營實踐活動的重要結晶以及重要的智慧積累，其記錄著單位真實的發展歷程，因此其是單位的重要資產，一定要樹立這一觀念，從而將檔案管理工作切實做好。

（3）應該樹立檔案是單位獨有的知識與信息的觀念。在信息時代的社會中，檔案是單位發展的原始記錄，其記錄著單位所有的重要信息，這方面的檔案是單位的獨有知識。若不將這些檔案資料給管理好，在信息化的社會中必然會給單位發展造成一定的安全隱患。

（4）應該樹立檔案具有實用效益的觀念。檔案具有重要的實用效益，其是在各生產要求配合之下產生的，并且得以不斷地完善。檔案的使用價值能夠在利用中得以充分的發揮。

3.2 體制創新，推動檔案工作與企業發展相適應

（1）體制創新的核心是精簡：檔案工作一定要與單位需求相適應，檔案管理方法的創新一定要遵循單位的實際情況。不斷對檔案管理進行創新，將過去簡單的檔案室管理變成統一的“單位檔案信息中心”，運用網絡系統來開展聯網操作，進而使得各信息資源的共享與運用得以實現。這樣能夠使得單位管理工作具有更高的靈活性與自主性。

（2）體制創新的重點是高效：單位各種改造工作的開展主要是為了與市場經濟體制相適應，從而創造出更大的社會效益與經濟效益。檔案管理體制也應該隨單位管理機制的變化而不斷創新，從而與單位發展相適應。應該從過去單純檔案資料管理體制不斷向科技、信息、情報以及檔案一體化管理體制轉變。

（3）從單位實際出發：檔案管理工作的開展離不開檔案工作人員的努力與制度、規范的完善。應該將較為系統的檔案管理制度給制定出來，不斷明確檔案管理工作的目標與任務以及工作人員的責任與義務，采取各種方法來調動起工作人員的積極性與主動性。通過制度來對檔案管理工作予以有效規范。

3.3 管理創新，不斷提升檔案管理工作

（1）檔案管理工作應該隨著單位的發展而不斷發展，檔案管理工作的規范化應該要求工作人員檔案意識與知識的不斷提高，在檔案管理工作中應該堅持根據法律開展，從而有效保證檔案的統一管理，確保檔案的科學化。

（2）隨著自動化技術的不斷發展，必然會推動辦公自動化的出現，單位各崗位都可以形成電子文檔，這要求各員工應該懂得文字歸檔與處理的程序，應該充分了解電子文檔與紙質文檔歸檔的關系，了解各檔案管理崗位之上的責任。在計算機廣泛應用之后，檔案運用的廣泛性體現于單位各部門共享檔案資源。這就要求檔案管理部門應該發揮信息中心的重要作用，通過管理制度的不斷創新更好地實現檔案管理工作的正常展開。

（3）檔案工作不但是企業的一項重要基礎工作，同時也是國家檔案的重要組成。為了對檔案管理工作不斷規范，一定要增強自身基礎的建設，不斷開發檔案信息資源，使得檔案管理水平得以有效提高。

3.4 服務創新，與時俱進

信息服務重視主動服務，檔案部門應該對信息的來源、共享要求等予以高度的重視，應該經常想方設法去收集有用的信息，調查系統用戶潛在的各種需求，從而針對性的開展策劃與設計工作，將不同層次服務形式、內容以及范圍等給設計出來，有計劃的開展信息資源的加工工作，并將其轉變成信息產品，提供更好的服務。在信息服務的方式之上，應該做到以下幾點。

（1）對用戶利用信息的需求予以充分的考慮，為用戶提供利用信息的重要平臺；

（2）在充分調查信息需求的基礎之上，將信息的收集與加工等工作給做好，并且通過先進技術將專題信息制為光盤，從而形成信息產品，從單位各有關部門提供信息服務；

（3）為那些具有遠程信息利用需求的用戶，提供一些跨越時間與空間界限的信息服務。

3.5 做好檔案編研工作

檔案編研工作有助于有效提升單位檔案管理水平，做好檔案編研工作應該做到：

（1）增強員工的學習與實踐，不斷提高編研工作者的素質水平；

（2）應用先進的技術，使得檔案編研工作的現代化水平得以不斷提高；

（3）增強檔案的收集與整理，切實保證編研信息的完整性與科學性；

（4）依托檔案，不斷拓寬單位發展渠道，擴大單位檔案編研素質的來源；

（5）部門之間相互配合，進行優勢互補，從而不斷增強單位檔案編研工作的合力；

（6）建立相應的規章制度，獎罰分明，從而有效確保檔案編研工作的開展。

4 結語

綜上所述，檔案管理是單位管理之中的一項重要內容，將檔案管理工作做好對于推動單位發展具有非常重要的作用，當前檔案管理工作中仍然存在一些問題，采取創新方法推動檔案管理水平的提高，具有非常重要的現實意義。

［1］江培娟.創新中提升企業檔案管理水平［J］.管理學家，2013（19）：646～647.

［2］米 平.創新管理模式提升檔案管理水平［J］.卷宗，2013（7）：6～7.

［3］常新榮.在創新中提升企業檔案管理水平［J］.檔案天地，2010（6）：53～54.