電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略探析

文/瀘西縣電子政務(wù)管理中心 唐貴紅

電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略探析

文/瀘西縣電子政務(wù)管理中心 唐貴紅

本文通過(guò)闡述電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義，對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)有效的管理策略，望與業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行交流。

電子政務(wù)；檔案管理；策略

電子政務(wù)就是政府辦公自動(dòng)化在功能和范圍等方面的延伸，是面向社會(huì)的政府自動(dòng)化辦公。在電子政務(wù)環(huán)境下，公文的起草、審核、簽署和辦理都在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中開(kāi)展，這種歸檔以及管理方式并不是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件歸檔和管理能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是于電子政務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子檔案的管理功能，使其全過(guò)程管理和文檔一體化管理等方式得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理在我國(guó)是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，隨著電子方案的普及，對(duì)其工作的要求也越來(lái)越高。我們應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，制定出具有針對(duì)性的改善措施，以使其作用得到最大的發(fā)揮。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義

電子政務(wù)是政府機(jī)構(gòu)部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代化的信息、通信技術(shù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使政府機(jī)構(gòu)的工作流程再造和組織機(jī)構(gòu)的重組得以實(shí)現(xiàn)，超越時(shí)間、空間和各個(gè)部門(mén)之間的人為限制，使服務(wù)和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進(jìn)的管理模式和信息管理技術(shù)，以便檔案信息資源能為社會(huì)提供更好的服務(wù)。科學(xué)的管理模式對(duì)電子政務(wù)的發(fā)展具有積極意義，而電子政務(wù)下的檔案管理可使檔案信息獲得長(zhǎng)期儲(chǔ)存，有利于查詢(xún)和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問(wèn)題

（一）檔案的原始性、真實(shí)性不夠完整。原始性和真實(shí)性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實(shí)際工作中非常容易就可對(duì)其原始性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，而電子文件檔案在其形成和處理過(guò)程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過(guò)程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識(shí)破的。同時(shí)，在電子檔案的處理過(guò)程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過(guò)程中被人修改，對(duì)檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性都造成了影響。

（二）檔案難以長(zhǎng)久儲(chǔ)存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會(huì)在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲(chǔ)存過(guò)程中，電子檔案對(duì)載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴(yán)格，加上其使用壽命并不長(zhǎng)，儲(chǔ)存載體無(wú)法對(duì)自然災(zāi)害或者病毒的侵蝕進(jìn)行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會(huì)嚴(yán)重?fù)p壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存。

（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個(gè)角落的人們都能享受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來(lái)的便捷，由于因特網(wǎng)的開(kāi)放性較強(qiáng)，覆蓋于世界的各個(gè)地區(qū)，因此每個(gè)人都可自由進(jìn)入因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)實(shí)施的，在傳輸過(guò)程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來(lái)。電子檔案在保存、管理和接收過(guò)程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡(jiǎn)易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。

三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析

（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢(xún)與利用。確保檔案信息的全面性、真實(shí)性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的前提與基礎(chǔ)，因?yàn)檫@樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為政府決策。

（二）實(shí)施“前端控制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點(diǎn)是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長(zhǎng)時(shí)間地停留于“后端控制”的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)施“前端控制”策略。檔案管理部門(mén)主動(dòng)地提前接入對(duì)信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實(shí)現(xiàn)自身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端控制”不僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時(shí)歸檔和長(zhǎng)期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。

（三）加強(qiáng)信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問(wèn)題，檔案信息的安全和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問(wèn)題可保障檔案管理順利進(jìn)行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問(wèn)題較多，為了加強(qiáng)在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對(duì)電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，這也是管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對(duì)電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說(shuō)，政府部門(mén)對(duì)

檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)檔案信息的建設(shè)。所以，政府中的檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實(shí)施對(duì)檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問(wèn)題。

（四）建立信用檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對(duì)信用檔案模式的建立可將某對(duì)象的信用情況進(jìn)行及時(shí)記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信用檔案建設(shè)可為政府機(jī)構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對(duì)政府檔案信息所實(shí)施的公開(kāi)決策，還是對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴(kuò)展于社會(huì)中，都是以信用檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信用檔案建設(shè)使科學(xué)、合理地管理信息資源的目的得以實(shí)現(xiàn)。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，信用檔案的建立對(duì)我國(guó)電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進(jìn)作用。

（五）政務(wù)檔案信息實(shí)施公開(kāi)服務(wù)。對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)的相關(guān)信息進(jìn)行公開(kāi)就是政務(wù)檔案信息公開(kāi)服務(wù)，公開(kāi)國(guó)家所運(yùn)行的行政權(quán)利，因?yàn)樵陔娮诱?wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對(duì)其進(jìn)行公開(kāi)是非常有必要的。另外，政務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)并結(jié)合社會(huì)群眾的利益來(lái)公開(kāi)、公示政務(wù)檔案信息是實(shí)施政務(wù)公開(kāi)的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越多，在實(shí)際的檔案管理工作中也會(huì)遇到越來(lái)越多的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的實(shí)施。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理會(huì)涉及到各個(gè)社會(huì)發(fā)展領(lǐng)域，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用電子政務(wù)的優(yōu)勢(shì)，為了保障管理工作的質(zhì)量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務(wù)效果得到提高。

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