黃炎培論辦公效率的提高

文/深圳信息職業技術學院 焦名海

黃炎培論辦公效率的提高

文/深圳信息職業技術學院 焦名海

上世紀30年代，針對政府機關辦事效率低的狀況，黃炎培認為要提升辦公效率，需要加強辦公人員的修養、培養共擔責任、有遠大理想、做事縝密、管理民主的精神，細分事情、做好計劃，制訂標準，公開公正考核。

黃炎培；行政；辦公效率

上世紀30年代，針對當時政府機構運作遲緩，人員多、辦事效率低下的情況，以甘乃光為首的一批高級行政官員，開展了提高機關行政效率的改革。因其參與人員多、歷經時間長、影響較大，后來稱之為“行政效率運動”。黃炎培領導的中華職業教育社接受相關機構的委托，舉辦了多期辦公室人員的培訓工作，黃炎培也先后16次給培訓人員作講述。為了滿足更多機關辦公人員的需要，黃炎培將報告整理成書，于1933年由商務出版社出版了《機關管理一得》一書。1947年，黃炎培針對抗戰后機關辦公的需要，又對此書作修訂，以《民主機關管理》為名出版，仍由商務出版社出版。這兩部書中，黃炎培借鑒西方的管理思想，結合自己40多年辦公管理經驗，對機關辦公管理進行了深刻地闡述，其中有許多觀點對于現在仍然有借鑒意義。限于篇幅，下面重點論述黃炎培關于提高辦公效率的思想。

一、加強辦公人員的修養

黃炎培認為，一個機關的工作效能，其實質是“一個人根據其人生觀所發生努力的總和”，同時認為辦公人員“個人身心的進益”，可以“促成機關總效率的加強”。為此，他認為機關要利用辦公人員的工作余暇，借助集體活動，加強辦公人員的身心修養。這樣做不僅可以“解免個人公余的煩惱”，代替他們的“非正當消遣”，而且還有利于公務。

黃炎培還認為，辦公人員可以從下面幾個途徑來加強自己的身心修養。第一，召開工作研討會。辦公人員集中一起，研究工作“品質上驗其完善與否”“數量驗其充分與否”“時間上驗其比較改進與否”。對工作研討個人也可以開展，但相比于集體研討，更能加強辦公人員的修養，因為在集體討論中，每個人要“虛心接受別人的批評，也要大膽地批評別人”，在集體上相互批評雖有爭吵，但不會形成成見，反而會促進感情。第二，讀書會。黃炎培認為讀書會不僅可以解免煩悶，代替非正當消遣，而且還能為大家帶來讀書樂趣。

黃炎培認為，除辦公人員要加強修養外，領導更要加強修養。領導加強修養可以從以下幾方面進行：第一，“躬親”。這里躬親不是所有事都要領導去經歷，而是在適當范圍內，又有適當的機會，對于重要的事務，要“親身嘗試一下”，這樣可以對事情的具體細節有所了解，同時也可以了解承擔所采取的方法是否恰當。此外，還可以“增加從屬人員的勤奮”。第二，“率先”。 “率先”，就是“要別人做，自己先做；要別人不做，自己先不做。”“率先”，不僅是個人“處世的金針”“成功的寶筏”，而且也是“教育”從屬“少不得的”方面，黃炎培舉例說，假設科長在工作上自己不努力，而要科員努力，這是不可能的。第三，“后繼”。它包括兩個方面的內容：一是本人做的事，后來接手的人知道從何處著手；一是要培養能接手自己工作的人。這樣一旦本人離開，也不至于耽擱事務。

二、整個辦公職員要有一種“精神”

黃炎培認為，提高辦公效能，全體辦公人員還需要一種“精神”。有了這種精神，才能把控住局面，才能在遇到艱難時，克服困難，才能保證職員在張弛有度的氛圍中完成工作。黃炎培將這種精神歸納為7個方面：第一，“擔得起”，辦公室每一個工作人員“發揮他們的熱忱，能相互感動”，有著“偉大的共同目標”，能“下定決心”克服種種障礙。這樣，“自然舉重若輕，任何艱難擔得起”。第二，“立得穩”，就是辦公人員在遇到任何危難時，心里“不慌張”，手足“不錯亂”，以“鎮定的精神”控制局面。第三，“展得開”，辦公人員看事要有“遠大的眼光”，對人要有“開闊的胸襟”，平時做事能“發揮大無畏的精神”，認為應做的事，能大膽放手去做。但是要避免好大喜功。第四，“照顧得周密”，辦公人員既要放得開，也要做到周密，要做到周密就是辦公室的“一事一物一地一人”都有人管理。第五，“處理得從容”，辦公人員不要把自己搞得太緊張，要學會“一張一弛”，“使精神因一度激起而奮發，因一度放松而休息”。這樣，全體人員就能在“努力而不喫力”條件下“協調前進”。第六，“傳得下”，辦公室管理要避免“一朝去位”“無人繼續”的情況，需要全體職員“發揮民主作風”，使人人成為“能繼之人”。要“把工作經歷寫成史實傳之后人”。第七，“結束得干凈”，當有些事務需要結束的時候，辦公人員能做到“能發能收”。當需要“發”時能按上級要求把事情做好，當需要“收”時，能“毫無牽扯，隨地隨事可以圓滿收場”。

三、細分事務，制訂計劃

就當時辦公情況來看，事情不分輕重緩急，事情不進行分類管理，處理時無頭緒、無計劃等也辦公效率不高的重要原因。黃炎培針對當時辦公效率低下的情況，認為要提高辦公室事務處理的效率，首先要對事進行細分。認為是細分可以避免對管

理事務的“忽視”，同時可以避免事務管理中由于“當局的一時沖動”，造成“忽輕忽重，忽起忽滅”。那么如何對辦公室事務進行分類呢？黃炎培認為，當一個機關開辦之初，可以根據一般辦公室事務處理的常規來分。等事務復雜以后，可以按具體情況來劃分。黃炎培認為最好的方法是“內依政策的規定，外應事實之需要”來分，即政策規定的重要事項，即使很簡單，也要做詳細地細分。還有就是臨時急需的處理事務，也要做細分，總之，細分事務要做到“應無盡無，應有盡有，急其所急，緩其所緩，再根據事實要求，與不違背經濟原則兩條件下，靈活運用。”

提高辦公效率除了強調對事項進行細分外，他強調做事要有計劃，認為“辦事成功與否，大部分看他所定的計劃怎樣”，所以他提出計劃“值得用心去做”。他認為制訂事務管理計劃前，要對事項進行縱橫兩個方面作考慮。橫向考慮，就是考察事務之間是否具有相互關聯，它們是否可同時處理；縱向考慮，就是要處理的事務是否“一本一末”的關系，是否存在先后關系。如果有這些關系，就可根據這些關系，制訂工作程序，然后“次第進行”。當計劃制訂好后，需要執行計劃的“誠意”，如果“只圖事項繁多，文字好看，并沒有從緩急先后上審慎考慮，名為計劃，實不成為計劃。”

四、制訂效能標準，強調“明以試功”

黃炎培認為辦公效能，關鍵是人，而要提高人的效能，除了加強職員修養和精神培養外，還要加強考核，主張通過“明以試功”的考核來激發職員的積極性。為此，事先必須制訂效能標準。黃炎培將辦公效能分為“完成”“正確”“迅速”“經濟”四個等級。“完成”是指將所有事務全部做完，“如只做到一部分，還不算成功。須要完全做到”。“正確”是指處理事務不能出現差錯。因為出現差錯“就有誤事的可能”，所以“正確是最要緊的”。“迅速”是指要在規定的時間完成事務，完成的時間標準要“依事的難易，經過實際的反復實驗”來確定，同時應以多數人完成時間來確定。當用時間來檢查工作效率時，可采取“定時量”和“定時點”的方法，但定時法比定量法好，比如撰寫一份文件，用定量法就是規定他兩天完成，今天交給他任務，明天就要完稿，但更好用定點法，即規定明天何時完成。

五、科學設置辦公部門，加強各部門聯系

黃炎培認為現代任何事業“都有時間性”，講究時效。要提高辦公效率，還應合理設置辦公部門，加強辦公部門與各部門的聯系。黃炎培認為辦公室設置，首先根據其使命來選擇地方。“服務于某種人的，應將機關設置在這類人中，服務于廣大民眾的，應將機關設置廣大民眾中”。其次根據其性質來選擇地方，辦公室是一個上傳下達的地方，它與機構各部門都存在著聯系，是機構的中樞部門。所以辦公室設置要保證“各局部、各方面與中樞往來便捷”，能“居高臨下”，對各局部、各方面 “易于照料與統制”。

在加強辦公室與各部門聯系方面，黃炎培提出了縱橫聯系法。“縱”的聯系，即在辦公室下設置下層機關，每個機關聯系一些部門，但是也防止過多設置機關，一般說來，一個人聯系十個左右的機關是恰當的。“橫”的聯系，主要通過部門會議來進行。為了提高效率，黃炎培建議同署辦公，加強辦公室與部門的聯系，充分發揮部門的作用。