市場經濟下的企業檔案與商業秘密保護

文/陜西法士特齒輪有限責任公司 隋翔君

市場經濟下的企業檔案與商業秘密保護

文/陜西法士特齒輪有限責任公司 隋翔君

本文分析了市場經濟下企業檔案與商業秘密的關系，提出了企業檔案保密工作中存在的問題，并針對現狀提出現階段做好企業檔案與商業秘密保護工作的幾點建議。

市場經濟；企業檔案；商業秘密；檔案保密

企業檔案是記載一個企業興衰和發展變化的寶貴財富和歷史見證。人們不僅可以利用企業檔案總結經驗、分析現狀、預測未來、科學決策，使之成為企業創造新財富的一種資源。但是企業轉軌進入市場經濟后，載有商業秘密的企業檔案流失現象增多。一方面，有些技術信息和經營信息如產品配方、工藝流程、技術圖紙、客戶名單等核心材料收集困難；另一方面，由于管理上的漏洞，導致已經歸檔的保密檔案外流，造成企業不可估量的經濟損失。那么，如何解決市場經濟條件下企業檔案特別是負載商業秘密的檔案的保密工作，已經成為許多企業亟待解決的問題。

一、企業檔案與商業秘密的關系

企業檔案是一個企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，記錄著企業的商業秘密，是企業賴以存在和發展的基礎。因此，保護利用好企業的秘密檔案，把負載商業秘密的企業檔案采取特殊程序保存借閱，是一些國營企業亟待解決的問題。現代企業想要在社會主義市場條件下立于不敗之地，必須擁有屬于自己的專利技術和技術秘密，生產出獨樹一幟的品質優良的產品，必須制定一套科學有效的營銷策略，擁有自己的客戶市場。因此，商業秘密在企業發展中起著愈來愈重要的作用，為了保護合法擁有商業秘密的企業經濟權益，禁止不正當競爭，維護正常的社會主義經濟秩序，筆者認為，由國家對商業秘密進行專門立法顯得越來越迫切。

二、企業檔案保密和商業秘密保護工作中存在的問題

（一）檔案工作的失誤成為商業秘密流失的重要渠道之一。

至今，仍有一些企業沒有及時更新觀念，適應市場競爭所帶來的種種變化，不重視檔案工作，甚至不能劃定自己的商業秘密，使自己辛辛苦苦經過幾代人研制開發的新產品被同行業竊密，造成重大經濟損失，卻不能用法律武器來保護自己的權益。因此，要加強企業檔案的保密工作，首先要劃定商業秘密的范圍，明確相關人員的保密權利和義務，堵塞由于工作疏忽而泄密的漏洞，是一個關鍵性問題。

（二）缺乏系統的商業秘密保護辦法。在我國，對商業秘密現有的司法條文可以散見于《反不正當競爭法》《經濟合同法》《勞動法》等有關條款。商業秘密屬保護知識產權范疇的一個概念，隨著國人知識產權保護意識的增強，在我國，將自己開發研制的新產品、新技術作為商業秘密保護的做法越來越普遍，有關商業秘密訴訟的案件也日趨增加。在《反不正當競爭法》里，雖然明確規定了商業秘密的定義和范圍以及構成商業秘密必須同時具備的四個要素。但是，由于缺乏具體條款。因此實施起來存在很大的難度。其中，市場經濟中人才的流動是無法阻止的，尤其是參與了本企業高科技研制開發的人員流動，必將會或多或少地泄露該企業的科技信息。另外，經營銷售人員的跳槽，也會將本企業的一部分固定客戶帶走，而諸如此類，都是無法避免的事實，雖然，商業秘密的保密性要求“不為公眾所知悉”，但商業秘密對于某些特定的人來說都是公開的。

（三）機讀檔案管理不善，存在很大漏洞。無法制止利用人員私自拷貝文件，而形形色色的檔案間諜卻利用高科技之便，利用計算機網絡竊密。我們的管理人員因市場經驗不足，辨別不出有些來訪者的真正目的，用友好的方式接待。在不知不覺中使機讀檔案泄密。

（四）企業檔案保密工作定密難。企業秘密事項多以科技成果為重點，科技成果的定密依據是國家保密局、國家科委科技成果司1989年編發的《科技成果密級評價方法》，在社會主義市場經濟條件下，企業秘密中商業秘密的比重越來越大，但目前國家還沒有確定商業秘密的統一法定程序，沒有商業秘密及其密級范圍，保密期限的具體規定，所以企業的商業秘密管理的確定、管理、依法保護等工作更是難以開展。

三、做好企業檔案及商業秘密保護工作的幾點建議

（一）對科技檔案人員進行商業秘密保護知識的教育，以增強其保護意識。由于科技檔案管理工作失誤造成本單位商業秘密泄露的新聞層出不窮。因此，對科技檔案人員進行教育可以說是做好商業秘密保護工作的前提與思想準備。要使他們認識到，商業秘密保護興衰存亡，關系職工切身利益問題，認識到無論是紙質檔案還是聲像檔案，都是企業的無形資產，是無可估價的寶貴財富，必須把企業檔案管理好，利用好，防止泄密。

（二）要完善企業檔案與科技資料的管理制度。明確規定各部門領導、科技人員、檔案人員及相關人員的保密職責，制定適合本企業的保密制度，強化保密工作獎懲措施，對泄密、竊密等損害企業利益的行為要堅決進行懲處，絕不姑息。

（三）對復制文件與檔案要有嚴格限制。制訂出相關措施及準許復制的范圍，對涉及企業秘密的科技信息要經主管領導簽字后方可復制。復制人員要嚴格把關，對復制者一視同仁，不管是誰，只要涉及商業秘密的企業檔案，要堅決杜絕復制。對于機讀檔案，要采取特別措施，防止他人利用計算機獲取商業秘密，例如光盤、磁盤檔案，除本廠科技開發人員可以在檔案人員的監督下，在檔案閱覽室利用外，一律不予外借他人。防止檔案間諜利用高科技手段竊密。

（四）制定商業秘密保護措施，合理界定商業秘密。建立科技人員檔案，記錄科技人員參與科技項目情況，與本單位重大科技項目參與人員鑒定書面保密合同，明確規定該合同人員的保密義務以及在若干年內不得流動等事項，使之具有法律效力。加強檔案法制教育，提高職工自覺保護企業秘密的思想，在市場競爭面前，國有企業應盡快提高認識，轉變觀念，把保守商業秘密作為關系企業興衰存亡的大事來抓。進一步提高企業人員的檔案及保密意識，處理好商業秘密與科技交流的關系。