論企業改革與檔案管理

文/中國中元國際工程有限公司 黃瑛

論企業改革與檔案管理

文/中國中元國際工程有限公司 黃瑛

本文分析了企業改革與檔案管理面臨的新問題，探討如何加強檔案管理工作，使檔案工作在企業改革中進一步得到發展和完善。

企業改革；檔案管理

隨著我國經濟體制改革的深入和發展，企業也面臨著競爭和改革的挑戰，為了適應市場經濟的需要，必須按現代企業制度來管理企業。2001年8月，根據《關于工程勘察設計單位體制改革若干意見的通知》，機械工業部設計研究總院正式更名為中元國際工程設計研究院，成為科技型企業。同時，通過管理體制的改革，我院正式與政府部門脫鉤，歸屬于中央管理的企業中國機械工業集團有限公司。2003年，以中元國際工程設計研究院為主，與中國機械電腦應用技術開發公司和機械工業規劃研究院重組合并，設立了中國中元興華工程公司。2006年，中國中元興華工程公司更名為中國中元國際工程公司。企業進入了資源整合、戰略重組的快速發展時期。2013年，中國中元國際工程公司完成了企業改制，更名為中國中元國際工程有限公司，成為了法人獨資企業。企業改革重組、完成改制的過程也是企業各項工作劇烈變動的時期，企業檔案工作的發展也面臨重大的挑戰與機遇。企業檔案工作作為企業生產經營管理的組成部分和重要環節，面對新形勢，新任務，我們檔案人員應如何認識問題，如何來加強自身工作，才能適應不斷深入變革的時代，需要我們認真研究。

一、企業改革后檔案管理工作中面臨的新問題

（一）檔案意識有待提高。首先我們要認識到，企業改革重組，機構調整，內部機構人員發生了很大的變化，由于個別人員檔案意識不強，對檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時地歸檔立卷。檔案意識的薄弱，如：上級來文未按規定發送到公司綜合管理部，而直接發到承辦部門，這些部門往往忽視應到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導致不歸檔，造成了企業檔案的不完整、不準確、不系統，使檔案失去應有的價值。完整、系統的文書檔案不僅反映企業管理水平，而且映射企業管理整體素質。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識至關重要。

（二）檔案保護收集工作。檔案工作人員不可能參加公司的各項活動，及時掌握各類信息，有針對性地進行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動、會議的人員，若無人督促，很少人能主動將有保存價值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規范。如：有關的內部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規范和方法，只憑經驗辦事，文件的收集遞送工作不及時、不規范，結果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的機會。而檔案材料來源渠道多、內容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時地進行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊伍不穩。企業改革重組，機構調整，內部人員發生了很大變化，人員素質參差不齊。檔案產生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。企業檔案管理模式重構是對傳統方式、手段的改進與提高，需要具有一支精通企業檔案管理業務、掌握企業信息服務技能的人才隊伍，這也是企業檔案管理模式重構的必然要求。

（四）檔案制度方面。在企業改制過程中，檔案的交接缺乏約束機制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業改革或重組的操作程序中，對撤、并或整體劃轉的單位，其人、財、物的交接都有比較具體的規定，而檔案如何交接，缺乏具體的實施細則或規定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業的選擇，勢必無暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責任不分明造成的后果之一。應當完善企業檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業改革過程中檔案管理工作應采取的措施

（一）提高檔案意識。檔案管理人員應依據檔案工作的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規和檔案工作的活動，努力提高員工的檔案意識，特別要強化各管理部門領導的檔案意識，使他們能充分認識到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程。同時，檔案工作人員應不失時機地宣傳企業檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業全體員工清楚地認識到，在從事企業各項活動中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動汗水的結晶，更是企業各個環節的歷史文化財富，受《檔案法》保護，私人無權占為己有，必須使之完整無缺，并按規定向檔案工作人員移交。

（二）切實改進檔案收集工作。檔案部門要定期對檔案工作進行指導監督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內容和工作規律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應的收集工作計劃，指導各部門有步驟、有計劃地安排落實好檔案的收集工作。同時檔案部門工作人員要及時了解各立檔部門的工作動態，盡力幫助他們解決實際困難。企業檔案工作做得好壞，將直接影響到企業各項工作的順利開展。如何抓好企業改制后的檔案工作，本人認為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進

一步增強全體職工的檔案意識。各級領導和企業法人要提高對檔案工作的認識，把檔案工作真正納入企業管理程序，列入企業的工作計劃，納入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。其次要強化檔案業務監督指導，全面提高企業檔案管理水平。各級主管部門的檔案機構要按照有關規定，加強對所屬企業改制后的檔案工作的監督和指導。各級檔案部門也要大膽地抓好改制后企業檔案工作，要明確企業改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進企業檔案管理規范化、標準化建設。最后要轉變工作作風，重視對改革后企業檔案工作的調研，做好服務工作。改革后的企業檔案工作如何適應新形勢、新情況，需要我們去研究、探索。我們必須轉變工作作風，深入企業開展認真細致的調查研究，針對企業檔案工作中的熱點和難點，總結出一套符合企業現狀、切實可行的檔案管理辦法，使企業檔案工作為促進企業管理、加速企業發展做好服務工作。

（三）建立高素質的檔案工作隊伍。要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩定且業務能力較強的檔案工作隊伍。其次要注重對檔案工作人員進行再教育，包括專業知識教育和職業道德教育。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業愛崗精神，提高檔案工作人員的專業水平。再次，要逐步培養檔案人員的創造性，激勵檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學術水平。在企業檔案管理的模式重構實踐中，人是企業檔案管理模式重構的核心，既是模式重構的實施者，又是模式重構的受益者，其整體素質的優劣高低，必將影響到企業檔案管理模式重構的建設質量與實際效果。因此，必須研究制定提升企業檔案管理人才素質與業務技能的培養辦法、培養內容和培養制度，加大對專業人才隊伍的培養力度，建立科學的人才管理辦法，并從吸收、激勵、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實使企業檔案管理的模式重構獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是企業的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到充分體現制度的權威性。此外，還應該利用現代信息技術為檔案管理服務，利用計算機進行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數據庫，使檔案更高效地為企業服務。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理人員樹立強烈的責任心、事業心，這樣才能體現檔案工作的專業性和科學性。

總之，檔案管理工作是企業改革的重要組成部分。做好檔案管理工作，重要的是應從其特點出發，從思想上提高認識，從制度上加強建設，從提高檔案管理人員技術水平等方面入手，充分開發利用企業檔案信息，為企業檔案工作服務，為企業生產經營管理服務。使企業檔案人員更好地完成企業改革進程中的重任，適應企業對檔案工作不斷提出新的要求，使企業檔案工作在企業改革中進一步得到發展和完善。