企業信訪檔案動態管理探析

文/浙江省長興縣長廣房地產開發有限公司 姚玲婭

企業信訪檔案動態管理探析

文/浙江省長興縣長廣房地產開發有限公司 姚玲婭

本文結合企業信訪檔案工作的現狀，對如何進一步做好企業信訪檔案工作進行認真的探析，并采取有效措施，提升信訪工作的服務質量和水平。

企業信訪；動態管理

信訪檔案是信訪機關在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中保存起來的具有文字、圖表、聲像等真實記錄。企業信訪檔案是企業在處理群眾來信來訪來電工作中形成的，與職工合法利益、切身利益息息相關，是信訪事務處理過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源，是一種特殊的專門檔案。它不僅反映了信訪活動全程的真實記錄，還具備特有的憑證和參考作用，在檔案管理中占據特殊地位。為此，結合本企業信訪檔案工作的現狀，對如何進一步做好企業信訪檔案工作進行認真的探析，使之能更好地為職工群眾服務。

一、營造企業信訪檔案管理的良好氛圍

筆者所在的企業前身為煤礦公司，近年來在推進深化改革、轉型發展的進程中，因為各個礦井逐步閉坑后，出現部分遺孀的晚年生活沒有保障等歷史遺留問題，經常有人到公司上訪，并呈現逐年增加的趨勢，如這些問題得不到解決，勢必影響公司改革的發展。我公司針對這些情況，采取了必要的措施。

(一)建立健全企業信訪檔案管理制度、創建完善的檔案管理系統。首先強化信訪檔案管理力量，在企業中設立了信訪辦公室，該工作機構隸屬辦公室管理，配備（兼職）一名檔案員。并把信訪檔案管理工作列入有關人員的崗位責職中，作為管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同時考核。其次增強信訪工作人員依法管理檔案的意識。認真學習黨和國家的各項方針、政策和檔案業務知識，不斷提高對信訪檔案的認識，維護好信訪檔案的完整與安全。做到：堅決貫徹執行國家的《檔案法》和省頒布的《檔案法實施辦法》及各項檔案業務建設標準、規范；以“服務、創新、發展”的檔案工作主題思想，健立健全企業《信訪檔案分類方法》《文件材料保管期限表》《文件材料歸檔范圍》《信訪檔案保密制度》等規章制度，并在工作中不斷完善補充。

(二)依照《檔案法實施辦法》進行規范整檔，為信訪工作提供最有力的保障。為了確保檔案的安全與完整，我們按照集中統一管理的基本原則，把具有保存價值的信訪材料及時收集、整理、分類、立卷，安全準確地做好歸檔工作，逐步實現檔案管理的規范化、標準化，并以快捷正確的檔案信息為信訪工作提供最有力的保障。為了做到調卷輕捷，查閱迅速準確，我們采取 “一案一件”的方法立卷，確保了信訪檔案案卷質量的提高與完整；同時，我們更注重信訪檔案的查閱、登記、統計等工作，力求做到登記準確、統計數據完整，能隨時為領導及時報送系統、準確、有價值的信訪信息；同時認真做好有關信訪檔案的宣傳、解釋等工作。

二、及時介入信訪過程的檔案實體材料的收集工作

信訪檔案是解決群眾信訪問題全過程的翔實記錄。一件完整的信訪檔案，具體地記錄了每個信訪問題發生的時間、地點、關聯的人物以及事情的經過、結論，具有真實性、可靠性。根據本人多年的實踐經驗，建議在每個節點及時介入，采取盯人、盯事的辦法三層并進，開展檔案實體材料的收集工作。

如信訪人的印信（原始信訪件、信封）；信訪辦公室的原始登記記錄（包括電話記錄）；與當事人的談話記錄；信訪工作處理單；信訪辦公室的請示；企業領導批示；相關部門的調查處理經過和結論；調查過程中的其它相關材料；調查報告；當事人對處理結論的態度；信訪事項處理意見書；信訪事項處理告之書上級機關的批示；給上級機關的回復；信訪工作目標管理責任書等相關資料，并在收集時做好詳細記錄工作，什么材料，來自何方，上交日期，接收日期等信息做到完整、準確。

三、充分發揮信訪檔案的利用工作，維護和保障職工群眾的利益

信訪檔案中不僅有信訪者書寫的事件經過材料，而且有相關部門的調查處理經過和結論，在現實生活中具有重要的借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪等是不可缺少的依據。借助于原始信訪檔案，以此為可靠依據，才能有效避免隨意性，少走回頭路，減少失誤，降低損失；只有系統準確的信訪檔案，才可以使“死問題”變為“活問題”，從根本上處理問題、為職工群眾盡快解決問題；只有依靠真實的信訪檔案，為職工群眾真實地做點好事、實事。我信訪部門在公司改革過程中利用原有的上訪記錄作為參考，依據原有的解決方法，努力爭取到當地的政策，圓滿解決了878戶遺孀群體養老的問題，維護和保障了她們的利益，讓她們遂心所愿，能夠安度晚年。

企業高度重視信訪檔案工作，不斷加強信訪檔案規范化建設，并采取有效措施，提升信訪工作的服務質量和水平，不僅有利于當前工作的順利開展，也有利于日后工作的統籌安排，為維護基層社會穩定、構建和諧社會起到積極作用。