提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/國家新聞出版廣電總局2024臺 陳碩

隨著社會的進步,經濟體制的改革,我國事業單位檔案的需求與數量越來越大。因此,將事業單位檔案的管理信息化,是一種必然的趨勢。在現階段,我國事業單位的檔案管理工作還有一些不足,管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性。在本文中,探討了我國現今事業單位檔案管理信息化建設所存在的問題及其重要性,并且提出了如何提升我國事業單位檔案管理信息化建設的建議與策略。

一、事業單位檔案管理信息化建設的現狀與問題

（一）缺乏專業的檔案管理人才。檔案管理人員作為負責擔綱管理工作的主體,其整體素質對于其工作水平與質量起著決定性的作用。目前在我國大多數的事業單位中,負責檔案管理的工作人員在學校中所學習的專業與檔案管理專業的相關性較低,缺乏一定的專業化,而且他們大多數年齡已經比較大,缺乏專業水平的檔案管理知識與技能的培訓,尤其面臨著現代化檔案管理越來越信息化管理的要求,傳統的檔案管理人員已經難以適應這種現代化的環境,也滿足不了社會經濟發展的需求。除此之外,現在很多的檔案管理人員對于其工作缺乏精益求精的態度,在平時的工作中敷衍了事,沒有盡到應盡的工作職責去完善自身工作的不足之處,嚴重影響了我國事業單位檔案管理工作的秩序與效率。

（二）事業單位的檔案管理改革機制缺乏時代性。目前,我國事業單位中的檔案管理改革機制缺乏與時俱進的特點,隨著社會主義和諧社會的建設與社會主義市場經濟的高速發展,當前的人才教育為了符合社會的發展需求,不斷培育出各種專業的人才，從而適應不同的發展需求,使得人才市場的多樣化越來越明顯。然而,目前在我國事業單位中,其檔案管理機制在適應市場和社會的過程中出現一定程度的差距。事業單位的管理工作對于現代化技術的應用和自我效率的提高方面有所忽略,從而導致現今檔案管理工作沒有跟上我國社會發展以及現今人才市場的發展步伐,對于檔案管理開展信息化建設帶來了負面的影響。

（三）我國事業單位的檔案管理信息化建設缺乏統一規范性。在多數的事業單位中,所使用的檔案管理軟件缺乏統一性及通用性,各行其是,系統的移植性水平較低。通常很難通過一個管理軟件來同時實現文件檢索與檔案信息管理,加上檔案管理工作內容繁多,由此給我國事業單位的檔案信息電子化進程帶來阻礙,難以實現檔案信息資源共享的目標。

（四）事業單位的檔案管理信息化程度不高。現在,信息化在我國事業單位檔案管理工作中的應用水平較低,對于某些重要的檔案記錄依然沒有采用信息化的方式來記錄,通過紙質的方式來收藏這些檔案,存在很大的收藏難度,同時也帶來一定的翻查難度。因此,為了提高檔案保全的技術水平,事業單位應當注重對檔案管理工作的信息化建設與完善。

二、如何提升我國事業單位檔案管理信息化建設

（一）加強檔案管理專業培訓,實現檔案管理信息化與傳統檔案管理的結合。針對我國事業單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主,事業單位的管理人員應當重視對傳統的檔案管理方式進行改革與創新,把現代科學信息技術融入傳統的檔案管理工作中,逐漸實現事業單位的檔案管理信息化。為了提高當前檔案管理人員的檔案管理水平,事業單位應當注重對相關工作人員檔案管理知識與技能的專業化培訓。由于傳統的檔案管理工作人員所具有的專業知識比較落后,缺乏及時的更新,對于電腦知識的掌握程度最多也只能維持在初級階段,極少懂得更高級的電腦知識與操作技能,除此之外,大多數的檔案管理工作通過人工來處理,容易出現差錯,效率不高,難以達到現代化的發展要求。為了解決這個問題,事業單位的領導人員應當重視定期培訓,對當前的檔案管理工作人員及時進行知識更新,為傳統的檔案管理工作人員帶來新的能源與動力,幫助他們更好地適應現代化檔案管理工作的需求,把現今的信息科學技術融入傳統的檔案管理知識當中,給老的檔案管理隊伍注入新血液。

（二）樹立起事業單位檔案管理的現代化發展意識。現在,隨著新的思想觀念的不斷涌現,隨著高新科學信息技術的不斷發展與應用,檔案管理工作也必須與時俱進,尋找各種有效的途徑來優化自我管理。由此可見,為了促使事業單位的檔案管理工作能夠跟上時代的潮流,為了促進其檔案管理工作的開拓創新,必須要求事業單位的全體工作人員樹立起關于事業單位檔案管理工作的現代化發展意識,從而實現檔案管理工作的電子一體化管理目標,改變舊有的傳統檔案管理方式,推進事業單位檔案管理工作的信息化與技術化的發展,促使事業單位的工作人員注重應用新的信息技術與方法來實現其檔案管理工作的信息化建設。

（三）提高檔案工作的信息化水平。事業單位的領導人員應當從實際的發展需要出發,注重提高本單位檔案管理工作的信息化水平,改善當前的檔案管理設備,探索以更高效的手段來提高檔案管理的效率,從而為收藏和翻查檔案提供保障。為了實現事業單位檔案的安全性保障,事業單位的領導人員首先必須制定明確的相關制度與政策,同時把單位內所有的檔案都進行級別分類,對于電腦技術的運用必須進行加密保護,還要注重電子檔案的保存工作,實現事業單位內部檔案的全面管理。

（四）建立完善的檔案管理制度。通過建立科學的檔案管理制度來對檔案管理的具體行為進行約束,促進檔案管理工作規范化。事業單位管理人員應當根據自身單位的發展情況來制定具有實際可行性的檔案管理制度,對檔案管理信息化的建設設定考核指標,通過獎懲制度來激發員工們服務于檔案管理工作的積極性、主動性。通過檔案管理制度的建立,有利于帶動單位的全體員工關注檔案管理工作,增加員工對檔案管理工作的熱情。

三、結語

隨著社會的發展以及信息化的快速普及和進步,事業單位檔案管理信息化勢在必行。為滿足現代社會的需求,充分開發事業單位檔案信息資源,提高檔案的共享性,提高事業單位的辦事效率,事業單位檔案信息化建設已經成為事業單位必不可少的工作。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節約管理成本、工作效率高等優點。在社會發展的新形勢下,加強事業單位檔案管理信息化建設具有重要意義。

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