疾病預防控制文書檔案管理實踐與體會

文/平頂山市疾病預防控制中心 李鳳勤 謝清梅 李宗瑾

疾病預防控制文書檔案管理實踐與體會

文/平頂山市疾病預防控制中心 李鳳勤 謝清梅 李宗瑾

本文從領導重視、組織機構健全、檔案人員的業(yè)務素質、管理的規(guī)范、制度的完善以及文書檔案的開發(fā)利用等幾個方面闡述了疾病預防控制文書檔案管理工作。

疾病預防控制；文書檔案管理；實踐與體會

一、疾病預防控制中心文書檔案管理現(xiàn)狀

疾病預防控制文書檔案是疾病預防控制工作的真實記錄，是疾病預防控制事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書檔案管理工作是疾病預防控制工作者共同的責任。目前，文書檔案管理的發(fā)展與領導重視程度、人員素質、制度建設和業(yè)務培訓等因素密切相關。平頂山市疾病預防控制中心（原平頂山市衛(wèi)生防疫站）文書檔案起步于1957年，從無到有，從少到多，經歷了漫長的發(fā)展歷程，逐漸向科學化、制度化、規(guī)范化管理軌道上邁進，是我單位歷史和現(xiàn)實工作的真實反映。現(xiàn)存文書檔案7209卷（件），移交市檔案館196卷。我中心的檔案管理工作，得到了上級檔案部門的認可。1997年被河南省檔案局授予省級檔案達標管理先進單位；1999年被河南省人事廳、檔案局授予全省檔案工作先進集體；2002年被國家檔案局授予科技事業(yè)單位“國家二級”檔案管理先進單位。目前正在努力實現(xiàn)科技事業(yè)單位“國家一級”檔案管理標準。

二、疾病預防控制文書檔案管理實踐

（一）領導重視，組織機構健全是做好疾病預防控制文書檔案管理工作的前提。疾病預防控制文書檔案管理工作是維護疾病預防控制中心歷史真實面貌的一項重要工作，在疾病預防控制管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，才能順應文書檔案管理發(fā)展的需要，指導和服務疾病預防控制管理工作。多年來，隨著疾病預防控制事業(yè)的不斷發(fā)展，文書檔案管理在疾病預防控制工作中的重要性越來越得到顯著的體現(xiàn)。為此，我中心領導把檔案管理工作作為一項重要工作來抓，在加強疾病預防控制工作的同時，將檔案管理工作納入年度目標考核，一把手親自抓檔案管理工作，成立了由中心主任任組長，分管主任任副組長，辦公室主任、專職檔案員為成員的檔案管理領導小組。配備了3名專職檔案員，其中1人具有檔案副高職稱，2人具有檔案中級職稱。各科室指定1名兼職檔案員，建立了自上而下覆蓋中心所有工作的檔案管理網絡，形成了齊抓共管的工作局面。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務素質是做好疾病預防控制文書檔案管理工作的保證。文書檔案管理人員的業(yè)務素質直接影響檔案管理工作的質量高低，提高管理人員的業(yè)務素質是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。《中華人民共和國檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識”。這是從法律高度對檔案管理人員的政治素質和業(yè)務素質提出的要求。為了使檔案管理工作人員能夠適應檔案工作的需要，首先加強了檔案管理人員愛崗敬業(yè)教育，增強其責任感和使命感。其次是加強培訓，定期不定期外派檔案管理人員參加各類檔案知識培訓學習。再者是外出參觀學習檔案管理先進經驗。

（三）管理規(guī)范是做好疾病預防控制文書檔案管理工作的關鍵。文書檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，也是整個疾病預防控制中心管理工作不可分割的一部分，可以有效提升中心日常工作質量和效率，對疾病預防控制事業(yè)如何發(fā)展起到重要的指導作用。為了全面反映疾病預防控制中心管理工作內容，完整地保存各類文件材料，就要對文書檔案工作進行規(guī)范管理。我們做了以下幾方面的工作。1.文件材料的收集。根據疾病預防控制中心工作實際，文件材料的收集采取平時收集和定期收集相結合的方法，專職檔案員和各科室兼職檔案員共同負責文件材料的收集工作，確保文件材料的真實、及時、完整。2.文件材料的整理、歸檔、保管。平頂山市疾病預防控制中心規(guī)定文書檔案的整理工作要求在次年的6月底之前完成。對照文書檔案歸檔范圍及保管期限進行整理。按照年度-組織機構-保管期限分類，分永久、30年、10年。形成了管理科學，存放有序，查找方便的文書檔案。嚴格按照檔案庫房管理制度對文書檔案進行管理，確保檔案的安全。3.文書檔案的編研與開發(fā)利用。做好文書檔案工作是為了更好地開發(fā)利用檔案，其根本目的就是積累和保存歷史資料，為借閱者提供信息服務，充分體現(xiàn)疾病預防控制文書檔案的利用價值，發(fā)揮文書檔案的后期開發(fā)作用。檔案管理人員利用室藏文書檔案資源編寫了平頂山市疾病預防控制中心《全宗介紹》《組織機構沿革》《文件匯編》《大事記》《年鑒》《論文匯編》《科研成果匯編》《會議簡介匯編》《1957-2012年大事記匯編》《1957-1985年站志》和《1986-2005年站志》等。

（四）制度完善是做好疾病預防控制文書檔案管理工作的基礎。在文書檔案管理工作中，堅持用制度規(guī)范人、約束人，用制度規(guī)范文書檔案管理工作。根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合疾病預防控制中心工作實際，平頂山市疾病預防控制中心制訂了《文書檔案管理網絡體系》《文書檔案管理辦法》《文書檔案分類方案》《文書檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案保密制度》《檔案人員崗位責任制》《立卷歸檔制度》《檔案借閱利用制度》《檔案庫房管理制度》《檔案鑒定與銷毀制度》和《檔案統(tǒng)計制度》等，這些制度為做好疾病預防控制文書檔案管理工作提供了保障。

三、疾病預防控制文書檔案管理體會

文書檔案管理是衡量檔案管理水平的重要標準，其水平的高低，不僅影響著檔案資料的質量，甚至會影響到疾病預防事業(yè)的建設與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案科學管理水平和為疾控中心服務的工作能力，逐步實現(xiàn)文書檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化，為疾控中心和社會提供更多有價值的文書檔案信息資源。

（一）有為才能有位。在日常工作中，檔案管理工作機械重復，繁瑣枯燥，只有檔案管理工作者恪盡職守，任勞任怨，一絲不茍，不厭其煩，把文書檔案管理的每個細節(jié)、每個環(huán)節(jié)做好做到位，才能做出成績，得到認可，才能引起領導重視，把檔案管理工作放到更加重要的位置。

（二）規(guī)范管理、完善制度。我們在多年的文書檔案管理工作中，逐漸摸索出了一套行之有效的管理制度和工作模式，文書檔案管理日臻完善。不僅提高了疾病預防控制中心文書檔案管理水平，而且促進了各項工作爭先創(chuàng)優(yōu)，晉檔升級。省、市多個單位來我中心參觀學習文書檔案管理模式。

（三）加強文書檔案開發(fā)利用。編研的目的是為了更好地開發(fā)利用疾病預防控制文書檔案，只有加強開發(fā)和利用，才能提高文書檔案的價值，擴大及提升疾病預防控制中心在社會上的影響力和知名度。

[1]王勇.淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案的管理[J].科技創(chuàng)新導報,2015（6）:176.

[2]陳薇.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2012（3）：132.

[3]陳龍民.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志,2013（20）:62.