電子檔案數(shù)據(jù)丟失的原因分析及處理

文/中電投河南電力有限公司開(kāi)封發(fā)電分公司 路鳳敏

電子檔案數(shù)據(jù)丟失的原因分析及處理

文/中電投河南電力有限公司開(kāi)封發(fā)電分公司 路鳳敏

本文闡述了電子檔案數(shù)據(jù)安全的重要性，介紹了一起因服務(wù)器損壞造成檔案數(shù)據(jù)全部丟失的事故，及恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)的處理過(guò)程，總結(jié)了恢復(fù)丟失檔案數(shù)據(jù)的處理要點(diǎn)及措施，為今后應(yīng)對(duì)類(lèi)似情況積累了經(jīng)驗(yàn)。

電子檔案數(shù)據(jù)；丟失原因；恢復(fù)方法

一、電子檔案概述

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，檔案室由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案逐漸演變成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，由于電子檔案對(duì)比紙質(zhì)檔案無(wú)損耗、檢索方便、查閱快捷可靠并能實(shí)現(xiàn)資源共享，所以許多企業(yè)將檔案管理系統(tǒng)納入辦公系統(tǒng)，電子檔案數(shù)據(jù)保存在企業(yè)信息中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案。紙質(zhì)檔案形成后真實(shí)可靠，不易造假，穩(wěn)定性強(qiáng)，只要按照檔案存放標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不會(huì)損壞；但紙質(zhì)檔案查閱時(shí)具有局限性：一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的一人或幾人查閱，經(jīng)常查閱不可避免造成磨損甚至損壞或丟失。而電子檔案具有檢索方便、查閱迅速、復(fù)制打印快捷，利用人能多人在不同地點(diǎn)同時(shí)、異地查閱，電子檔案經(jīng)多次查閱不會(huì)損壞丟失。但電子檔案也有不穩(wěn)定性，很容易被修改和被破壞；保存電子檔案的介質(zhì)或設(shè)備損壞會(huì)造成部分甚至整個(gè)電子檔案系統(tǒng)癱瘓、電子檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失；系統(tǒng)損壞、網(wǎng)絡(luò)故障、停電等因素都將無(wú)法使用電子檔案。隨著信息社會(huì)的到來(lái)和電子文件的劇增，傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了很大變化，目前，幾乎所有的電力企業(yè)均采用增大電子檔案存檔的比例和普及使用范圍。電力企業(yè)的電子檔案一般保存在企業(yè)信息中心服務(wù)器的硬盤(pán)上，其安全性、真實(shí)性、完整性日益突出。為確保電子檔案安全性、真實(shí)性、完整性和有效性，檔案?jìng)浞荼夭豢缮佟?/p>

（二）公司檔案系統(tǒng)。我公司2008年以前，檔案管理系統(tǒng)在OA辦公系統(tǒng)，文檔一體，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在信息中心服務(wù)器中。2008年至今，公司檔案管理系統(tǒng)采用的是飛揚(yáng)公司檔案管理軟件，公司辦公軟件采用的是A6協(xié)同辦公軟件，公司所有數(shù)據(jù)包括檔案管理數(shù)據(jù)均保存在信息中心服務(wù)器中，信息中心共有8個(gè)服務(wù)器（包括備用服務(wù)器）。公文自起草、初審、會(huì)簽、審核、審批、用印、知會(huì)至歸檔，全部在A6協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)；文書(shū)檔案管理員在A6協(xié)同辦公系統(tǒng)將收、發(fā)文件按年度、類(lèi)別歸檔在指定文件夾后，將數(shù)據(jù)通過(guò)OA接口導(dǎo)入飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，然后，在飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)里的文件登記里進(jìn)行分類(lèi)整理，按年度、問(wèn)題、保管期限錄入文件分類(lèi)號(hào)、盒號(hào)、保管期限、責(zé)任者、成文日期、頁(yè)數(shù)等，再提交歸檔，整個(gè)電子檔案保存在飛揚(yáng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，部分沒(méi)有電子檔案的文件，通過(guò)掃描上傳或掛接在飛揚(yáng)系統(tǒng)中。

二、電子檔案數(shù)據(jù)丟失經(jīng)過(guò)、原因分析

2012年10月，公司電子檔案發(fā)生了因服務(wù)器損壞數(shù)據(jù)全部丟失的事故。下面就以此次事故為例，簡(jiǎn)要介紹公司電子檔案數(shù)據(jù)丟失經(jīng)過(guò)、原因及處理辦法。

（一）數(shù)據(jù)丟失經(jīng)過(guò)。本人從事檔案管理多年，2010年11月發(fā)現(xiàn)一些奇怪的現(xiàn)象：雖然科技發(fā)展很快，電腦速度日新月異，但是歸檔速度和查詢(xún)速度還沒(méi)有以前的速度快，而且經(jīng)常發(fā)生錯(cuò)誤，在整理歸檔電子檔案時(shí)，歸檔上百條后，就無(wú)法再歸檔。檔案管理員A6協(xié)同界面出現(xiàn)“白臉”現(xiàn)象。聯(lián)系信息人員告知現(xiàn)在協(xié)同身份人員增加多、文件容量增大，加之訪(fǎng)問(wèn)人員時(shí)多時(shí)少，公文在A6協(xié)同中通過(guò)OA接口導(dǎo)入飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換導(dǎo)入，影響A6協(xié)同，建議每天減少歸檔數(shù)量，或利用休息時(shí)間其他人員不用協(xié)同時(shí)，再歸檔案數(shù)據(jù)。在每天減少歸檔數(shù)量后，情況不僅沒(méi)有改善，上述現(xiàn)象越來(lái)越頻繁，后來(lái)發(fā)展到檔案人員歸幾十條檔案后，全廠(chǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)癱瘓，影響公司正常工作。并且歸到飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)的文件有的可以打開(kāi)，有的打不開(kāi)，還有部分文件打開(kāi)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤：文不對(duì)題；有時(shí)歸檔順利，有時(shí)歸檔幾次均不成功。終于在2012年10月中旬的一天，協(xié)同系統(tǒng)中的電子檔案無(wú)法歸檔，登錄檔案管理系統(tǒng)查不到檔案信息了，立即詢(xún)問(wèn)信息中心原因，信息人員檢查、操作后回復(fù)：包括備份服務(wù)器在內(nèi)的公司8臺(tái)服務(wù)器全部損壞，存儲(chǔ)在服務(wù)器硬盤(pán)中的檔案管理系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)全部丟失。

（二）原因分析。1.各級(jí)管理人員對(duì)檔案重視不夠，對(duì)電子檔案的安全性尤為突出。沒(méi)有電子檔案信息安全意識(shí)，不重視電子數(shù)據(jù)的保存和備份工作。2.公司信息管理人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)反饋到信息中心的問(wèn)題沒(méi)有引起重視，沒(méi)有正確處理，往往以客觀理由應(yīng)付了事，本來(lái)是很小的問(wèn)題，長(zhǎng)期未能解決，日積月累，發(fā)生8個(gè)服務(wù)器全部損壞的大問(wèn)題。3.沒(méi)有按公司管理制度要求備份，對(duì)檔案人員多次提出的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)備份、特別是發(fā)生問(wèn)題時(shí)，仍然沒(méi)有備份造成數(shù)據(jù)丟失后很難及時(shí)恢復(fù)。4.信息管理人員硬件水平較低，對(duì)檔案人員多次反映的問(wèn)題，只是從軟件操作方面尋找原因，采取正常工作日限制檔案管理人員歸檔數(shù)量，讓檔案管理人員在晚上和周六周日進(jìn)行歸檔。沒(méi)有找到硬盤(pán)損壞等真正原因。5.公司沒(méi)有定期進(jìn)行載體更新：定期淘汰更換服務(wù)器、硬盤(pán)等保證數(shù)據(jù)安全的規(guī)定和措施。

三、丟失電子檔案恢復(fù)方法

（一）與軟件公司聯(lián)系恢復(fù)系統(tǒng)及電子檔案。得知公司服務(wù)器全部損壞、電子檔案數(shù)據(jù)全部丟失的答復(fù)后，立即聯(lián)系北京飛揚(yáng)公司來(lái)人重新安裝飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，恢復(fù)備份的電子

檔案。飛揚(yáng)公司技術(shù)人員在信息中心沒(méi)有找到備份電子檔案。

（二）在現(xiàn)有電腦中查找電子檔案資料。由于有部分資料保存在正在使用的電腦的硬盤(pán)里，立即交代有關(guān)人員停止對(duì)電腦硬盤(pán)文件進(jìn)行操作，包括停止回收站的清空工作。把這部分電子檔案整理保存。在檔案管理員使用的電腦中，找到部分備份，恢復(fù)到飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)。

（三）重新收集整理電子檔案。1.把協(xié)同文件夾中的收、發(fā)文重新歸檔，導(dǎo)入飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，部分缺失文件，用掃描儀重新掃描掛接到飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)。2.查找安裝單位移交的設(shè)備資料，將光盤(pán)中的電子資料和文件恢復(fù)到飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)。3.根據(jù)紙質(zhì)檔案資料，逐一聯(lián)系有關(guān)人員將電子檔案匯總到檔案室，4.在信息人員協(xié)助下，從報(bào)廢的MIS設(shè)備中搶救出來(lái)許多老電子檔案資料。5.檔案人員在檔案室報(bào)廢的舊電腦硬盤(pán)中找到部分電子檔案，將硬盤(pán)逐一取出恢復(fù)數(shù)據(jù)，又恢復(fù)了部分電子檔案。

（四）無(wú)法找回檔案恢復(fù)問(wèn)題。盡管采取上述措施搶救和找回了大量的電子檔案，但是還有部分無(wú)法找回。為了保證電子檔案的完整性，根據(jù)紙質(zhì)檔案歸檔目錄對(duì)照找到的所有資料，重新歸檔整理，將缺失電子檔案重新掃描、拍照、手工錄入等方式，加班加點(diǎn)，一件一件恢復(fù)。

四、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

（一）教訓(xùn)。這種公司級(jí)的電子檔案因服務(wù)器損壞全部丟失的情況非常少見(jiàn)，也是電子檔案丟失最壞的結(jié)果，造成的影響和損失最大。原因是多方面的，有客觀的原因，也有人員主觀過(guò)失的原因。如果及時(shí)考慮解決客觀的原因（如定期淘汰更換服務(wù)器等），解決人員主觀過(guò)失問(wèn)題，這次事故是可以避免的。

（二）經(jīng)驗(yàn)。由于檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且采用正確的處理方法，及時(shí)恢復(fù)全部數(shù)據(jù)，使影響和損失降低到最小。下面簡(jiǎn)要回顧正確處理方法和要點(diǎn)：1.檔案系統(tǒng)癱瘓時(shí)，立即找出備份恢復(fù)系統(tǒng)，為數(shù)據(jù)導(dǎo)入創(chuàng)造條件。2.停止有關(guān)電腦操作，最大限度保存現(xiàn)有數(shù)據(jù)。3.采用正確的回復(fù)步驟：先把協(xié)同文件夾中收、發(fā)文重新歸檔，導(dǎo)入飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)、恢復(fù)檔案人員電腦數(shù)據(jù)到飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)、將光盤(pán)中的電子資料和文件恢復(fù)到飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，再將部分缺失文件，用掃描儀重新掃描掛接到飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)。4.恢復(fù)舊設(shè)備中檔案數(shù)據(jù)。5.無(wú)法找到的電子檔案根據(jù)紙質(zhì)檔案歸檔目錄對(duì)照找到的所有資料，重新歸檔整理，將缺失電子檔案重新掃描、拍照、手工錄入等方式一件一件恢復(fù)。6.完善檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)，最大限度降低災(zāi)難造成的后果。

五、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案是企業(yè)的財(cái)富，為此，所有管理人員都要重視電子檔案的收集、整理，特別要重視電子檔案的維護(hù)工作。有效保護(hù)措施就是做好備份，做好電子檔案數(shù)據(jù)備份工作可以最大限度保護(hù)數(shù)據(jù)安全。但是，再好的方案和措施都有可能發(fā)生意外，如何在發(fā)生電子檔案意外丟失后及時(shí)恢復(fù)，最大限度地減少損失問(wèn)題，已經(jīng)迫在眉睫。這就需要廣大檔案人員和信息人員共同努力，攜手共進(jìn)，找到解決辦法，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。