做好圖書館辦公室工作的三點思考

文/國家圖書館辦公室 張鵬

做好圖書館辦公室工作的三點思考

文/國家圖書館辦公室 張鵬

做好圖書館辦公室工作，不僅需要有高度的服務意識和接待意識，而且還應加強公文寫作與處理、解決兩難能力的培養。同時還應從身邊細節做起，加強學習、勇于創新，提高綜合能力水平。

圖書館；辦公室工作；公文寫作

圖書館辦公室作為全館的中樞職能機構，承擔著為館領導及各部門服務的重要職責。辦公室的日常工作，主要包括上情下達、下情上傳、公文流轉、內外聯系等內容，無不體現著“服務”二字。辦公室工作效率與辦公質量的高低直接影響圖書館的整體發展。隨著數字化、信息化、網絡化的不斷發展，對圖書館辦公室工作提出了更多新的要求。

一、做好辦公室工作，需要有高度的服務和接待意識

一是要增強為人服務意識。要做好辦公室工作，首先從理念上不斷強化服務意識，自覺實現“四個提高”，即從偏重于宣傳崗位工作到辦公室全方面綜合能力的提高。從簡單的文字起草到重要稿件起草的提高。從單憑經驗操作到實行科學化管理的提高。從被動接受任務到主動+服務的提高。自覺以實際行動，把為上級領導、各部門的服務有機結合起來。既要正確執行方針政策，又要積極轉變作風，為全館的工作搭建橋梁和紐帶。同時，在開展工作的過程中要有寬闊的心胸和甘于奉獻的精神，保持寬松平和的心態，更好地為各項工作做好服務。

二是要提高禮儀接待意識。內在修養的提煉是提高職業禮儀接待最根本的源泉。除了具備公文的寫作及處理等實用性范例與技能外，還應學習有關辦公室接待禮儀方面的知識。接待工作是黨是一項嚴肅、細致、具體的工作。在辦公室工作不僅要誠懇、熱情、耐心、細致，具備多崗位的工作能力，更要注重自身的修養，要充分體現優雅得體的內涵；我們在從事文字及宣傳工作的同時，也應該注重外部形象的塑造以及電話聯絡、見面禮儀等接人待物的規范，比如給領導打電話的時間、與不同人握手的注意事項等等。這些都是自我尊重和尊重他人的表現，也能反映出辦公室人員的工作態度和精神風貌。

二、做好辦公室工作，需要有良好的公文寫作和解決兩難能力

一是提高公文處理和寫作的能力。1.遵循公文處理的四個原則：實事求是原則（擬文切合實際、發文立足實際、辦文符合實際）；準確規范原則（把握質量關、程序關、出入口關）；精簡高效原則（減少文山會海，嚴格控制規格和數量，突出有效性、時效性）以及安全保密原則。2.加強公文寫作的能力培養。要寫好公文，首先要備好與公文寫作相關的工具書及學習資料，認真學習和掌握寫作的基本原則和技巧；要勤學苦練，先學會看各種公文，寫公文時要由簡單到復雜；多了解本單位的實際情況，包括主要業務、發展歷程、重要活動等；多了解多方面的基礎知識，如人文、歷史等。

二是提高解決兩難問題的能力。1.處理突發事件的能力。處理突發事件分為編制應急預案、預警階段、災后重建，處理原則包括以人為本，損失降到最??；領導親赴現場；迅速作出決策；迅速啟動應急預案；及時溝通，取得上級支持；建立防火墻，劃出安全地帶。2.媒體應對能力。主要有以下幾點：一是學會和記者打交道，不當敵人也不當朋友。二是要及時搶占輿論先機。三是不要和記者爭論。四是要適時公布事件真相。五是善于用法律武器維護自身合法權益。六是善于回答記者采訪。

三、做好辦公室工作，需要從身邊細節入手

一是加強學習，不斷提高邊工作邊學習的能力。樹立“工作學習化、學習工作化”的學習理念，把學習當作一種責任、一種習慣。要加強對黨的方針政策理論，特別是有關習總書記系列重要講話的學習，堅定政治立場和政治方向，提高政策理論水平和政治素顏，加快知識更新、增強學習的系統性、時效性和針對性，主動向領導學、向身邊的同事學，不斷提高自身工作學習能力。同時還要大力加強學習語言藝術，在實際工作中注重文字錘煉，提升文學素養，不斷提高語言文字的駕馭能力。

二是精于勤奮，切實提高各項工作水平。“業精于勤而荒于嬉”。以更加勤奮的態度、更加敬業的精神投入到工作中，要做到：多看，即在平時的工作中尋找方法，了解情況，掌握更多知識技能，從而更快更好地適應不斷變化的辦公室工作要求；多做，即在積累多種信息和資料的同時，要多梳理總結，完善信息儲備，在以后的公文寫作中，才能信手拈來，唯我所用；多想，即多去思考領導所想，多去關注領導的講話、見解和思路，這樣才能為以后的重要文字起草提供幫助；多聽，即要善于傾聽領導和同事的意見和建議，在不斷的意見交換中提高寫作水平。

三是勇于創新，努力提高辦公室工作的綜合水平。面對信息網絡化時代的發展，特別是微博、微信的廣泛應用，辦公室內的工作更要適應時代的發展勇于創新。比如收集信息資源不再是局限于圖書、網絡，很多重要的時政信息及材料通過微信朋友圈就會第一時間發到手機上，可以利用平時的碎片化時間學習這些重要內容；此外，在起草文字材料中，形式上雖然是固定的，但內容上可以創新，多從立意、謀篇布局、語法邏輯、遣詞造句等方面揣摩推敲，力求新意，表達準確。這樣，在實干中不斷總結經驗、不斷完善工作、不斷創新。

[1] 杜建蓉.新形勢下高校圖書館辦公室工作探析[J].吉林省教育學院學報，2014(05).

[2] 武尚帥，張萍，賈博，李靜儀.立足四大職能發揮不斷提高辦公室工作水平 [J].辦公室業務，2015(01).

[3] 余堰萍.高校圖書館辦公室工作的反思與創新[J].圖書館界， 2010（05）.