試論企業辦公室外聯工作

文/神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 王曉燕

試論企業辦公室外聯工作

文/神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 王曉燕

企業辦公室工作者要順應經濟社會變化，從管理觀念、管理手段等不同方面去努力，不斷增進外聯工作的質量和效率，探索出市場經濟環境下企業辦公室外聯工作的新路徑，達到為企業發展創造更好發展環境的目的。

市場經濟；企業辦公室；外聯工作；責任意識；管理改革

企業作為物質生產部門，在國家和社會經濟生活中處于極其重要的地位，其生產、管理狀況和社會經濟發展息息相關。而企業辦公室作為企業管理的重要職能部門，在企業生產和企業管理中又發揮著“中樞神經”的作用。辦公室在各級黨政機關和企事業單位，歷來有著十分重要的地位。它是各級各類部門制定、實施和修正政策的“中樞神經”，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網絡，是溝通上下、協調左右、聯系四方、保證機關正常運轉的重要“樞紐”。其中，在企業辦公室的各項職能中，開展外聯工作是辦公室的重要職能形式。尤其在市場經濟環境下，辦公室開展外聯工作的質量和效率，會對企業生產和管理工作產生直接的影響作用。因而，如何在市場經濟環境下提高辦公室外聯工作的質量和效率，是一個值得認真研究的問題。

一、企業辦公室外聯工作的主要對象

在計劃經濟時代，企業辦公室主要承擔企業生產信息收集與管理、領導層決策意見的采集與傳達、企業辦公設施保障管理辦法制定和管理秩序的維護等工作內容。從中可以看出，計劃經濟時代的企業辦公室的職能形式，主要以做好企業內部服務為主要的職能形式。正因此工作性質，有人將辦公室形象地稱之為“企業的保姆”。但在新的環境下，企業辦公室的職能形式發生了巨大變化。在市場經濟時期，企業辦公室不僅要承擔傳統的管理職能，還要承擔對外聯絡的職能。這就意味著，企業辦公室的工作不再僅僅局限于對本單位事務的監督和管理，還要根據不同的外聯對象，制定相應的工作方略，開展相應的工作內容。一般而言，根據現代企業所處的市場環境特點，可以將企業面對的社會關系分為三種不同的類型，即企業與政府關系、同行業之間的企業關系和企業與社會其他企事業部門關系。其中，企業和社會企事業部門的關系主要包括企業和銀行、企業和交通信息單位之間的關系。事實上，企業所面臨的這三種關系直接決定了企業辦公室開展外聯工作的對象，即辦公室與政府之間的聯系工作、辦公室與同類企業之間的聯系工作、辦公室與社會其他單位之間的聯系工作。筆者在工作過程中，為了更好地履行辦公室外聯職能，故對辦公室與這些單位之間的工作內容與工作性質進行了細致的研究，并根據不同的外聯對象，對企業辦公室的工作內容和工作性質進行了歸類分析。

（一）企業辦公室與政府職能部門之間的聯系。企業與政府關系是企業社會關系的基礎，也是企業辦公室外聯職能中最重要的工作內容。與政府關系處理好了，就可以為企業正常的生產運營工作提供良好的發展環境，因而能否做好與政府的外聯工作，不僅是辦公室的重要職能形式，從某種意義上講，也是衡量企業辦公室現代職能水平的重要標志。從企業與政府部門之間的關系特征看，企業辦公室外聯工作主要包括以下幾方面的內容。第一，與立法機關、監察和監督機關以及同政府相關職能部門之間的溝通工作。企業正常運營需要良好的法制環境，辦公室可以根據本企業生產經營的特點，與立法機關和監督機關建立積極的、有效的關系渠道，將本企業的生產經營信息及時地反饋給這些部門，增進他們對企業生產經營狀況的認識和了解程度，從而為企業生產創造良好的正常環境。第二，協助政府部門做好社會工作，通過開展社會公益活動等支持政府工作，同時也為企業經營創造良好的社會形象。第三，根據企業發展規劃，做好政府公關工作。加入WTO后，面對全球一體化的市場環境，政府與企業之間將呈現新型的關系特點，如何做好政府公關工作對于企業發展而言，意義重大。企業辦公室作為企業外聯的職能部門，需要從公關的客體、公關的路徑、公關的策略等不同方面，精心設計，落實企業發展的重大項目決策。

（二）同行企業之間的外聯工作。企業在生產經營過程中，尤其在市場經濟環境下，要想實現自身的可持續發展戰略，需要與同類企業之間建立良好的合作伙伴關系。全球競爭環境的日益激烈以及顧客需求的快速變化使得制造商越來越關注產品的制造速度、產品的穩定性、研發能力以及快速響應市場變化的能力。同行企業之間在充分溝通的基礎上，根據國際市場發展需要確立合作伙伴關系，對于促進企業的可持續發展而言，意義重大。企業辦公室要善于在企業整體發展規劃精神的指導下，與同類企業建立常態的友好往來關系，通過開展信息交流、管理評鑒等活動，互通有無，實現良性競爭氛圍下的共同發展。

（三）企業辦公室與社會企事業單位之間的聯系。在現代社會語境下，企業要實現自身的可持續性發展，需要建立良好的社會形象，需要與社會生活中的其他各種企業、事業單位建立良好的合作關系。比如，企業發展需要與銀行建立良好的合作關系，以為企業發展開拓資金來源；甚至，企業還需要與信息經營部門如通信公司、電信運營公司等部門在合作共贏的基礎上建立利益互補的合作關系，通過這些部門所掌握的信息途徑，能夠為企業做好廣告或者社會宣傳工作。企業辦公室要充分利用自身的優勢，與這些社會企事業部門之間做好日常溝通工作，為維護好本企業與這些部門之間的關系盡心盡力。

二、企業辦公室外聯工作中存在的主要問題與對策分析

（一）工作理念落后是制約企業外聯工作質量和效率的重要問題，需要轉換工作觀念，增強企業辦公室外聯工作的主動性。觀念的更新是實踐創新的先導，管理理念影響著職能形式的開展。在企業辦公室開展外聯工作中，需要工作人員根據社會經濟發展的形勢需要，制定相應的管理政策，采取適宜的工作方式。而觀之于現狀，受計劃經濟時代的管理理念的影響較深，辦公室工作人員對開展外聯工作的積極性不足，開展工作的方式與方法跟不上時代發展的客觀要求。為此，辦公室工作者在管理實踐中，一方面要從理論思想層面努力，充分認識到企業開展外聯工作的重要性。二要千方百計地提高外聯工作的質量和效率，通過學習、借鑒現代化的工作方法，提高外聯工作的質量和效率。當然，企業也要注重對企業辦公室人員素質的培訓工作，通過創造各種機會，讓大家走出去，多看、多觀摩，在大量觀察優秀辦公室工作案例的基礎上，提高管理意識和工作能力。

（二）辦公室管理機制落后，與現代企業制度下的辦公室建設指導要求存在很大差距，因而需要建立科學、高效的現代辦公室管理機制。現代企業面臨的工作環境更加復雜，辦公室在開展外聯工作的過程中，如果仍然運用計劃經濟時代的管理機制來管理，就會跟不上時代發展的步伐，不利于為企業發展提供政策信息服務。因此，企業和辦公室領導人要能夠根據形勢發展變化的特點，大膽進行辦公室管理制度改革。在實踐中，不妨按照企業外聯工作的性質需要，建立專門的外聯工作機構，并在辦公室統籌管理下制定專門的工作方針和工作政策，以此達到切實提高外聯工作的質量和效率的管理目的。

[1]賈貴清.淺談如何做好企業辦公室工作[J].企業天地，2012(2).

[2]曹楠.企業的政府公關[D].上海外國語大學，2014.

[3]裴旭東.企業間合作伙伴關系屬性的探索性研究[J].貴州社會科學，2011(9).