淺談如何做好企業(yè)辦公室發(fā)文工作

文/云南省保山市煙草公司辦公室 楊紹抄

淺談如何做好企業(yè)辦公室發(fā)文工作

文/云南省保山市煙草公司辦公室 楊紹抄

公文收發(fā)是企業(yè)辦公室工作的重要組成部分，而公文發(fā)文更是承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要作用。公文的發(fā)文質(zhì)量，不僅體現(xiàn)著辦公室的整體服務(wù)水平，更關(guān)系著企業(yè)能否正常地運(yùn)作和發(fā)展。那該如何做好發(fā)文工作？筆者將就工作過(guò)程中遇到的一些實(shí)際問(wèn)題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)和體會(huì)。

企業(yè)；辦公室；發(fā)文

目前，國(guó)企改革已進(jìn)行多年，多數(shù)企業(yè)在改革中取得了不錯(cuò)的成績(jī)，比如筆者所在的云南省煙草公司保山市公司，正以不斷發(fā)展的步伐繼續(xù)前進(jìn)著。無(wú)論在企業(yè)發(fā)展的哪個(gè)階段，辦公室作為單位機(jī)構(gòu)設(shè)置中不可或缺的部門(mén)，承擔(dān)著上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、參謀服務(wù)等重要職能，是承上啟下、內(nèi)接外聯(lián)的窗口，一直發(fā)揮著極其重要的作用。2013年伊始，本人服從領(lǐng)導(dǎo)安排，調(diào)換崗位從事辦公室發(fā)文工作，雖然時(shí)間不算很長(zhǎng)，但對(duì)發(fā)文工作已較為熟悉。在新形勢(shì)下，辦公室各項(xiàng)工作越來(lái)越細(xì)化和規(guī)范，要求越來(lái)越高，下面就如何更好地做好辦公室文秘工作，談一下自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、勤學(xué)習(xí)，具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)

辦公室日常工作中最重要的一項(xiàng)就是文字工作，發(fā)文也不例外，想要搞好文字工作，就必須具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。無(wú)論是正規(guī)科班出身的專(zhuān)業(yè)文秘人員，還是半路出家的非專(zhuān)業(yè)人員，只要從事辦公室工作，就得大量閱讀、長(zhǎng)久學(xué)習(xí)。從古代歷史到當(dāng)今政治經(jīng)濟(jì)、從毛澤東思想、鄧小平理論到“三個(gè)代表”和“科學(xué)發(fā)展觀”，無(wú)一不是學(xué)習(xí)的重要資料。具體到工作實(shí)際，必須熟知企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r、規(guī)章制度、日常工作等。例如，發(fā)文過(guò)程中，如果對(duì)企業(yè)所開(kāi)展的年度工作不甚了解，可能會(huì)出現(xiàn)發(fā)錯(cuò)文的現(xiàn)象；還有調(diào)研報(bào)告，如果沒(méi)有深入了解，可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的現(xiàn)象。正所謂學(xué)無(wú)止境，學(xué)習(xí)永遠(yuǎn)是陪伴你一生的良友，只有不斷地學(xué)習(xí)，不斷地付諸實(shí)踐，學(xué)用結(jié)合，在實(shí)踐中深化，才能在日積月累中增加、鞏固自身理論基礎(chǔ)。其實(shí)，這里所說(shuō)的學(xué)習(xí)，也不僅僅是學(xué)習(xí)書(shū)本知識(shí)，還包括在工作崗位上的各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以及向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)，在不斷提高自身學(xué)習(xí)能力的同時(shí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，全面提升自己的綜合素質(zhì)。

二、嚴(yán)要求，樹(shù)立良好的自身形象

無(wú)論在任何工作崗位，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律是每個(gè)員工的首要職責(zé)。辦公室工作日常接觸面廣，辦公室同志要低調(diào)做人，踏實(shí)干事，堅(jiān)決摒棄輕浮膚淺、驕傲自大，要謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍地按計(jì)劃、按原則辦事，做到“不該看的不看、不該問(wèn)的不問(wèn)、不該說(shuō)的不說(shuō)”，切實(shí)加強(qiáng)保密意識(shí)。發(fā)文崗位每天都經(jīng)手公司所有的重要文件，相關(guān)文件可能涉密或較敏感，一份文件的遺漏或者外泄，就可能會(huì)給公司帶來(lái)無(wú)法估量的損失。所以，辦公室的發(fā)文人員一定要嚴(yán)守紀(jì)律，做到適時(shí)的“不聽(tīng)、不看、不言”，必須堂堂正正做人、清清白白做事。堅(jiān)持做人有誠(chéng)信、做事有原則，時(shí)刻保持對(duì)組織、對(duì)自己都有個(gè)正確清醒的認(rèn)識(shí)，以身作則，自覺(jué)抵制腐朽思想的侵蝕，不做有損公司利益的事，不說(shuō)影響團(tuán)結(jié)的話(huà)，從言行舉止上嚴(yán)格要求自己，樹(shù)立良好的自身形象。

三、善思考，加強(qiáng)自身綜合協(xié)調(diào)能力

中央“八項(xiàng)規(guī)定”出臺(tái)以后，企業(yè)公文數(shù)量減少了很多，但必要的公文不能少，而且可能經(jīng)常出現(xiàn)需要同一時(shí)間制發(fā)的公文，面對(duì)這種情況，我們要理清思路，依據(jù)公文內(nèi)容分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、有條不紊。同時(shí)，要善于思考，增強(qiáng)靈活性，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，尤其是在遇到工作任務(wù)多、時(shí)間緊的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理。我們?cè)诿鎸?duì)一件事情時(shí)，不能光靠領(lǐng)導(dǎo)指令或者只會(huì)生搬硬套，而是要養(yǎng)成遇事具有前瞻性及事中思考、事后總結(jié)的習(xí)慣，在充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的同時(shí)，從容不迫、準(zhǔn)確、高效地完成任務(wù)，這樣才能得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可及同事的信任和支持。例如，請(qǐng)示件、報(bào)告件優(yōu)先處理，一般通知或通告可以在處理完急件之后再處理，確保不誤事、不得罪人。再如，因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要，部分業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)與相關(guān)業(yè)務(wù)單位聯(lián)合制發(fā)公文，其過(guò)程繁瑣，且需要溝通協(xié)調(diào)的事情很多，這個(gè)時(shí)候就得思考，頭腦里面必須要有一套完整的處理方案，綜合考慮事情本身的輕重緩急程度，保證不慌亂、不出錯(cuò)、高效率，從而積極、穩(wěn)妥地完成每一項(xiàng)工作任務(wù)。這樣，從每一次大大小小的事項(xiàng)處理中，不斷培養(yǎng)自己的思考能力，積累辦事經(jīng)驗(yàn)，自身綜合協(xié)調(diào)能力得以不斷加強(qiáng)。

四、求務(wù)實(shí)，用心做好每一件事

公文制發(fā)過(guò)程中，要將各項(xiàng)工作立足于“實(shí)”、扎根于“實(shí)”。辦公室的同志要養(yǎng)成認(rèn)真細(xì)致的工作習(xí)慣，做到清楚領(lǐng)會(huì)指示要求、準(zhǔn)確傳達(dá)文件指令，要敢于講真話(huà)，堅(jiān)決不搞虛情假意和形式主義。應(yīng)重點(diǎn)注意其中的幾個(gè)方面：一是把好文字校對(duì)關(guān)，主要看語(yǔ)言文字有無(wú)錯(cuò)漏，仔細(xì)推敲，字斟句酌，看文字表達(dá)是否通順、準(zhǔn)確，層次是否清楚、嚴(yán)密，語(yǔ)氣是否得體，數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)等是否規(guī)范。二是要在審核時(shí)看文種是否恰當(dāng)，看文件格式是否規(guī)范，看文件標(biāo)題是否妥當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，版記、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞等要素是否齊全、位置是否規(guī)范等。從文件處理的每一項(xiàng)要素當(dāng)中，或多或少可以看出辦公室文秘人員的為人，以及對(duì)工作的負(fù)責(zé)度、用心度。所以，辦公室發(fā)文工作人員做人要實(shí)事求是，工作中不玩虛招，不刻意拍領(lǐng)導(dǎo)馬屁，不以虛假業(yè)績(jī)糊弄領(lǐng)導(dǎo)，從小事做起，踏實(shí)用心做好每一件事。

五、講奉獻(xiàn)，扮演好服務(wù)大局的角色

辦公室工作很大一部分來(lái)講就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒(méi)有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。辦公室發(fā)文人員的崗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，做好辦公室工作沒(méi)有吃苦耐勞的作風(fēng)，沒(méi)有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神是難以勝任的，必須要有一種不圖名、不圖利、默默無(wú)聞的精神，要將樂(lè)于奉獻(xiàn)作為自己實(shí)現(xiàn)理想的最高標(biāo)準(zhǔn)，將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，只有兢兢業(yè)業(yè)，埋頭苦干，做出不平凡的業(yè)績(jī)，才能為大家所擁護(hù)，為組織所肯定。作為辦公室發(fā)文人員，一言一行，都直接或間接地影響辦公室或領(lǐng)導(dǎo)的形象，甚至影響到企業(yè)的形象和利益。尤其是在發(fā)文過(guò)程中，公文質(zhì)量可能會(huì)關(guān)系到企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)或干部職工的切身利益，所以我們一定要嚴(yán)格秉承“細(xì)”字訣，精益求精，做好每項(xiàng)流程工作。在加強(qiáng)大局意識(shí)的同時(shí)，不斷在工作中充實(shí)和完善自己，使自己的聰明才智和服務(wù)意識(shí)得以充分發(fā)揮，不斷提高辦公室工作的整體服務(wù)水平，積極為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮參謀助手作用，為企業(yè)搞好大局服務(wù)工作。

總之，我們必須努力培養(yǎng)自己扎實(shí)的理論功底，正確的思想觀點(diǎn)，踏實(shí)的工作作風(fēng)，周密的組織能力，果敢的處事能力，在工作中時(shí)刻謹(jǐn)記“腦勤、眼勤、手勤、腿勤”，有時(shí)可能還得發(fā)揮“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”的超能本領(lǐng)，也許感覺(jué)要求很高，但只要熟悉了，自然就容易多了。