人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

文/山西建筑職業技術學院人事處 任志花

人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

文/山西建筑職業技術學院人事處 任志花

本文以人事檔案管理為研究對象，對其在學校人力資源管理中的作用進行了分析和研究，并提出了學校人事檔案管理的發展策略：提高人事檔案管理的信息化水平，促進學校人力資源管理水平的提升；人事檔案管理的單一性轉變為多元性，實現人力資源管理的全面發展。以通過本文對人事檔案管理方面的研究，為學校人力資源管理工作的順利進行帶來一定的幫助作用。

人事檔案管理；學校；人力資源管理

作為學校人員信息管理的載體，人事檔案管理是對個人工作、學習以及政治表現方面的情況進行記錄的管理工作，是人力資源管理的一部分，一般情況下是由學校的人力資源部門來負責。學校人事檔案管理工作是否科學有效，往往對于其人力資源的開發和利用具有很重要的決定作用，如果人事檔案管理工作沒有很好地進行，或者沒有很好地滿足學校人力資源管理方面的需要，就會對其產生很大的負面影響。由此可見，人事檔案管理在學校人力資源管理中具有很重要的作用，因此對有關方面的研究對于學校人力資源的開發和利用將具有十分重要的意義。

一、人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

（一）人事檔案管理是學校考察及了解干部的重要依據。人事檔案是對一個人的基本情況，如歷史以及現狀的最真實反映，其管理的核心是“人”，同時也是一種人力資源信息的存儲庫。換句話說，人事檔案較為完整地記錄了一個人的背景資料，從高中開始對其學習情況、政治表現以及成長的過程都進行了詳細記錄，提供了最初的履歷材料，有一定的真實性且不可隨意更改。在學校當中，如果要對教職員工的過往進行了解，檔案管理人員只需要查看該員工的個人檔案就可以了解到其相關經歷，而這些就為學校進一步管理“人”提供了最直接、最重要的資料。所以，學校一般都是通過人事檔案來考察及了解干部的，而人事檔案在對相關工作者的實際考察和認證中也發揮了很大的參考信息作用。如果決策者或者領導者對相關教職員工進行有關人事方面的處理時，首先是對其人事檔案進行查看、判斷和鑒定，通過人盡其才，將合適的人選安排到合適的崗位上，這些都要依靠人事檔案中的學歷、學位、職稱、獲獎、政審材料、黨團信息等情況作為定編定崗的參考。可見，人事檔案管理是學校考察及了解干部的重要依據。

（二）人事檔案管理是學校制度制定的依據。制度要依據全面而真實的信息來制定，如果只是異想天開而沒有準確的信息做基礎，那么制度就是不切實際的。制度是為社會服務的，因此只有通過收集足夠的檔案信息，才能夠很好的為其提供制度服務。對于學校的人事檔案管理來說，其存在各種規章制度，而如果想要制定出科學合理的，且滿足學校所需要的規章制度，就要根據學校干部人事檔案中的相關信息作為參考，而學校的人事檔案管理就提供了較為全面的信息。因此學校相關規章制度的制定一般都是依據人事檔案所提供的各種信息來進行的，學校相關決策人只有了解了人事檔案信息，才能夠從實際出發，做出準確的判斷，然后結合學校需要來進行各種規章制定的制定，從而有效保證學校各方面工作順利進行。

二、學校人事檔案管理的發展策略

（一）提高人事檔案管理的信息化水平，促進學校人力資源管理水平的提升隨著經濟的發展。科技的進步，我國迎來了信息時代，各行各業都在進行信息化建設，而學校人力資源管理要想實現信息化，首先就要對其人事檔案管理進行信息化建設。傳統的人事檔案管理工作具有重復性、繁雜性、效率低以及不易保存的缺點，且人為操作極易出現失誤等情況。而將人事檔案實現信息化就可以提高其工作效率，數據化的管理方式能夠實現對人事檔案的長久保存、迅速檢索以及方便轉移等，這就為學校的人力資源管理工作的信息化提供了基礎。另外，人事檔案管理的信息化還能夠對學校未來人力資源需求提供分析和預測的資料，從而能將合適的人安排到適合的崗位。

（二）人事檔案管理的單一性轉變為多元性，實現人力資源管理的全面發展學校在對其教職員工進行評價的時候，其主要的評價參考依據就是人事檔案。因為學校的人事檔案主要是收集了干部履歷表、簡歷表、學歷、學位、職稱情況、自傳材料、科研及獲獎情況、個人接受培訓、表彰及獎懲情況等多方面的信息，如學校在崗位設置、招錄人才以及競聘上崗方面都是依據人事檔案信息來進行參考的。而在當前這種信息化時代，傳統的人事檔案管理已經不能滿足現在的學校對于人力資源管理方面的要求。學校在人事檔案編制方面要依據不同的教職員工以及不同的崗位來進行。如學校要注重記錄教學科研人員的教學水平及科研著作、有重大影響的論文等成果，要注重記錄行政管理人員的管理水平，每年要對干部進行干部業務考核，評出合格及優秀等級。這種多元化的人事檔案管理包括了對相關教職員工專長、工作能力以及思想政治水平的綜合記錄，滿足了現代人力資源管理的要求，從而能夠促進學校人力資源管理的全面發展。

三、結語

綜上所述，在學校人力資源管理中，人事檔案管理工作發揮著非常重要的作用，它是學校考察及了解干部的重要依據，同時也是學校制度制定的依據。因此加大對人事檔案管理方面的研究將對學校人力資源管理方面的工作具有十分重要的現實意義。

[1]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究[J].吉林廣播電視大學學報,2015(3).

[2]張嶺人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].管理觀察,2015(4).