淺議事業單位人事檔案管理現存問題及其優化構想

文/吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 李文嘉

淺議事業單位人事檔案管理現存問題及其優化構想

文/吉林省交通運輸廳瀝青儲運站 李文嘉

隨著市場經濟的發展，傳統的人事檔案管理理念已逐步與現實脫節，亟待改革。人事檔案內容涵蓋了社會企事業單位全體員工的個人履歷、工作情況及政治面貌等個人信息，既是單位錄用或考評員工的主要依據，也是國家檔案的核心組成部分。基于這一背景，本文通過對人事檔案工作職能意義的介紹，分析了當前事業單位人事檔案管理的工作現狀，并借此提出了提高與改善其管理效能的工作思路，以期為我國檔案事業的革新發展提供參考借鑒。

事業單位；人事檔案；檔案管理；人力資源管理；人事信用檔案

如要給人事檔案管理貼上標簽，那它就是一種身份的象征，也是一枚政治的符號。但據現狀分析，當前人事檔案管理制度不僅滯后于社會經濟的發展，在某種程度上阻礙人才的自由流動，與社會人事檔案需求的脫節程度也日漸明顯，故此展開深入分析與研究，對人事檔案管理工作創新發展有所積極意義。

一、人事檔案管理工作職能意義

簡單地說，人事檔案從字面意義上可以看作是對個人的人身信息、工作信息的記錄，經過相關組織的認定后收編歸檔進行保存的一份個人材料。目前，我國對于人事檔案工作職能的一般定義為記錄和反映社會團體、企業、事業單位人員以及國家機關單位人員個人基本情況的檔案文件。可以看出，此“定義”將人事檔案歸為一種記錄與評價的工具，沒有賦予人事檔案工作任一種執行力。而從另一層面上看，人事檔案載錄的文字、表格等個人信息資料都是在社會活動中形成的，受個人所在單位內設機構統一管理，其主要作用僅僅是通過檔案所載個人工作表現、政治面貌、業務能力、品德作風等來作為職工的考核依據和參考憑證。

二、事業單位人事檔案管理現狀

首先，即是對檔案管理的認知不夠深刻。檔案資源是一種無形資產，但在有的單位或個人的眼中，認為發展經濟、提高效益才是工作重點；又或是想著卡住人才檔案不放，就能夠防止人才流失。其次，即是相關政策法規的建設明顯脫離社會發展。比如，一些通過改制新成立的合資企業，能否享受人事檔案管理權和建檔權等問題至今未有明確定論。還有一些檔案管理考核活動，也沒有出臺相應的整改措施，對考核過程中發現的違紀行為也沒有懲治辦法，導致人事檔案管理體制運行不順，糾紛時有發生。此外，根據我國人事部近年調查數據顯示，一線城市的各個人才交流服務中心有將近2 5%的人事檔案與檔案當事人失去聯系，另有2 0%的流動人才在實際工作流動中沒有攜帶人事檔案，有的“人、檔”分離，有的則徹底“棄檔”，而且大部分社會從業人員認為人事檔案對其求職或事業的發展并無實質作用。

三、提高事業單位人事檔案管理效能的工作思路

（一）轉變人事檔案管理傳統觀念，樹立人力資源管理新理念。首先要做的就是正確認識到現實意義的“轉變”。傳統人事管理制度都是參照國家機關單位干部管理制度來制定的，對比現代企業制度下的人力資源管理，則是靈動的將人員當作“資源”，提倡由始至終的保持人員活力，采取合理科學的方法整合和運用人力資源的效能。并主張人才是企業的基石，是企業真正的財富，企業目標就是要將企業發展與人員發展緊密聯系，實現人員和企業的共同價值，真正做到以“人”為核心。所以，立足于信息網絡技術發達的當代，人員作為新技術、新理念的承載對象，已成為以“智富”為特征的知識經濟社會中企業的特殊資本。

（二）迎合市場對人才的高新需求，建立人事信用檔案新機制。隨著我國加入世貿組織后，便大量引入各類外資企業，建立人事信用檔案由此成為人事檔案改革的主要目標之一。信用檔案管理即采取科學的方法，結合企業人事信用記錄和工作信用記錄為基礎進行記錄的工作服務。使得社會從業人員個人信用記錄能夠讓公眾提供隨時查詢，從而使之更好地約束個人行為、加強自律，繼而促成良好社會道德風尚的形成。比如，美國在建立的公民個人信用檔案時，其所收集的資料信息就包括公民個人的借貸記錄與還款記錄，涉民、刑事訴訟記錄，不守信用處罰記錄等，借此對公民的信譽做出評估，建立翔實的個人信用記錄，并使之成為伴隨公民終身的信用資本。

四、結語

綜上，筆者認為，新時期事業單位人事檔案管理工作首要注重對制度執行力的強調，對檔案資料的歸檔與轉出都應嚴格把控，篩選有價值的內容歸檔，提高檔案的利用價值；同時采用合并信用檔案，在人事檔案內增設個人信用記錄，豐富其實用性之余，也使之裨益惠及全社會信用體系的建設。

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