人事檔案信息化管理與服務工作之探析

文/棗莊市人力資源服務中心 孫柏國

人事檔案信息化管理與服務工作之探析

文/棗莊市人力資源服務中心 孫柏國

人事檔案信息化管理與服務工作是人事檔案管理工作的重要內容之一。本文從我國人事檔案信息化管理與服務工作的重要性、現狀、存在的問題以及如何加強人事檔案信息化管理與服務工作進行了深入的探討，旨在為各級各類人事檔案管理工作部門（機構）及專業人員提供些許參考。

人事檔案；信息化；服務

一、人事檔案信息化管理與服務工作的重要性

（一）信息化服務是人事檔案管理服務工作的重要手段和發展方向。人事檔案的信息化有利于提高檔案管理服務工作效率，實現查詢快速化、信息管理標準化、證明出具規范化、數據統計準確化等目標。有利于推進檔案數字化，為跨地區檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎。

（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務的整個過程。人事檔案管理與服務是針對組織或個體獨立的信息化服務工作，堅持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務水平有利于充分利用現有資源，服務更多的人群，進而真正做到以人為本。

（三）信息化服務是傳統人事檔案管理體制機制的有益補充。

傳統的人事檔案管理與服務工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴及管理與服務水平不高等弊端日益凸顯，這嚴重影響了人事檔案管理的整體質量及檔案信息參考價值的有效發揮等。因此，通過對人事檔案信息化管理與服務工作的探討，有利于完善我國傳統的人事檔案管理工作體制機制，更好地為我國經濟發展服務。

二、我國人事檔案信息化管理與服務的現況

（一）人事檔案信息化管理與服務體系基本形成。按照人事檔案管理相關規定，我國的人事檔案是由各級組織人社部門實行集中統一和分級負責的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務體系框架初成，他為各級各部門在人力資源管理與開發中提供了重要的信息依據，對人力資源的合理配置奠定了基礎性作用。

（二）人事檔案正在由傳統的管理服務模式向信息化管理服務模式發展。人事檔案的信息化管理與服務，就是通過先進科學技術的有效利用，達到提高檔案的管理水平、服務效率及質量和充分發揮人事檔案開發與利用價值的目的。具體的說就是利用計算機及互聯網等技術對人員檔案信息進行記錄及跟蹤，并進行綜合分析，正是由于這項技術的廣泛應用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務水平，有效摒棄了傳統人事檔案管理薄弱、內容陳舊、信息不準確、服務效率低等弊端。

三、我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題

（一）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。

（二）管理與服務體制不健全，服務意識不強。當前許多部門（機構）尤其是一些企事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不強，信息化服務水平低，而人事檔案管理與服務工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應當今社會快節奏的人事工作和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。

（三）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化，需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。

四、以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考

（一）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。一是要強化工作人員的檔案意識。各級人事檔案管理部門既要強化對人事檔案管理工作的領導及重要性的認識，更要注重培養提高檔案管理工作人員自身的政治素養與業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。

（二）充分利用現代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業知識方面的，還要包括計算機及互聯網等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。

（三）不斷健全人事檔案信息化管理與服務的法律法規與體制機制，推進人事檔案信息化建設再邁新臺階。隨著現代科學技術的日新月異，人事檔案信息化管理與服務水平的提升空間也永無止境，秉承以人為本的理念，有關部門還應不斷加強完善檔案信息化建設相關法律法規，以網絡為載體，以人事檔案信息系統為平臺，打破人事檔案利用時間、空間限制，拉近檔案與社會的距離，促進人事檔案工作更好地為公眾服務，實現人事檔案管理模式從政治化服務向社會化服務的過渡，并制定相應違規懲罰機制，這樣才能使各級人事檔案信息化管理與服務工作上水平、上臺階。