縣級財政電子檔案管理與維護探討

文/河北省興隆縣財政局 王建雙

縣級財政電子檔案管理與維護探討

文/河北省興隆縣財政局 王建雙

本文在闡述電子檔案含義及特征的基礎上，分析了目前財政電子檔案管理工作中存在的問題并提出了一些相應的解決措施。

財政電子檔案；問題；措施；管理與維護

一、對電子檔案的闡述

電子檔案作為具備保存歸檔價值的電子文件，通過計算機磁盤等設施對資料進行保存，與一些通用的圖像文件進行綜合，以案卷為單位。財政電子檔案是財政紙質檔案的升級處理。由于電子文件處理技術和介質的特殊性，財政電子檔案具備了一些其獨有的特點。

（一）存儲查閱方便。在電子檔案管理過程中，檔案員將預算、村賬所管、資金以及惠農補貼四位會計手中持有的相關財政數據刻錄成光盤的形式,交由財政所專門的檔案室和市級財政檔案室存檔。因此，查閱人只需通過相關網頁就能對以往的財政信息進行查閱。

（二）存儲多，范圍廣。電子檔案所采用的如光盤、D V D等設備的存儲容量可以達到幾個G以上，足以滿足當年甚至是未來幾年財政工作的需求。而一個設備中除了記錄當年的會計、財政獎補、文書等文件，也可以記錄后幾年的惠農補貼等材料，其范圍十分廣泛，存儲量十分充足。

（三）重要檔案保存時間限制少。隨著信息技術的不斷更新發展，電子文件與檔案的網絡式攜帶愈發便捷實用。財政紙質檔案丟失后，可以照例通過電子文件和檔案進行查詢。此外，財政電子檔案還以其獨有的集成性、可變性、高密度性非人工識讀性等特點而逐漸得到越來越多單位的使用和青睞。

二、縣級財政電子檔案管理中存在的問題

當前，我國的縣級財政電子檔案管理工作尚處于起步階段，主要存在以下幾方面的不足和缺陷。

（一）財政電子檔案的真實可靠性難保證。財政電子檔案具有信息載體相分離的特點，信息容易被刪除、復制、修改，通過網絡媒介遠距離傳輸較方便。電子檔案可以被復制，也可以變質，且不會留下修改痕跡。因此，確保財政電子檔案在建立、查閱過程中的真實可靠性有一定難度。

（二）財政電子檔案的原始性難確定。財政電子檔案的生成過程往往不同于傳統的紙質檔案，其生成通常是自實變虛，導致了原始的狀態可能失真，特別是電子檔案在其自身生成、傳遞、接收等過程中是原始的又可以被復制。為了確保電子檔案的真實可靠性，在制作各類光盤、影像、磁盤時必須盡可能地保證檔案材料的原始性特征。

（三）電子檔案的高科技要求大。財政電子檔案的管理與維護均需要各種高級的計算機技術知識，而當前多數電子檔案的工作人員專業知識不充足，對計算機技術的掌握也遠遠落后于電子檔案發展的要求。

（四）電子檔案的保密安全性不健全。財政電子檔案易被黑客攻擊而使檔案的文字、數據及影像等被非法更改，這一隨意更改檔案信息的行為將直接影響到電子檔案的安全可靠性。另外，如磁帶磁盤等一些硬件設施的支持體易因自身產生的靜電而影響信息的使用，同樣容易導致電子檔案的不安全問題。

三、縣級電子檔案管理的維護措施

縣級財政電子檔案與傳統的紙質檔案管理之間的巨大差異，給檔案管理部門的檔案管理理念和方法造成了一定的沖擊。如何科學正確地進行電子檔案管理工作成了縣級財政部門亟待解決的重要問題。

（一）完善體制，確保原始真實性。首先，縣級財政單位應嚴格根據國家法規規定對歸檔的方法與要求、歸檔的范圍等均作出明確具體的規定，以保證電子檔案信息的準確真實錄入；其次，在進行財政電子檔案管理的過程中，需要實行文件與檔案的統一領導管理與規劃，推進二者的同步發展；另外，規范檔案材料管理的指導過程與檔案部門的工作行為與職責，保證文件的形成歸檔及查閱等過程均在檔案管理部門的統一監管下有序進行；電子檔案管理人員應制定出一套合理統一的電子檔案管理與歸檔標準體系進行合理的評估；最后，檔案管理部門在接收電子檔案前應仔細鑒定電子檔案信息內容的原始真實性。

（二）提高相關工作人員的計算機技能。檔案管理部門需要對管理人員定期進行全面的計算機培訓，使其掌握并能夠及時更新其計算機專業技能，以便對電子檔案進行更好的管理。同時，工作人員在管理過程中，應及時掌握其傳輸動態并對發展存在的問題進行彌補，避免日后更大的麻煩。

（三）完善電子檔案的安全性。黑客與病毒侵襲問題時刻威脅著檔案信息的安全性。最常見的對抗黑客與病毒問題的措施有：

1．采用身份驗證與加密方法。對抗黑客與病毒的一般方法有對客戶進行身份驗證，使用由數字字母組成的密碼保護措施。只有正確的人或密碼才能夠對計算機進行訪問。其中加密技術是最常用的保密方法，可以有效地防止信息泄露問題。

2．采用防火墻技術。防火墻即區分內部網絡與公眾訪問網絡的方法，其實質是隔離控制。防火墻允許計算機用戶同意的數據和人進入網絡，屏蔽那些用戶不同意的數據和人，能夠最大限度地阻攔黑客的入侵，阻止一些非法訪問和輸出。

3.采用入侵檢測技術。在防火墻失靈時，入侵檢測技術就充分補充了防火墻的功能，發揮其巨大作用。它能夠識別并處理網絡資源的惡意使用，其實質是檢測出計算機網絡中違反安全規定的行為。此外，還應注意對電子檔案硬件設施如磁盤、光盤等的保護，通過外部環境的控制加強對其的保護。

（四）對基層財政電子檔案載體進行定期檢測維護。財政電子檔案的載體受外部放置環境的影響較大。因此，在合理維護保養載體的同時，還要定期對其進行檢測以保證檔案的真實可靠性。在檢測中，可選擇每隔幾年對設備進行隨機抽樣檢測，檢測內容主要是外觀是否清潔、是否發生變形、邏輯程序是否出錯等。

四、結束語

縣級財政電子檔案工作已經引起了許多檔案管理工作者的高度重視，相關工作人員應結合電子檔案的特點及條件采取有效措施保障其安全可靠性，使其最大限度地發揮在財政工作中的巨大作用。

[1]牛家旺.醫院電子檔案在使用中存在的隱患及對策[J].中國中醫藥現代遠程教育,2010.

[2]毛凌.論如何在紙質檔案和電子檔案并存態勢下開展工作[J].蘭臺世界,2010(14).