淺議文書工作在檔案管理中的作用

文/石油報社 謝玉珍

淺議文書工作在檔案管理中的作用

文/石油報社 謝玉珍

本文從檔案管理工作的定義及特點入手，通過詳細討論文書工作與檔案管理之間工作性質流程方面存在的關系，從其內在聯系中歸納出檔案管理工作中文書工作所起的作用。

文書工作；檔案管理；延續

檔案是由文件轉化而來的，從其運行軌跡來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的最終流向，當然此處所說的文件并非指的是所以文件，準確地說檔案是全體文件中具有長期保存價值的那一部分。檔案是企事業單位重要工作的記錄，是后續備查的重要依據，同時也起到為后續的檔案工作的借鑒作用。因而，做好文書工作對于檔案管理是具有重要意義的，是檔案管理體現利用價值的重要基礎。

一、概述

（一）定義。檔案管理也叫作檔案工作，從狹義上講是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。從廣義上講，檔案管理是指所有將特定文件按照一定的管理規定進行整理、裝訂、進行保存以及為未來備查為目的的工作。

（二）特點。由于檔案工作是日常工作的積累，具有備查參考的目的，故而決定了其具有基礎性、嚴謹性、重復性和目的性等特點。

二、文書工作與檔案管理的關系

文書工作和檔案管理工作都屬于日常工作的范疇，兩者之間存在時間上具有連續性和目的上的延續性，相互依存，辯證統一，文書工作從制程上看是檔案管理的基礎，檔案管理工作從流程上來講是文書工作的延續，同時，檔案管理的利用質量也是檢驗文書工作質量的手段之一。

（一）文書工作是基礎。我們知道，檔案的形成是由于文件的流入，而文件的質量是由文書工作決定的，所以說嗎，文書工作的質量不僅直接影響到本身的日常工作和企業管理的成效，同時也對文件在后續的流動中轉化成檔案后的質量產生基礎性的影響。檔案是由眾多的文件組成的，文書工作的質量，如文字能夠有效保持的時間、格式的統一性、語言的嚴謹性和文件形成風格的連續性等都是直接影響形成檔案后未來利用質量的關鍵點。

（二）檔案的利用質量是檢驗文書工作的標準。檔案的目的就是利用，不論是用來作為日后工作備查參考，還是未來相關政策執行的重要依據都是利用的一個方面。使用者在使用的時候，其使用的直觀感受以及從中獲取幫助的難易與多寡為利用的質量，而利用的質量則都是由當初的文書工作來決定的，反過來說，檔案的利用質量也是檢驗當初文書工作的一個重要標準。

（三）檔案工作是文書工作的延續。文件歸檔是文書工作和檔案管理工作相互連接的焦點，它在文件的運行軌跡中可以說是從文件向著檔案身份變化的標志，也就是說，歸檔是文書工作的終點，是檔案管理工作的起點。從時間的形成上來說，兩者之間存在連續性。

三、文書工作在檔案管理中的作用

文書工作對檔案管理工作的作用可以分為三個方面，第一個方面的作用是文書工作是檔案利用價值體現的有效保障；第二個方面作用是文書歸檔在日常文書工作和檔案管理之間充當橋梁和紐帶；第三個方面作用是文書工作做一個管理手段支撐著檔案管理。

（一）文書工作是檔案利用的有效保障。文書工作是檔案管理的開始環節，文件制法的規范與否、文件打印可保存時間長短和文字表述嚴謹程度等直接決定了其形成的檔案的質量，影響到后續檔案備查利用的難易程度。

（二）文書立卷是日常文書工作和檔案管理之間的紐帶。企事業活動中形成和使用的文書處理完畢后，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束而結束，失去其價值被淘汰。另一部由于對日后具有備查價值，則會被選擇保存，并將其零散文件，按照他們形成過程中的聯系和一定規律進行系統整理進行歸檔處理這種工作就是文書最基本的歸檔工作。文書歸檔工作就是文書工作的最后一步，之后被整理完成的文件就形成了檔案。

（三）文書工作是檔案管理的重要手段。嚴格意義上來說，檔案管理實際上是文書工作的一部分，從行為上來說文書工作是檔案管理的手段。做好文書工作，關鍵是貫穿于平日工作的文件收集影響到需要歸檔文件的完整與安全。在實際的管理工作中，文件材料收集應該做到文書人員的專人轉崗負責，同時要求其具有相當程度的主觀能動性，能夠自主的利用多種有效措施，從不同渠道將要歸集的文件收集起來，為歸檔打下基礎。

四、結語

從文書工作在企事業單位的各項工作中所表現出來的地位來看，它具有非常重要的地位，是不可或缺的日常基礎工作，對于推動企事業單位的整體工作，提高工作效率和質量具有重要作用。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環節。正因為文書工作和檔案管理工作之間存在的相互依存和辯證統一的關系，對于檔案管理利用這個目的，其有效的利用質量好壞不能離開平日文書工作的積累，檔案管理工作的質量不是獨立存在的，從這個意義上說，文書工作是做好檔案管理工作的基礎保證。因此，做好檔案管理工作，應該從源頭開始抓撈，即從細節上開始做好文書工作，為檔案管理的有效利用打下堅實的基礎。

[1]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志,2012(12).

[2]郭金菊.淺談文書檔案管理工作的研究[J].辦公室業務,2012(11).

[3]查榮.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].價值工程,2012(23).