醫院檔案管理工作現狀及其啟示

文/山東大學第二醫院檔案室 韓雙

醫院檔案管理工作現狀及其啟示

文/山東大學第二醫院檔案室 韓雙

通過在醫院檔案管理部門的實際工作，對醫院檔案管理工作的現狀進行分析，總結問題并提出相關建議。

醫院檔案；檔案管理工作；工作現狀

醫院檔案是指醫院在行政后勤管理、醫療、科研、教學等工作中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據、是院務工作查考的重要憑證①。醫院檔案既是醫院文化的歷史再現和真實寫照,也是醫院發展創新的重要智力資源。因此，醫院檔案管理工作對醫院的各項工作都具有十分重要的意義。

一、醫院檔案管理工作現狀與問題

自建國6 0多年來，醫院檔案管理工作經歷了從無到有、從小到大，且逐步向規范化、信息化邁進的過程。醫院檔案管理是一個系統性的復雜工作,其主要職能是為醫院各部門的工作、醫院的改革和日常運行提供全面的檔案信息。在信息化時代背景下，醫院檔案管理工作面臨著諸多的挑戰，同時也呈現出許多的問題。

(一)檔案意識淡薄，對檔案管理工作不夠重視。在醫院的管理工作中，往往比較重視醫務、科研、教學等核心部門的工作，而認為檔案工作可緩可無，認識不到檔案管理工作在醫院管理中的必要性和重要性。由于對檔案工作得不夠重視，造成檔案收集不全、材料擠壓成堆的被動局面。“事非經過不知難”，迎接上級部門檢查時，才發現材料的積累、及時歸檔是多么重要。

（二）檔案管理制度不健全，缺少獎懲考核制度。大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度，然而涉及檔案的管理制度仍不健全，缺少相應的獎懲考核制度。在醫院目標管理考核方案中，往往對檔案部門管理不善造成檔案、文件、醫療文書等破損或遺失的進行處罰，卻很少有對遲遲不移交檔案的科室明確相關處罰的規定。由于沒有具體的獎懲考核措施，各部門在檔案移交方面都存在不同程度的拖延和怠慢，致使許多有價值的文件材料無法收集齊全，影響日后查考利用。

（三）專職人員配備不多，專業素質參差不齊。由于對檔案管理工作的不重視，醫院對檔案部門的人數配置都是能少則少，導致人員配備與工作量嚴重失調，出現許多醫院的檔案堆積成山、無人整理的現象。從醫院檔案管理人員的整體業務素質來看，大多數檔案專職人員是從行政、護理等部門轉過來的，沒有經過正規的檔案管理培訓，專職人員專業素質參差不齊。另外在崗人員逐漸呈現老齡化的趨勢，隨著數字信息化的發展，他們的業務水平、知識面、計算機操作水平都遠遠跟不上信息時代的發展。

（四）檔案數字化進程緩慢，信息化程度不高。雖然數字化檔案管理的目的是使檔案更高效地被利用，但是對檔案管理者而言，無疑增加了雙倍的工作量。由于專職人員少、資金投入多等原因，大多數醫院還沒有配備數字檔案管理系統。而已經采用數字檔案管理系統的醫院，在軟件的設計開發階段，由于行業知識的差別，檔案管理人員不能有效參與其中，軟件開發人員無法將軟件功能設計得完全符合檔案管理工作中的實際要求，因此在現有的檔案管理系統軟件中往往存在檔案信息輸入步驟繁瑣、查詢修改等操作不智能的問題，未能真正實現信息化管理的便捷。

二、醫院檔案管理工作啟示與對策

（一）提高對檔案管理工作的重視程度，增強檔案意識。檔案管理工作是一項“功在當代，利在千秋”的工作，是醫院管理的重要方面。首先，醫院領導應該提高對檔案管理工作的重視，從關注檔案管理人員的素質培養、增設檔案部門的人數配置開始，增加對檔案管理硬件和軟件設施的投入，促進檔案管理工作和醫院業務工作同規劃同發展。其次，檔案管理部門應定期組織檔案相關講座、培訓，提高全院工作人員的檔案意識，要讓臨床醫技科室的專業人員也認識到醫院檔案工作對醫療服務的價值，為醫院檔案管理創造良好的條件，促進醫院檔案管理工作健康發展。

（二）盡快建立健全相關管理制度，明確獎懲措施。各醫院應制訂出適合本單位的科學完整的檔案管理制度，明確崗位職責和獎懲措施，以加強各科各類檔案的集中管理，方便統一考核。同時，在醫院的目標考核中，也應將檔案管理工作納入其中，使檔案管理工作能與醫療業務工作同步發展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質，注重人才培養。在當今以知識和信息為主導的社會背景下，檔案信息化成為檔案事業發展的重要方向。檔案管理人員的綜合素質（包括創新能力）直接影響檔案管理的質量。檔案管理人員要保持先進的創造力，不能一味墨守成規，要具備接受新事物的能力。借助現代化的信息技術手段，提高檔案工作效率和信息利用率。具體可以從兩方面入手：一是加強對檔案管理人才的引進和應用以彰顯檔案管理的重要性。二是通過專業培訓、外出進修、繼續教育等途徑，提高檔案管理者的業務水平。

（四）改進數字化技術，推進檔案數字化進程。醫院要增加對檔案室的資金支持，引進檔案管理的新技術新設備，鼓勵對數字檔案系統的應用。檔案管理者也要深入一線調查研究醫療、教學、科研等部門對檔案信息的需求，在數字化、信息化的技術應用基礎上，不斷總結和探索檔案管理工作的新經驗、新方法。配合軟件開發者研發出更加科學有效的數字檔案管理軟件，以適應信息化辦公的新需要，推動檔案管理水平的進一步提高。

三、結語

檔案管理工作是一項“功在當代，利在千秋”的工作，是醫院管理的重要方面。要全面做好醫院檔案管理工作就需要不斷增強檔案意識，建立科學的管理體系、健全相關獎懲制度，掌握檔案工作的發展規律，不斷更新管理手段以適應信息時代需求。同時要加快推進傳統檔案數字化及數字檔案室建設，從而促進醫院工作的可持續發展。

注釋：

①陳方遠.新時期醫院辦公室工作實務[M].濟南：山東大學出版社,2009：108.