淺析事業單位的人事檔案管理優化策略

文/南京市玄武區疾病預防控制中心 徐千越

淺析事業單位的人事檔案管理優化策略

文/南京市玄武區疾病預防控制中心 徐千越

隨著事業單位制度的不斷改革，致使事業單位的人事檔案管理工作中出現了許多與其不相適應的現象，檔案管理方面的問題也日漸顯現，難以滿足當前快速發展形勢下的人事管理需求，所以筆者針對事業單位的人事檔案管理策略談些筆者個人的看法。

事業單位；人事檔案；優化策略

人事檔案管理工作是事業單位組織人事工作的重要依據，人事檔案記錄了單位職工的學習和工作經歷，以及個人工作考核情況、獎懲及提拔任用情況，反映了職工的專業技術水平等，是職工一生的完整記錄，也是事業單位用來選人用人的重要依據。但是目前事業單位人事檔案管理工作中存在的問題較多，究其原因，從大環境上說，快速發展的社會需求反襯出了人事檔案管理體制的落后，到實際操作中，工作機制的僵化造成了制度建設的滯后，導致人事檔案管理問題重重。下面筆者就如何優化人事檔案管理工作的策略談些個人的看法：

一、優化職工人事檔案材料的收集及監管機制

首先，要形成人事檔案材料收集的長效機制。要充分發揮人事檔案的作用，就要從源頭抓起，即必須把收集資料這一環節落實到位。把檔案資料的普通收集和定向收集、長期收集和突擊性收集結合起來，加強相關科室之間的合作，發揮檔案管理者的主動積極性，提高檔案資料的真實性和收集過程的規范性，立足源頭來落實檔案資料收集的真實有效性。

其次，要加強人事檔案的責任監管機制。因職工的人事檔案管理涉及范圍較廣，涉及部門較多，所以必須建立健全人事檔案的流程監管機制，有效截堵檔案造假和丟失現象的發生。通過完善單位人事檔案管理制度和獎懲機制，使檔案管理工作有章可循、有規可依。工作人員需遵循制度收集、管理檔案，不斷提高辨別真偽的能力，定期開展查漏補缺，以此來保證人事檔案內容的齊全可靠，使人事檔案管理工作走上科學化、制度化、法制化的道路。

二、增強人事檔案管理人員的管理意識和工作責任心

首先，要端正認識檔案管理工作。要深刻意識到人事檔案工作是單位人事管理的“基礎”，應服務于人事管理工作這一“中心”，管理人員要扮演好自己的工作角色，立足基礎，融入中心，通過細致工作和努力付出，更好地去支持單位人事管理工作，在實際工作中踐行“服務中心”理念。

其次，要強化工作責任心。檔案工作的質量保證關鍵在于人，檔案管理人員應秉持高標準、規范運行檔案管理工作。一方面，要加強對專業人員的技術培訓，鼓勵檔案管理人員積極參加檔案系統舉辦的各類繼續教育培訓班和學術研究會，通過業務交流，拓展思維，吸收新知識，提高自身專業能力，以此來提高檔案管理工作質量。同時，要加強檔案管理人員的職業道德建設，這類工作人員必須要具備較高的責任心和奉獻精神，在收集人事資料時，遇到問題不輕易放棄退縮，主動出擊尋找線索，積極應對各種困難，保證檔案資料收集的完整有效。在日常工作中，檔案管理人員應實時關注單位各部門職工的工作和學習情況，例如職工的職位變動、工資漲幅及獎懲等信息，并及時收集和歸檔。

三、提高人事檔案材料收集的及時性、主動性及準確性

首先，及時收集相關資料，保證檔案資料的實時性。隨著社會和歷史的不斷發展進步，單位職工的個人檔案所包含的信息也在發生著變化，這就使得檔案資料的收集內容范圍不會一成不變，如何使檔案信息和職工自身情況保持高度一致，也就成了檔案管理工作的重中之重。這就要求相關工作人員必須時刻關注職工個人發展和工作動態，及時收集這些資料和信息，并在此過程中保持正確的時間觀念，工作不能出現拖拉、推脫，使材料收集出現累積的現象，必須想盡一切辦法將形成的、新接收的人事檔案材料收集整理起來。由于職工人事檔案內容每年都有新的變化，例如年度考核、學歷變化及職務職稱的晉升、工齡工資的調整等，應及時將這些信息整理歸檔，充實完善檔案內容，這也人事檔案管理工作者的一項經常性工作。

其次，主動收集相關資料和信息。檔案管理工作者應做到手勤、口勤、腿勤，通過各種方式和渠道與各部門密切聯合，以積極熱情的工作態度和高度負責的精神進行資料收集工作。由于職工信息涉及部門和范圍較廣，檔案管理工作人員不能坐等信息，必須主動走出去，到各部門收集有效的信息和資料，也不能等待他人上報信息資料后才進行歸檔整理、開展鑒定，而應自己主動收集，這樣才能保證檔案資料歸檔的及時性和真實性。

最后，在資料收集中必須細致準確。細致準確是每一個檔案工作者應有的工作態度，它要求檔案管理工作者在資料收集過程中，應當深入各部門進行調查研究，通過廣泛的宣傳動員，拓寬材料收集的渠道，熟悉和掌握人事資料的形成規律，進而把握資料收集的主動權，做到有針對性地進行收集，從而達到事半功倍的效果。對于那些不在歸檔范圍內的材料，應及時處理或退回相關部門。遇到部分不符合歸檔規范的材料，應要求所在部門進行補充，或由職工本人進行補充，手續完備后再進行歸檔，以此來確保歸檔資料和信息的完整性，從而保證人事檔案的權威性和準確性。

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