中外檔案職業比較研究——以職業客體為視角

文/山西醫科大學檔案館 皇甫亮

中外檔案職業比較研究
——以職業客體為視角

文/山西醫科大學檔案館 皇甫亮

作為檔案職業的重要組成部分，檔案職業客體的認知程度直接影響到整個中外檔案職業研究工作。本文以檔案職業客體的認知為依托，對職業客體資源的收集及利用的中外情況做了對比研究。

檔案職業；職業客體

一、對檔案職業客體的認知

檔案職業的客體即是檔案材料，它是檔案職業賴以生存的對象。如果不存在檔案材料這一職業活動客體，就不會發生檔案職業行為。胡鴻杰指出，檔案職業作為社會服務的職業，其職業客體——檔案資源的確定性決定了職業的確定性。也就是說檔案職業客體決定了檔案職業的發展。吳紅認為，檔案職業的發展最為顯著的特點就自愛與檔案職業邊緣化。賀軍指出，檔案職業的一個特點便是：檔案職業客體決定檔案職業既崇高又邊緣化。此外，他還指出，我國現行檔案職業客體內容單一，時效性差。胡鴻杰在《論檔案職業職業的發展空間》一文中通過數據對比也得出“檔案資源”還沒有真正成為社會發展必需的核心資源。由此不難看出，我國檔案職業客體即檔案資源并未受到應有程度的重視，進一步導致檔案從業人員的社會地位得不到提升，檔案職業不能得以發展。

因此，對我國檔案資源，除了需要進一步擴大檔案資源，充實檔案內容，使得檔案形式廣泛化與多元化，更需要充分挖掘檔案的潛在價值，最大程度上發揮檔案職業的潛質。

二、檔案客體材料的收集

就整個社會而言，楊冬艷在《檔案職業縱橫論》里指出，我國檔案職業存在一定的特殊性，由于政治職能的參與事業檔案職業在實際操作的過程中存在很多的局限因素。從檔案職業發展的角度來看，涉及的檔案大多是官方公文，檔案管理的重心就在于保證公文的安全性以及隱秘性，利用的對象主要是特權階級。歐美國家是三層式收集保存。第一層是基層政府或單位的文件室或檔案管理處，負責本基層單位形成的文件，保存五年后移交聯邦文件中心。因此，聯邦文件中心是第二層次的檔案文件保管中心，保存五年以上三十年以下的檔案文件。最高一層的是國家檔案館，在文件保管中心的文件，形成超過三十年后，經鑒定具有永久保存價值的檔案移交國家檔案館。值得注意的是，在文件中心保存的文件檔案還屬于原文件形成單位的檔案，當移交國家檔案館后則屬于國家檔案館的財產。由此，可以看出，就整體而言，我國檔案的收集和歐美國家的形式差別并不是很大。

就高校而言，中國高校檔案館的收集范圍僅限于本校，只接受本校內設單位移交的檔案。收集的方式多為部門移交、檔案館接收的移交接收方式。館藏檔案主要為高校管理活動中形成的文件，另外還有科研、教學檔案。美國高校檔案收集范圍廣泛且種類繁多，檔案館會面向社會，向社團、教堂、工會、企業等征集自己需要的各類檔案材料，除校內文件外，亦包含個人信件、日記、回憶錄、照片等。其匯集檔案的方式也多樣化，除傳統的收集外，還有另外一種重要的渠道就是搜集（Field collecting)。檔案工作人員主動對一些長期的、持久的學術興趣進行跟蹤，尋找有關檔案，并與所有者談判，獲取檔案。Field collecting在美國檔案界被認為是拯救美國檔案財富最基本的方法。不僅發揮了檔案職業人員的主觀能動性，也進一步地使檔案與社會更加的具有融合性。

三、檔案客體資源的利用

由于檔案具有原始記錄的屬性，這就使得“檔案開放”成為檔案職業與社會溝通的主要內容。法國很早有了檔案開放利用的意識，他們很早就提出了檔案開放原則。美國國家檔案館不僅是保存政府檔案文獻的資料庫，而且，其首要任務是及時準確地提供檔案為社會各界服務。美國人的檔案利用意識普遍較高，利用目的也多種多樣，有學術研究的，有傳記寫作的，也有尋找家譜的等等。早在2 0世紀7 0年代，美國就把檔案利用作為教育的第二課堂，在檔案館進行實物教學課堂，以此來培養學生的檔案利用意識。此外，在美國，檔案被視為財產的一部分，受法律保護，對信息價值的認識比較深刻，對檔案的開放利用有版權限制。我國在建國很長一段時間也很少提及檔案公布的問題。雖然，經過無數檔案工作者的努力，近些年檔案利用意識有所提高，但是，由于長期以來，對檔案過度的強調保密原則，事實上目前很多檔案管理部門還在過度實施保密原則，檔案被蒙上了神秘的面紗，多數人是不會輕易踏進檔案館的。因此，我國公民的檔案利用意識還有待提高。檔案利用是檔案工作得以發展的根本。否則，檔案就失去了它的意義，檔案工作者也淪為了庫房保管員。為此，我國檔案管理人員應該利用各種手段，加強對外宣傳，增強公眾的檔案利用意識。使檔案利用意識逐步深入人心。

根據中國國家檔案局的資料顯示，十年前，全國各級各類檔案館館藏檔案共計一億兩千八百多萬卷。這是巨大的社會資源，然而，利用率卻比較低下。在2002年時，平均每館每天接待不到4人次。到2006年，《全國檔案事業統計綜合年報》統計每館每天接待3.3人次。造成這一現象的原因，除民眾的檔案利用意識低外，也與檔案開放利用的方式、制度以及所服務的對象有關。

（一）利用方式。檔案客體資源的利用服務方式是實現其社會價值的必要手段。利用方式越開放、多樣化，其社會價值越能體現，檔案職業與社會的融合性會越高。簡要說來，中外各國檔案的利用的方式是大同小異，一般都有檔案借閱服務、咨詢服務、復制服務、展覽以及出版匯集服務等。我國是以借閱服務為主，其他服務個別館也會開展，但是由于各種原因，如館藏有限或者人力資源缺乏，而進行的力度不大。相比較而言，歐美各國則在不同服務方式上做得比較細致。從咨詢服務發展的角度來看，歐美各國的咨詢服務形式主要是以書面咨詢、口頭咨詢為主，此外還輔以一定程度的電話咨詢等等。以美國為例，許多檔案館內都設有咨詢部，有專門的咨詢人員，專門解答各種咨詢問題。美國國家檔案館在1981年財政年共計答復查詢56萬多次。美國高校檔案館的咨詢服務體現在深入、細致的參考環節上，參考部的工作人員接收來自全國各地的甚至世界各國的電話或郵件咨詢，然后將所需資料通過傳真或電郵等傳輸給咨詢者。

（二）服務對象。無論是從各類文獻中還是實際遇到的現實情況中，都不難看出，我國檔案利用者的對象多數為國家機關或者高校機關或高校本校教職工及本校學生，很少對社會開放。歐美國家則把社會各個階層人士，包括政府機關、社會團體和公民都看成是他們的服務對象。在美國，年滿1 4周歲的公民即可到檔案館利用檔案。據統計，美國高校檔案館每年接待的利用者達6、7萬人，網上利用者更是不計其數。總之，由于各種原因，或是制度限制或是公民檔案利用意識不強，我國愿意以及實際來檔案館查閱文獻的民眾遠遠低于歐美國家，這就直接地表明我國檔案客體—檔案資源的利用率非常的低下。

四、結束語

美國檔案工作者為爭取檔案的開放與借閱平等做出了非常多的努力。他們不斷地抗爭，二戰以后，5 0年代初，他們要求國會公開國家檔案信息，甚至借助于法律訴訟。到7 0年代，為大學檔案開放和借閱平等又發表強有力的聲明。美國檔案職業者的呼吁得到了響應，高校公開了大多數的學術信息。我國檔案職業者應以此為思考，我們應該做些什么，怎樣做，才能讓靜靜沉睡在庫房里的檔案信息資源發揮更大的作用，為社會的進步做更好的貢獻，使檔案材料真正的與社會達到融合，而不是像兩條平行線，找不到交集。

未來檔案職業將逐步從關注檔案實體的保管上轉向關注檔案內容的信息開發；從檔案信息內部化轉向檔案信息公眾社會化。這是檔案發展的必然趨勢，對我國檔案工作者提出了更高的要求。在職業角色轉變的同時要做好職業客體的信息開發，深度挖掘檔案信息，提高民眾檔案意識，開放多種利用形式，使社會各個行業領域、各個階層都能參與檔案職業中，在做到充分利用檔案的同時提高檔案捐獻意識，使檔案職業與社會達到更好的溝通。

[1]吳紅.檔案職業論[J].檔案學通訊,2005(02).

[2]胡鴻杰.中國檔案職業的形成與確立[J].檔案學通訊,2006(01).

[3]胡鴻杰.論檔案職業的發展空間[J].檔案學通訊,2007(05).