檔案信息化建設的幾點思考

文/中國獸醫藥品監察所 張欣玉

檔案信息化建設的幾點思考

文/中國獸醫藥品監察所 張欣玉

本文結合筆者所在單位檔案信息化建設的情況，對檔案信息化認識提出了個人見解，并當前現狀及存在的問題進行了總結，最后結合問題提出了幾點個人思考，旨在提高檔案管理工作人員對信息化建設的認識，進而更好地推動檔案信息化建設，促使檔案管理水平、服務質量得到同步提升。

檔案；信息化建設；思考

伴隨著物聯網、互聯網等網絡應用的快速普及，世界隨之進入到了大數據時代，面對復雜多變的數據信息，唯有實時信息化管理，推動檔案信息化建設，才能夠實現對檔案管理水平、管理質量的提升。現將筆者在檔案信息化建設中，發現的問題及解決對策總結如下。

一、對檔案信息化的認識

在人類快速發展的進程下，社會逐漸從工業時代轉變為信息化時代，知識呈現為爆炸式飛躍增長，這使得國際以及國內的競爭，逐漸轉變為信息化的爭斗，信息成了當前社會進步和企業發展的重要財富。檔案管理要與時代發展相適應，更好地服務社會，滿足實際需要，實現信息化建設是必經之路。檔案信息化建設是社會實現信息化的重要進程，檔案信息化建設落后，那么勢必會致使社會信息化受到影響，甚至可能對我國社會化現代化宏偉目標的實現造成阻礙。例如，在信息化時代，各個地區都已積極開展電子政務建設，這是國家管理整治體制改革和現代化建設的重要措施，在電子政務建設中，檔案信息化可以說起到了至關重要的作用。為此，加強檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢，是提升檔案管理水平，提升檔案服務質量的關鍵。

二、當前檔案信息化的現狀與問題

盡管自2 0 0 7年起，我所就開始實施網上辦公系統O A，且運用服務器對收發的文件進行儲備，從某層面上來看，我所的檔案數字化建設起步相對較早，較好地實現了檔案數字化信息整合，同時與紙質檔案進行同步保存，形成了良好的“雙軌制”。但隨著時代的快速發展，我所檔案信息化建設問題日益突出，主要表現為人才匱乏、資金不足、設備落后三方面。人才匱乏，由于在以往的檔案管理中，我們多以紙質管理和基本的電子系統管理為主，面對著信息化建設，計算機專業知識的匱乏問題隨之呈現，尤其是不僅具有較高檔案管理能力，同時還具備計算機專業知識的復合型人才。資金不足，在實施檔案信息化建設的進程中，需要投入大量的人力、物力和財力，但就當前實際情況來看，我所雖然重視信息化建設，但資金的投入卻無法支撐信息化建設的運作。設備落后，為了保證信息化建設，提升檔案信息化的安全性，對軟硬件設備的要求必然更高，但目前我所的設備非常落后，仍然以以往的老舊設備為主，這為檔案信息化建設造成了極大的阻礙。

三、實現檔案信息化的措施

（一）提高人才綜合素質。對檔案信息化意識進行強化，促使全員檔案信息化建設認知程度得到有效提升，首先需要對檔案室工作人員的相關業務技能和專業知識進行培訓，并加大對檔案信息化知識的宣傳教育力度，例如，定期或者不定期制定與檔案信息化相關的宣傳頁，并將其發放到工作人員的手中，使檔案管理人員能夠更加深入的了解檔案信息化建設，進而促使更多的工作人員均能夠共同參與到檔案信息化建設中來。除此之外，通過招聘等方式吸納更多優秀人才進入我所參與檔案信息化建設，尤其是具有檔案管理工作經驗和專業計算機知識綜合人才，我們可通過提高福利待遇等方式，吸引他們參與到檔案信息化建設中來。

（二）納入資金計劃。檔案信息化建設是無法離開軟硬件設施建設的，而這些建設又需要大量的資金投入，并且伴隨著檔案信息化建設的推進，資金的跟進也是保證項目適度超前性和建設連續性的關鍵。為此，各級領導在重視起檔案信息化建設的同時，將資金列入各級財政預算中，通過逐年投入的方式來解決檔案信息化的建設問題和運維經費問題。此外，還可通過合作開發、服務外包等方式，實現對檔案信息化的創新發展。鼓勵各級信息化部門積極開展信息化建設技術攻關，逐級為信息化建設提供相應的科研經費支撐。

（三）政務網上辦公系統和檔案管理系統相結合。由于檔案信息化建設最終目的是服務社會，為此，進一步推動政務網上辦公系統和檔案管理系統的相互結合是檔案管理的重要工作。我們可以在以往檔案信息系統與辦公軟件O A的基礎，推行深度、廣度和無紙化辦公，若單獨的建立檔案信息化系統，勢必會導致建設成本增高，并且耗時往往更長，為此，我們在檔案信息化建設中，為了節省成本，可借助辦公軟件O A共享系統平臺，通過信息資源共享來實現對檔案信息化的建設。此外，我們應當加強機密信息的保護，通過算法加密的方式，對機密信息設置使用權限，控制機密信息接觸者的數量，以此來實現對檔案管理安全性的保障。

四、結束語

綜上所述，隨著時代的進步，加快檔案信息化建設是檔案管理、檔案服務的必然趨勢。在此過程中，作為檔案管理工作人員，我們應充分認識檔案信息化建設存在的不足，并通過不但的總結探索，進一步完善檔案信息化建設，為社會提供更好的檔案服務。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(3)：29-31.

[2]戴中秋,趙寧燕.檔案信息化建設中的數據管理[J].檔案與建設,2012(3)：23-25.