單位業務檔案的信息化管理探究

文/山東省棗莊市愛國衛生運動辦公室 袁曉紅；山東省棗莊市婦幼保健院 商棗河

單位業務檔案的信息化管理探究

文/山東省棗莊市愛國衛生運動辦公室 袁曉紅；山東省棗莊市婦幼保健院 商棗河

檔案信息化管理是信息時代的必然要求，是檔案事業實現規范、有序、專業發展的必要途徑，所以，對于檔案信息化管理來說，全面克服檔案管理的無序、材料存儲混亂、信息不完整等不良現象，探討最有效的組織管理模式是成功的關鍵。

單位業務；檔案；信息化；管理

一、單位業務檔案信息化管理現狀

檔案信息化管理相對于傳統的檔案管理有著重要的優越性和實效性，其信息載體從檔案實體材料升級為數字化資源，并實現為單位、社會服務。單位業務的信息化管理，就是要把檔案工作化繁為簡，整虛治亂，特別重視信息資源的實體材料的真實和完整性，包括各類會計檔案、照片檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等，全面監控各類檔案的審核與備案。事業單位的檔案信息化管理進程推動了單位的檔案事業向智能化、自動化、技術化不斷升級和邁進。

當前，單位業務的檔案信息化的推進，使得各單位、部門基本建立了檔案存儲目錄數據庫，大大提高了檔案的查找和信息共享的速度和效率，同時，避免了對實體檔案的大量尋找和翻查，很好地保護了檔案原件的完整性。但是，當前事業單位的業務檔案信息化管理過程中仍然存在很多的不足與缺陷。首先，尚存某些事業單位因為單位的貯存介質資源的不允許和限制仍不實行內部的電子檔案管理，加之數字化管理對設備的規格要求也非常高，這是單位進行檔案信息化管理事業受阻的重要客觀原因之一；其次，信息管理軟件等級低，局限多。很多的事業單位倡導無紙化辦公，引入了O A等信息平臺承載單位內部各種業務信息，但該類平臺受檔案類型限制較多，兼容性較差。同時，該類平臺的設計和研發過程缺乏檔案管理人員的參加配合，而軟件開發公司則因為缺乏對事業單位內部特征的了解使得開發出的軟件比較大眾化和簡單化，不能有針對性地結合各單位的自身實際情況和需求，信息共享程度差。加之黑客、病毒的肆意橫行使得平臺的維護和信息保護管理面臨技術水平的挑戰；最后，在檔案信息化進程中，數字化和電子化資源的管理不完善，信息的存貯路徑不統一，使得有些員工在共享好資源時貯存在本機，資源的利用價值大大降低。

二、完善單位業務檔案信息化管理的有效途徑

（一）加大對單位業務檔案信息化管理的投入。首先，事業單位要有足夠的經費在經費輸入，購置業務檔案文書材料存儲設備，對于不同種類的檔案比如設備儀器檔案、科學檔案等要專門歸檔專位貯存，同時要建立檔案的目錄檢索和多媒體數據庫，便于快速定位和查閱所需檔案資料；其次，對于實體檔案的收集和保存要確定完整，注意清理和維護，保存、擺放要科學、合理，規范實物銷毀年限和重要檔案堅持特殊保管原則。最后，購置需要的檔案信息化設備，比如計算機、光盤刻錄機、打印機等，不同類型的設備對應檔案管理工作的各個環節，不可忽視。同時，要注意突發事故對信息化資源的損毀，應建立一定的應對機制。

（二）組建專業團隊，科學、準確轉化檔案材料的數字化信息。

檔案管理越來越受到企事業單位的重視，比如很多高校的檔案管理人員門檻逐漸提高，不僅是專業對口，技能過硬，學歷要求也嚴格，足以說明檔案管理并不是簡單地對檔案擺放、整理的苦力活，特別是信息化管理的需要的人才又更加全面，所以對于從事檔案管理的人員，必須具備全面的知識完成日常的檔案歸檔，同時也要有能力去提高檔案的管理效率。而在檔案實體轉變為數字化信息的過程中，要求檔案管理者有著專業的技能去實現實體到數字信息的升級，結合內部單位購置的信息平臺，以合理、精簡、科學、準確的方式來完成各類標簽的設置和信息的簡化等，并實現與信息平臺的對接，為單位員工提供服務。

（三）引入檔案管理軟件，規范電子文檔的分類管理。檔案的信息化要求通過信息平臺來存儲檔案數字化信息，所以對于如何高效管理這類信息以便查閱和保證信息的安全、真實、完整是信息化進程的重要任務。首先，根據單位的實際需求，購買和使用符合有針對性的高效、高質、簡單、實用的檔案管理軟件，比如易度檔案管理系統，該系統是由廣州潤普網絡科技有限公司專門為檔案管理設計開發的軟件系統，對于檔案的集中管理非常便利與安全。同時，規范電子文檔的管理，從電子檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、檔案資料一體化、標準化、規范化和共享化。最后，專人負責電子文檔的日常檢查和管理。設定每一位職工使用電子文檔的權限，不能擅自更改和破壞，專人專崗負責對電子文檔的日常檢查和維護工作，對于一些重要的有價值的電子材料應該多種途徑備份，比如紙質抄錄等。

總之，單位的檔案信息化工事作為內部檔案事業規范、專業、有序轉型的必經途徑，能夠有效地加快檔案管理、降低管理成本、提升檔案信息使用價值。事業單位的業務檔案管理信息化進程困難重重，任重道遠，需要單位所有員工的高度重視和全力配合才能創造良好的環境，需要檔案管理團隊恪守盡職，愛崗敬業，方能有效推進單位的業務檔案信息化建設。