盤活檔案綻放新機——論檔案信息資源優化整合利用實效性研究

文/江西建設職業技術學院 楊慧卿 肖婷

盤活檔案綻放新機
——論檔案信息資源優化整合利用實效性研究

文/江西建設職業技術學院 楊慧卿 肖婷

檔案信息資源優化整合是提升檔案利用價值，使檔案走出封閉、走向公眾的重要途徑。論文從檔案信息資源優化整合的現實意義，到檔案資源優化整合的時效性利用與融入職能部門業務活動應用和適應用戶的利用需求習慣以及建立用戶溝通互動渠道等方面闡述如何凸顯檔案信息資源優化整合成果的應用，實現檔案信息資源共享與利用價值的最大增值，達到豐富館藏檔案資源和促進檔案信息化管理并舉建設的雙贏格局。

檔案信息資源；優化整合；利用實效研究

一、檔案信息資源優化整合現實意義

（一）檔案信息資源優化整合概念。檔案信息資源優化整合從宏觀角度而言是對跨區域、跨系統、乃至全國性的檔案信息資源通過一定技術手段進行整合，形成一體化的檔案信息資源利用服務體系的社會化系統工程。它包括信息資源內容整合、管理整合、技術整合和服務整合等方面。筆者的研究是基于網絡環境下高職院校檔案信息資源優化整合近兩年的實踐總結，從微觀角度而論，以本單位館藏檔案信息資源為優化整合主體，通過將異構系統產生的電子信息與具有內在聯系的紙質檔案資源融合、內聚、重組，構建內容更加豐富、類別結構更加合理、利用更加全面集中化的新型檔案管理體系應用平臺。始終圍繞以提升服務效率和管理效能為切入點，以檔案信息資源結構合理與用戶利用需求便捷實效性為宗旨，以檔案信息資源共享為根本出發點和歸宿點進行檔案信息資源優化整合。

（二）檔案信息資源優化整合現實意義。信息網絡技術的發展對檔案工作產生了重要影響，信息社會的到來又對檔案工作提出了新要求，檔案的價值更多在其利用過程中得以體現和發揮。傳統的檔案管理方式更注重檔案的“存”而忽視其“用”，而檔案自身特有的分類保管體系也一定程度上限制了利用空間的發揮，削弱了檔案信息的有效傳遞，導致利用者不能即時便捷地達到利用目的。檔案的“公眾形象”似乎與其名稱一樣，猶如被“擋”在門外的“答案”，即便它具有不可替代的憑證依據作用與借鑒參考價值，仍然慣性地處于被遺忘與被忽視的地位。通過檔案信息資源優化整合，使館藏檔案以更易于被普通大眾認知與利用的狀況呈現出來，提升檔案信息資源的系統性和共享性，實現檔案利用價值的最大增值，有利于檔案走出封閉狀態，將檔案“盤活”，更好地適應利用者的需求，使其煥發出新的生機。

二、如何凸顯檔案信息資源優化整合成果

(一)注重檔案時效性利用。檔案的時效性利用是指有的檔案在某一時段內利用能產生經濟或社會效益，具有重要的現實利用價值。錯過這段時期，其現實利用價值便降低或喪失，剩下的只是歷史的借鑒價值了。因此在檔案信息資源優化整合過程中，對于時效性明顯、需求大、可向公眾開放的檔案要及時優先處理和動態更新。檔案管理部門須針對性指導立卷部門將工作已完結的歸檔材料及時搜集，進行預歸檔處理并完成檔案目錄信息的著錄，這樣便于檔案管理部門及時將具有現行利用價值的檔案進行優化整合并提供利用，以提高檔案利用效益。

（二）注重檔案利用融入職能部門業務活動中。對于基層檔案管理部門而言，館藏檔案來源于本單位各職能部門，由此各職能部門自然成為檔案利用的主體。檔案信息資源的優化整合只有為各職能部門的業務活動服務，才能更好地凸顯其利用價值。譬如，創新檔案信息資源優化整合的服務方式；依托檔案管理軟件為職能部門開發設計個性化的管理應用模塊，發揮檔案提升部門管理水平和工作效率的作用。通過現代化的檔案管理手段構建服務于各職能部門業務活動的檔案信息資源共享通道與高效便捷的檔案服務體系平臺，踐行檔案工作由“被動變為主動”、“靜態變為動態”的新型管理模式，發揮檔案管理由后端補救變為前端引導的功效，既有利于避免歸檔檔案的流失，達到提高歸檔檔案質量目的，又對館藏檔案資源建設和檔案信息化建設的發展具有較好地促進作用。

（三）注重適應用戶的利用需求習慣。就檔案信息資源服務對象而論，能否讓利用者處于檔案信息查詢與利用的主導地位是影響檔案信息資源優化整合利用實效的重要因素。檔案信息資源優化整合的最終目的就是面向用戶提供優質的檔案利用服務。如果用戶無法快速準確地找到所需檔案信息或獲得的途徑非常復雜困難，則檔案信息資源優化整合就失去了實際意義。通常“在信息的利用過程中，用戶會對獲取的信息有一個分析、加工、利用隨之產生自己的想法，按自己的需要對信息進行整合，使得信息更加適應自己的使用習慣，最后對信息部門的服務和提供的信息產生自己的評價的過程，這一評價必然會影響到用戶以后對于信息服務部門的選擇，同時可能會經過用戶間的傳遞，進而影響到其他用戶獲得信息途徑的選擇”。因此“與用戶的認知結構相適應的信息易引起用戶的感知”。檔案信息在利用過程中同樣需要與用戶習慣及認知狀態相適應，才能真正實現快速便捷的利用目的。所以，檔案信息資源優化整合過程中，應盡量淡化過多的專業術語，更多以通用、簡潔明了、大眾能理解與感知的方式構建檔案服務體系平臺，建立歸檔類目體系符合用戶的檢索習慣、檢索界面簡潔明了的數字檔案庫，使檔案信息資源優化整合成果真正接“地氣”，而非“束之高閣”。

（四）注重建立用戶溝通互動渠道。檔案信息資源優化整合成果利用效果如何，只有在面向用戶利用過程中才能顯現出來。因此，要使檔案信息資源優化整合成果趨向完善，還應建立與用戶溝通的互動渠道。譬如，在預歸檔案過程中設計與立卷部門互動交流環節，通過用戶反饋的信息及時補充完善歸檔材料，夯實館藏資源，擴大檔案利用價值的影響力，使更多的檔案利用者參與到檔案事業發展的建設中來。

[1]王艷艷.基于用戶的檔案館信息服務研究[D].蘇州大學,2007.

[2]孫大東.基于用戶需求的高校檔案利用工作研究[J].檔案管理,2011(5)