事業單位檔案信息化管理的有效途徑

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

事業單位檔案信息化管理的有效途徑

文/河北省崗南水庫管理局 王麗濤

社會隨著發展腳步的加快，已經漸漸走進信息技術的時代，在事業單位中開展的檔案管理工作也受到信息技術的影響，在工作水平及質量方面有了明顯的提高。而事業單位中的檔案管理工作在未來也必定要走向信息化的管理模式，信息化的管理不僅能讓管理工作在質量上得到提高，同時也能讓管理工作更加的科學化及規范化。

事業單位；檔案信息化管理；有效途徑

檔案管理工作中承載了非常多的重要信息，因此很多的機構對其也是相當重視。隨著信息化時代的到來，事業單位中的檔案工作也從傳統的管理方式漸漸轉變為信息化模式，同時，這種模式的轉變也給檔案管理的工作增添了挑戰。面對挑戰，必須要以正確的心態去迎接它，讓檔案工作更完善，走向真正的信息化檔案管理。

一、事業單位中檔案信息化管理存在的優勢

事業單位如果不能跟上時代的發展，面對將是未來的落后。社會可以說是由很多的整體及個體組成的，事業單位就是其中的一個整體。事業單位如果想要打破上層界限，就要有效的利用信息化的設備，并在原本的基礎上有所創新及改革。管理信息化其實就是把信息存放在一個不占物資、體積的空間中。在事業單位中有很多的規章制度，且存在著規律性，檔案管理信息化其實也就是這些規律的產物。事業單位中的檔案管理只有朝著信息化的目標前進，才能在未來有更好的發展，對信息化的檔案管理方式要進行不斷的改革才能讓其得到完善。在目前的時代中，電子產品無處不在，可是關鍵的問題是應該怎樣去有效的利用它。我們必須敢于創新、發現、使用，讓現代化的設備充分的發揮出其價值。就目前而言，基本所有的事業單位都已經開啟了檔案信息化管理模式，這樣的一個工作進步從個人到整體都是跨越式的進步。通過檔案信息化管理建設，可以成為推動經濟發展的加速器，并且還能夠確保事業單位檔案管理工作更加穩定、安全的開展。

二、事業單位中如何實現信息化檔案管理

（一）為檔案信息建設網站。在事業單位中建立起檔案網站，在網絡中建設信息站點，其實這也是檔案信息以網頁的方式來進行信息提供及服務。檔案管理實現信息化的管理最主要的目的其實是為了實現網上的在線查找及咨詢，提供更直接的信息服務，實現及時歸檔，將原本的檔案管理方式轉變，更好的實現信息化管理方式。

在建設的檔案信息化管理時，首先應該把檔案管理的相關體系添加到事業單位的整體管理系統里，真正實現管理的系統化。然后，將事業單位中不同部門的相關信息進行整合，形成統籌考慮及資源共享等，體現出綜合管理體系的最大效益。檔案管理怎樣才能實現網絡化，那么檔案管理體系中的開發及換代功能一定要進行不斷的完善。網絡管理的自身條件要不斷完善，增強網絡中的檢索功能，把計算機特有的優勢更好的發揮出來，給用戶一個優質、高效的網絡服務。網絡設備一定要標準化，產品選擇時一定要嚴格按照國內外的標準，讓產品能得到及時、有效的更新，防止重新開發的情況發生。

(二)事業單位中的信息化檔案管理要不斷強化。事業單位在進行信息化檔案管理的強化工作時，要以增強管理者的綜合素質為首要任務，管理者要提高自身的工作意識，計算機技術要積極主動的進行學習，對操作的方式及方法要熟練掌握。事業單位要經常開展管理者培訓活動，評估工作要有效開展，對工作上有進步的員工給予獎勵，以優勝劣汰的方式促進員工的工作積極性，讓檔案管理者的工作意識得到增強。只有高素質的檔案管理者才能把信息化的檔案管理真正的落實到實處，將信息化的管理方式進行深入研究及探索，讓信息化的管理體系得到進一步完善。

（三）事業單位中的相關檔案信息資源要擴充，基礎設備的建設要加快。為了檔案的信息化資源得到豐富，檔案信息化的管理至關重要。檔案信息化管理模式中，從業者可以多利用網絡特有的優勢，利用搜索引擎進行檔案資源信息的整理及收集，對檔案信息進行不斷的更新及完善，讓資源充分發揮出共享性和及時性的作用。事業單位中建設管理信息化設備的腳步要加快，在信息化的管理模式中，計算機是最基本的條件，所增添的工作設備必須質量良好，有長久的使用壽命，避免檔案信息出現丟失及損壞的情況。在設備的維護及購買方面，事業單位在投資上要加大其力度，采購設備時要以大存儲量的設備為首。為了更好的保護計算機不受影響，防毒軟件一定要是專業的，硬盤的性能必須要強大，以保證檔案資源不受影響，讓信息化的檔案管理工作得到進一步完善。

（四）單位信息化檔案管理中建設及使用搜索引擎。在進行信息化的檔案管理時可以多使用搜索引擎，方便查找檔案資源。計算機里邊本身就自帶搜索引擎，輸入了相關的關鍵字以后可以搜索到所需的資料，不僅節省了時間，還能更好的完成工作。事業單位中在進行信息化的檔案管理工作時，可以把計算機中自帶的搜索功能合理的運用到其中，將內部的信息建立起搜索引擎，方便從業者進行管理工作，也方便領導了解有關信息，讓信息化的檔案管理得到進一步實現，讓信息化管理特有的作用得到充分發揮，讓檔案管理工作在效率及質量上都得到提高。

三、結語

計算機的應用技術一直在不斷的發展中，且逐漸成熟，而事業單位里建立起信息化的檔案管理也是未來的發展目標。所以，信息化的檔案管理要不斷的完善，讓檔案管理的工作逐漸走向合理化及規范化，建立起良好的檔案管理體系，讓事業單位中的檔案信息資源能夠有效的使用及保護。

[1]莊培忠.淺談事業單位檔案管理信息化的途徑[J].科技資訊,2012(15)

[2]李劍鋒.事業單位檔案信息化管理建設的方法分析[J].赤子(上中旬),2014(15).