探討如何拓展檔案館的信息服務(wù)工作

文/浙江省溫嶺市檔案局 肖紅飛

一、當(dāng)前檔案館信息服務(wù)工作拓展趨勢(shì)

（一）服務(wù)形式的轉(zhuǎn)變。在服務(wù)形式上，檔案館的信息服務(wù)方向由以往的等客上門轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的主動(dòng)走出去、主動(dòng)提供服務(wù)。目前，各個(gè)級(jí)別的檔案館都正將信息使用者服務(wù)拓展為可以滿足整個(gè)社會(huì)的檔案信息需求，并且工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)以信息使用者的評(píng)價(jià)作為標(biāo)準(zhǔn)。一方面檔案館方主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)于檔案信息產(chǎn)品和相關(guān)服務(wù)技術(shù)的推廣，另一方面不斷加強(qiáng)對(duì)于各類信息的收集，從而達(dá)到豐富檔案館館藏的目的，最終提高信息服務(wù)的水平的目的。

（二）服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變。服務(wù)內(nèi)容上，由深層次的加工服務(wù)替代原來(lái)的一般接待利用服務(wù)。例如從原來(lái)的宏觀角度展示檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的微觀角度進(jìn)行檔案信息的展示；從原來(lái)的單純的提供信息查閱變?yōu)楝F(xiàn)在的提供各種問(wèn)題的解答服務(wù)；從原來(lái)的利用的是檔案中的憑證轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的利用的是檔案中的知識(shí)信息，從而更好的體現(xiàn)檔案的情報(bào)功能。

（三）服務(wù)手段上的轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段上，以網(wǎng)絡(luò)方式替代員工原來(lái)的手工操作和計(jì)算機(jī)輔助的方式。通過(guò)這種方式，可以更好的拓寬檔案信息的服務(wù)的領(lǐng)域，同時(shí)可以顯著提高檔案館工作的情報(bào)化進(jìn)程，讓檔案信息服務(wù)的工作效率得到顯著的提高。

二、檔案館信息拓展后特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的信息服務(wù)相比，拓展后的檔案館信息服務(wù)具有相當(dāng)多的明顯特點(diǎn)。

（一）更注重服務(wù)的敏銳性。對(duì)于社會(huì)需求的反應(yīng)速度應(yīng)當(dāng)更為迅速，作為信息服務(wù)，需要做到隨時(shí)與利用者接觸，所以對(duì)于社會(huì)對(duì)檔案館工作的期待和要求最為了解，針對(duì)當(dāng)前快速變化的環(huán)境，需要不斷的進(jìn)行自身知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，對(duì)自己知識(shí)結(jié)構(gòu)以及工作結(jié)構(gòu)進(jìn)行快速的調(diào)整和完善，時(shí)刻監(jiān)視環(huán)境并且做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。在必要的時(shí)候，可以迅速的進(jìn)行工作的開展，只有做到可以快速響應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的緊急需求，才能夠確保檔案館相關(guān)信息工作可以根據(jù)需求和變化及時(shí)被調(diào)整，才可以順應(yīng)潮流讓自己得到蓬勃的發(fā)展。此外，所提供的服務(wù)需要具有預(yù)見性，不論是幫助領(lǐng)導(dǎo)參與決策，還是幫助科研提供素材，都需要足夠的預(yù)見性，要注重對(duì)檔案的關(guān)注和收集，很多時(shí)候原本不起眼的檔案資料在特別的時(shí)候會(huì)變成其他人員非常迫切找到的稀有材料。

（二）檔案館信息服務(wù)更具針對(duì)性。與以往的傳統(tǒng)的檔案館信息服務(wù)相比，當(dāng)前的檔案館信息服務(wù)屬于主動(dòng)服務(wù)和深層次的加工服務(wù)，其本質(zhì)可以理解為具備檔案館工作特點(diǎn)的情報(bào)工作。檔案館承擔(dān)著大量的工作，其工作范圍涵蓋了協(xié)助黨委、政府政治經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的規(guī)劃和決策，以及對(duì)于工齡的查找和數(shù)據(jù)核實(shí)，這些都依賴工作人員可以做到清楚地了解信息使用的真正信息需求，從而達(dá)到有目的的解決問(wèn)題。在檔案館自選編研課題方面，要求所選的題目需要具有較大的現(xiàn)實(shí)意義，切不可脫離實(shí)際工作，畢竟針對(duì)性是檔案信息服務(wù)的核心，同時(shí)也達(dá)到了提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量的目的。

（三）側(cè)重檔案信息服務(wù)的智能性。檔案館的信息服務(wù)工作包含了技術(shù)性和研究性的工作，這就要求工作人員要掌握足夠的科學(xué)知識(shí)和工作技能，可以基于一項(xiàng)確定的任務(wù)，借助科學(xué)研究方法以及檔案信息資源來(lái)為信息需求者提供高智能服務(wù)。如果沒(méi)能具備足夠的知識(shí)和能力，就無(wú)法勝任檔案信息管理工作，當(dāng)前主要貢獻(xiàn)知識(shí)的知識(shí)密集型檔案信息服務(wù)替代了原來(lái)的勞動(dòng)密集型工作，所以拓展后的檔案館的信息服務(wù)工作已經(jīng)成為智力資源的開發(fā)活動(dòng)。

（四）側(cè)重當(dāng)信息服務(wù)的學(xué)術(shù)性。在檔案管信息拓展后，已經(jīng)脫離了純粹的服務(wù)性工作，轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)術(shù)性工作，側(cè)重于為研究型利用所需的專題目錄、索引、主題目錄以及文摘和檔案文獻(xiàn)綜述、評(píng)述等情報(bào)研究類的文章，這些基本都是科學(xué)研究的前提工作或者是在科學(xué)決策中占據(jù)著重要組成部分，因?yàn)闃O具學(xué)術(shù)性，所以可以得知拓展后的檔案館在信息服務(wù)工作方面具備科學(xué)研究的屬性。

三、檔案館信息服務(wù)工作的拓展對(duì)于工作人員的要求越來(lái)越高

（一）提高信息服務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)。因?yàn)闄n案館信息服務(wù)工作拓展所以相關(guān)的信息服務(wù)工作人員的職責(zé)也隨之變化，除職責(zé)范圍增大之外，技能要求也顯著提高，所以需要提高信息服務(wù)工作人員的個(gè)人綜合素質(zhì)，并且對(duì)信息服務(wù)工作人員進(jìn)行重新定位，拓展后的信息服務(wù)工將成為檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)人員，以此來(lái)保證檔案工作可以圍繞利用者順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）加強(qiáng)信息服務(wù)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案館信息服務(wù)工作具有瑣碎、枯燥和繁雜的特點(diǎn)，所以為了可以讓信息服務(wù)工能夠滿足信息使用者的各種需求，需要對(duì)信息服務(wù)工的思想上牢固樹立服務(wù)的觀念和宗旨，要明確檔案信息服務(wù)的依附特性，踏踏實(shí)實(shí)的做一個(gè)配角，幫助信息服務(wù)工作人員清醒的認(rèn)識(shí)到自己與信息使用者之間的關(guān)系，從而可以心平氣和的做好檔案信息服務(wù)人員，可以更好的幫助工作人員提高檔案信息服務(wù)工作的針對(duì)性，進(jìn)而達(dá)到提高服務(wù)質(zhì)量和水平的目的。

（三）注重提高科學(xué)知識(shí)素養(yǎng)。這些負(fù)責(zé)拓展后的檔案信息服務(wù)的人員屬于高級(jí)信息人才，主要的作用是起到橋梁和中介的作用，用來(lái)幫助信息使用者收集和管理并且尋找檔案資料，這就要求檔案信息管理人員需要掌握可以在浩如煙海的檔案資料中快速精準(zhǔn)的找到所需要的信息以及相關(guān)的線索和查找渠道，并且還會(huì)將檔案按照社會(huì)發(fā)展和檔案的收藏狀況進(jìn)行不斷地更新。而且拓展后的檔案信息服務(wù)人員可以做到與信息使用者之間一對(duì)一的服務(wù)，隨時(shí)為各種行業(yè)、各種層次信息使用者解答所提出的千奇百怪的問(wèn)題，甚至可以向?qū)＜覍W(xué)者提供較為精確的專題材料，為政府和黨政機(jī)關(guān)提供預(yù)測(cè)和可行性研究分析報(bào)告，也正是因?yàn)橥卣购蟮臋n案館提供的信息服務(wù)太過(guò)繁雜，所以需要依賴于信息服務(wù)人員可以具備非常廣博的知識(shí)。

（四）注重提高工作技能和素質(zhì)。一個(gè)可以勝任拓展之后的檔案館信息服務(wù)工作的工作人員，首先應(yīng)當(dāng)確保掌握非常豐富的科學(xué)和文化知識(shí)，其次還需要擁有與之匹配的知識(shí)處理能力、規(guī)劃和組織能力、公共關(guān)系能力、語(yǔ)言文字表達(dá)能力以及文獻(xiàn)檢索和利用能力等多種于檔案館信息服務(wù)工作相關(guān)的工作技能。

（五）注重信息服務(wù)工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。信息素養(yǎng)的定義是指一個(gè)人能偶對(duì)信息資源進(jìn)行充分和有效的利用的綜合能力。所以，檔案信息的搜索、加工、傳播的質(zhì)量和所能發(fā)揮的效益直接與檔案館的信息服務(wù)人員的信息素養(yǎng)的優(yōu)劣程度存在著密切的聯(lián)系。只有大力加強(qiáng)對(duì)于檔案館的信息服務(wù)工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)和提高，才能夠達(dá)到提高檔案信息開發(fā)工作的水平和質(zhì)量的目的。檔案館的信息服務(wù)工作人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)主要集中在信息意識(shí)、系統(tǒng)思維、科學(xué)歷史觀、豐富的知識(shí)儲(chǔ)量、現(xiàn)代信息技術(shù)和信息整理能力等方面。

四、總結(jié)

信息化時(shí)代的快速發(fā)展，強(qiáng)力推動(dòng)著檔案館由傳統(tǒng)的模式向著現(xiàn)代化的方向進(jìn)行快速拓展，所以我們應(yīng)當(dāng)針對(duì)當(dāng)前在現(xiàn)代化進(jìn)程的過(guò)程中出現(xiàn)的眾多問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)分類和針對(duì)性的解決，以保證檔案館所提供的針對(duì)各行各業(yè)的信息服務(wù)工作可以又快又好的進(jìn)行，從而讓檔案館中館藏的各種刊物和書籍所蘊(yùn)含的諸多信息可以更好的為黨政機(jī)關(guān)、研究型利用所需的專題目錄、索引、主題目錄以及文摘和檔案文獻(xiàn)綜述、評(píng)述等情報(bào)研究類的文章提供更多、更完善和全面的信息。

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