新形勢下電力企業檔案管理如何與時俱進

文/國網湖南省電力公司懷化市洪江區供電分公司 蔣群；湖南省懷化市洪江區史志檔案局 李超

一、電力企業檔案管理的現狀

從2006年起，檔案工作開始實施規范化管理。經過幾年的努力，基本實現檔案數字化管理，使得電子信息檔案和實物檔案保持一致，有效提高了企業工作績效。如今電力企業的文書、科技、財務、聲像、榮譽等五類檔案已全部達到規范化管理標準,而且，隨著電力企業的不斷壯大以及對檔案管理的需求增加，檔案庫房面積也越來越大。但是，目前很多的電力企業在檔案管理工作上都還存在或大或小的問題，阻礙了其發展的步伐。首先，如今的檔案管理工作越來越信息化，而電力企業高層仍然沒有完全認識到企業檔案管理工作的重要性。在整理檔案的過程中，由于對檔案管理工作的投入很低，導致檔案管理手段無法得到質的提升。檔案管理設施不全，使得檔案沒有真正發揮其作用，查閱檔案的效率依舊很低。而且，檔案的丟失概率還是比較大，如今很多檔案都不健全。其次，電力企業的檔案管理人員大多沒有專業的檔案管理工作的經驗，責任心不強，工作態度散漫。這都給操作的過程帶來了了很多的問題，使部分的檔案不能及時地操作整編。檔案信息化管理需要計算機操作能力較強的人，而部分電力企業的檔案管理人員都是年齡較大的人，不具備過硬的計算機操作能力。由于專業素養的缺失，從檔案的收集、分類、整理到存放都存在著難以規范的地方。最后，電力企業的檔案利用制度不夠完善。檔案是一個企業在不斷發展的過程中產生的一筆財富，然而，由于受現有環境及客觀條件的限制，檔案對很多人來說就像是儲物間里那些被遺忘的東西一樣，更別說對它的充分利用。電力企業需要對檔案進行研究，探索一條符合現代化發展的道路來引導企業前進。一個企業的檔案何其珍貴，所以，檔案管理工作也包括制定相關的檔案查閱制度，保證檔案的保密性和完整性。

二、做好電力企業檔案管理的意義

檔案管理作為電力企業管理工作中不可缺少的組成部分，是企業發展的過程中不能夠被忽略的一環，為電力企業在市場競爭中占取有利位置提供了保障。發揮檔案管理工作的職能作用，是提高電力企業競爭力的基礎。檔案是電力企業的成長歷史，記錄了企業發展過程中的點點滴滴。通過查閱檔案，管理者者可以找到企業創建的初心，使企業的發展不偏離正軌。在遇到困難時，也可以在這些檔案中找到解決辦法。好記性不如爛筆頭，很多人無法記錄下來的數據都可以從檔案中找到，從而幫助企業在開展業務時進行數據分析和比照，做出正確的抉擇。做好檔案管理是確保電力企業信息安全的一個重要方面，我們都明白，檔案中往往涉及到了一個企業的商業機密，所以稍有差池，都可能給企業帶來巨大的損失。而且，檔案不僅記載了企業自身的成長歷程，也記錄了進入電力企業的每一位員工的成長故事，是一個人值得擁護一生的回憶?？梢赃@么說，做好電力企業的檔案管理工作，就是為企業建立起了一個包含整個企業從其建筑到業務到員工的數據庫，就是企業的一個最重要的資料庫。只有做好檔案管理工作，電力企業的工作效率才能從本質上提高，才能使企業的信息安全得到保障，使企業文化得到傳揚。檔案也就像是一面鏡子一樣，幫助企業不斷的地反思，鞭策著它不斷前行，使企業和企業中的人都找到歸屬感。

三、電力企業檔案管理與時俱進的策略

新的形勢，賦予了電力企業檔案管理新的使命和要求。電力企業要想不被時代拋棄，那么其檔案管理工作也必須能夠保持與時俱進。通過分析電力企業檔案管理工作中存在的不足之處，本文從以下幾方面提出了改進策略。

首先，從思想上抓起，改變電力企業所有人員對檔案的認識，加強管理者對企業檔案管理工作的重視度，使其投入更多的精力和資金在檔案管理上。一方面，責任明確，全面落實，齊抓共管，逐步建立健全檔案工作崗位責任制。通過將檔案工作目標任務量化到各部門工作職責范圍內，定期按責任要求進行考核、驗收，并將評比結果作為績效考核的重要指標，減少檔案管理人員由于對某一部門工作的不熟悉而在對其檔案整理過程中出現差錯。從而形成檔案管理工作全面落實，責任到部門到人，各部門齊抓共管的局面。另一方面，向上層領導申請加大檔案硬件設施投入，確保檔案管理工作上檔升級，確保硬件設施建設規范到位。電力企業必須給檔案管理在資金方面極大的支持，購置符合統一規范要求的檔案密集架、電腦、打印機、防火、恒溫、防磁柜等設備并對檔案室實施改造、維護，增大其檔案容量。

其次，實現檔案規范化管理。一方面，檔案管理人員自身要努力實現檔案管理工作由“事務型”向“參謀型”，“傳統型”向“開拓型”，“被動型”向“主動性”三個轉變。這就要求檔案管理者必須具有專業性。積極邀請各兄弟企業的檔案工作人員交流經驗，到其它他企業或者區檔案局等單位學習他們的先進工作經驗，對檔案工作人員進行培訓。另一方面，完善檔案管理制度。為了確保檔案的完整性，積極收集文件與檔案，及時地分類、歸檔，并做好文件與檔案的保密性；對各部門移交的文件填寫相關表格并進行清點核對，嚴格履行交接手續。接受來的文件、資料按要求進行分類編號；檔案的借閱、復制的同時按要求填寫表格，經領導同意后方可借閱，對借閱的文件與檔案，要做到完好無損，及時如期歸還。圍繞檔案管理規范，加強安全防范意識。認真做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實。堅持每天檢查庫房的門窗，保證庫房的堅固和安全適用，做好防盜、防潮、防塵等安全措施，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，確保庫房和檔案的絕對安全。熟練掌握各類設備性能的操作方法，嚴格執行設備操作規程，按時進行設備維修保養，經常檢查所管設備是否完好。對企業的檔案進行科學歸檔，并整理編寫《全宗介紹》《組織沿革》《大事記》《基礎數字匯編》等檔案材料，實現檔案價值。

最后，對檔案進行信息化管理。以往的檔案管理模式效率低，而且很難實現檔案的價值。檔案管理的數字化和網絡化是勢在必行的。電力公司必須要建立自身的辦公網絡系統，通過網絡收集和查閱檔案。檔案管理過程中必須做好保密工作，對檔案的保密進行分級，每位員工只能根據自己的安全等級查閱相關檔案。

四、結語

發揮團隊精神，留心、用心的去收集歸納整理各類文件資料，把檔案工作做到標準化、規范化、現代化是電力企業檔案管理工作的要求和目標。本文從電力企業檔案管理的現狀、意義出發，提出了保障電力企業檔案管理與時俱進的策略。

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