老農保與城鄉居保制度銜接凸顯出老農保檔案管理存在的問題及思考

文/安徽省安慶市城鄉居保中心 張文麗

一、老農保檔案的完整準確是確保制度銜接的前提和保證

90年代初，民政部制定了《縣級農村社會養老保險基本方案》，國家為保障農村老年朋友年老時的基本生活而建立的一項社會保險制度，是政府的一項重要社會保障政策。由于老農保制度國家缺乏資金投入，集體經濟補助又難以落實，加之農民繳費能力有限，資金來源渠道狹窄等原因導致農民養老金待遇標準過低，隨著人民群眾生活水平的不斷提高，參保群眾反響強烈。2009年以后，國務院相繼出臺了《關于開展新型農村社會養老保險試點的指導意見》（國發〔2009〕32號）及《關于開展城鎮居民社會養老保險試點的指導意見》（國發〔2011〕18號）文件，明確以“個人繳費、集體補助、政府補貼”相結合的資金籌集模式，中央財政對中西部地區全額補助基礎養老金，探索建立了城鄉居保制度，城鎮居民養老金待遇水平有了明顯提升，參保群眾積極擁護。為保障老農保參保人員的利益，文件提出要做好老農保與城鄉居保制度的銜接工作。為貫徹落實文件精神，省、市人社部門制定了老農保與城鄉居保制度銜接的相關問題處理辦法，經辦機構立即組織實施。首先要做的是從老農保檔案資料中調閱符合或不符合制度銜接的對象，以便做到心中有數，有的放矢；其次通過檔案記載的銜接人員參保信息如姓名、身份證號、繳費金額等關鍵信息，經過信息確認以后作為銜接的重要依據；最后對因參保人證件遺失無法進行相互印證的參保對象，老農保檔案材料的齊全完整將成了參保人身份認證的唯一憑證來源。截止到2014年底，全市參加老農保的有33.7萬人，享受待遇的老農保參保人員近1萬人，基金積累已有16206萬元，他涉及參保人員多，覆蓋面廣、政策性強，社會關注度高，所以說，老農保檔案是制度無縫銜接最為重要的憑據，也是確保制度銜接尤為關鍵所在。

二、老農保檔案工作存在的問題使得在制度銜接過程中難以發揮其應有的作用

國家隨著人民群眾生活水平的提高，不斷完善養老保險政策，我們社保經辦同志要與時俱進，緊跟時代步伐，落實好相關政策，將黨中央惠民政策貫徹落實好，老農保與城鄉居保制度的銜接再一次體現黨對城鄉居民的關心。而做好兩項制度的銜接，關鍵要有彼此真實確認的信息數據做支撐，有完整齊全的檔案資料予以查驗，否則銜接屏障無法打通。為此，我對全市老農保檔案管理情況進行調查、凸顯出由于受制實施老農保時，經濟發展水平和國家對老農保工作的經濟投入，當時技術力量、人員條件所限，各地重視程度不盡相同，導致檔案信息數據的完整性、準確性參差不齊，個別地方甚至出現檔案資料隨意堆放，蟲蛀、鼠咬無人問津的現象，突出表現在：

（一）沒有建立規范的檔案管理制度。從全市調查發現，由于老農保制度實施之初沒有建立嚴格檔案管理辦法，沒有從收集、整理、保管、利用等各個環節督促和要求，加上基層人少事多，經費不足，使得他們忽視老農保檔案管理的基礎性工作，很少有單位將老農保檔案按規范要求進行規范整理，檔案整理的質量、保管的數量與檔案管理要求相差甚遠，造成今天的老農保與城鄉居保制度銜接時出現的不能提供完整、齊全的老農保檔案資料，為銜接對象提供利用服務。無法發揮檔案其應有的作用。

（二）時間跨度長，經辦人員變動大，檔案完整性差。老農保工作于90年代初建立于民政部門，2000年由于職能的調整移交到勞動部門，檔案資料涉及遷移和人員變動等因素，出現極少數檔案短缺問題；其次，全市沒有設置一名專職檔案管理人員，檔案工作是大家都在管，出了問題大家都不管。據統計，現在我市從事老農保的十三個單位，只剩有三分之一人是經辦過老農保業務的人員，加上近幾年老農保業務的停滯，對此項業務重視程度也大大減低；再其次，老農保實施至今已有20余載，參保人手持的繳費手冊、繳費收據已有不少人遺失，一旦進行制度銜接，他們會到我們經辦機構進行補證，如果我們檔案保管部門沒有很好地保管好檔案資料，那將如何取信于民？

（三）保險號碼缺失。姓名不準確，參保主體不易辨識。一是當時規定用保險號碼作為辨識參保者的代碼，但保險號碼的編制是在鄉鎮一級用手工按要求予以編制，重碼、錯碼現象比較嚴重；二是經辦人員在經辦業務時用復寫紙填制表格。圓珠筆重影，時間一長，字跡模糊已很難辨識；三是填寫姓名時參保人報什么名，經辦人員就寫什么字，諧音字、錯別字、甚至張冠李戴；四是農村同一村莊同姓、同輩份人員較多，姓名相似的也就更多，加上經辦之初沒有對填制身份證號的要求，參保信息只有姓名和少數人員填制了出生年月，參保主體同姓同名情況大有人在。

三、建議與對策

老農保與城鄉居保制度銜接涉及參保人切身利益，我們在做好政策宣傳的同時，組織人員進一步核實、完善老農保人員參保信息，確保不因制度銜接而使老農保個人利益受到損失，保證制度銜接順利進行，切實維護社會和諧穩定。

（一）領導重視，全力推進。各地要抓緊成立專項工作領導小組，研究和布置銜接并軌工作。從組織實施、基金管理、檔案管理、稽核管理等方面予以部署、檢查和考核。同時做到先行先試，狠抓落實。明確“專人負責，多人協助”，重點抓參保人員信息的核查、繳費金額的核對及歷史檔案清理等基礎工作，從而為老農保與城鄉居保制度銜接奠定堅強的組織保障。

（二）加強學習，建章立制。“無規矩不成方圓”。要完善好老農保業務檔案工作，首先要有規范制度保障和長效機制約束。在人社部和國家檔案局《社會保險業務檔案管理規定》的基礎上，結合實際進行制度的建立，使經辦工作從形成的檔案資料從收集、整理、保管、利用等各個環節有章可循、有制可行。其次使大家明白社會保險業務檔案規范化管理不僅僅是規范收集、歸檔、整理、保管檔案，還要充分利用檔案，發揮檔案的利用價值。

（三）逐人核對，確保準確。城鄉居民養老保險制度全覆蓋后，為確保老農保與城鄉居保制度平穩銜接，切實維護參保人員權益，必須提供完整、準確的老農保人員基礎信息資料。方可與城鄉居保銜接。由于時間跨度長、經辦人員變動大、檔案資料保管不善等問題的存在成為我們開展老農保參保繳費信息核對工作的主要障礙，那我們必須做到：一是“全面收集，認真整理，出現問題，認真解決”的工作思路，謀劃老農保檔案工作；二是財務人員將自歷年財務征繳情況制成電子明細表，與檔案中的繳費明細表、繳費收據逐一核查，利用排除法查找異常數據，確保檔案繳費金額、收款收據存根聯金額、財務到賬收入金額及審計部門認定金額“四個完全一致”，確認后的信息，要求參保單位張榜公示；三是將所有參保人員按區域范圍分解到責任人，逐一比對，制成與紙質檔案完全匹配的電子檔案。

（四）拾遺補闕，健全檔案。老農保歷史檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保人享受待遇的重要依據。也是制度銜接的重要依據。我們在老農保參保對象逐鎮、逐村、逐人一一進行信息核對的基礎上，以老農保繳費明細表、繳費記錄卡、個人情況登記表等檔案記錄信息為基礎，逐個完善參保人員姓名、性別、身份證號碼、聯系電話等信息，查漏補缺、分類整理、張榜公示、健全紙質版檔案資料，建成與紙質版相匹配的老農保信息系統。

四、結束語

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社會養老保險檔案是反映參保人參加養老保險活動的歷史記錄，他“記錄一生、保障一生、服務一生”。對業務檔案規范化管理工作是業務經辦不可分割的有機組成部分，只有用制度、流程和標準克服檔案管理和業務經辦工作中的隨意性，業務檔案管理才能深入、扎實地推進，才能不會出現老農保與城鄉居保制度銜接時老農保檔案工作不該出現的現象。一是要制定標準。明確業務檔案的范圍，哪些業務環節產生檔案、怎么整理檔案、怎么保管利用；二是與業務同步。明確前臺經辦檔案整理的責任，將業務材料收集整理和立卷歸檔工作自然融入業務經辦的各個環節。業務檔案的收集整理過程，本身也是對業務再審核、再監督的過程，以確保業務辦理合理合法；三是加大信息化建設。先進的信息技術和網絡技術是業務檔案規范化管理發展的技術支撐，在信息高度發展的今天，檔案管理信息化也必須與時俱進，不能成為信息孤島，與業務信息化建設同步發展，并融入業務的信息系統的網絡平臺一并使用。四是不斷提高業務能力，當前社會養老保障事業的發展需要具有檔案管理專業知識的人才，才能打造強有力的社會保險檔案專業隊伍，提升業務檔案管理能力和水平，最終實現業務檔案的標準化、制作檔案的影像化、服務利用的便捷化。