信息時代高校檔案室管理的操作與意義

文/咸陽師范學院網絡與繼續教育學院　牛函娟

信息時代高校檔案室管理的操作與意義

文/咸陽師范學院網絡與繼續教育學院牛函娟

【摘要】當前，高校檔案管理是學校管理的重要依據，它不僅僅能夠為高校管理者提供科學高效的決策，更能夠為廣大教職工從事高校檔案管理的提供方便快捷的服務。為此，本文就從以下幾個方面著手，第一，就是要能夠逐步了解檔案管理的意義以及特點，并對如何促進信息時代下的高校檔案管理工作提供自身的一些看法，希望能夠更好地促進我國高校檔案管理工作的正常開展。

【關鍵詞】信息時代；高校；檔案管理

一、前言

在當前，信息化的技術不斷普及，對我國社會的數字化和網絡化提供了技術上支撐，也在某種程度上更好地促進高校檔案管理工作的順利進行。為此，鑒于信息時代的特點，筆者就逐步探討了信息時代下我國各大高校應如何抓住機遇，創新我國高校檔案管理工作，這就成為當前亟需要面臨的難題。

二、信息時代下高校檔案管理的意義分析

創新是每一個時代中所不可缺少的，社會上只有不斷創新，才能更好地推動我國社會經濟的發展。當然，高校檔案管理工作必須要緊跟時代發展的腳步，順應時代發展的新方向，才能更好地加強各大高校管理工作。尤其是在信息化時代的到來，對我國高校管理模式提出新的要求，為了能夠更好地在信息化時代生存下去，這就需要不斷進行創新。

在我國傳統的高校檔案管理工作中，一般都是采用紙張手寫來進行記錄，而這種方法處理上比較繁瑣，并且查找起來非常不方便，在信息時代下，這種傳統的檔案管理工作顯然無法很好地滿足學校管理的需求，而且，在電子檔案管理的錄入和查找是當前賦予學校管理的重要任務，而這種傳統的紙質檔案管理必然會影響我國電子化檔案管理模式的創新發展。所以，高校檔案管理必須要采用電子化的管理模式，才能更好地利用各項工作的開展。

三、信息時代下應該如何協調好高校檔案管理關系

（一）切實做好相應的檔案編制和研究工作，逐步開發高校圖書館的資源。只有不斷加強檔案編制和研究工作，才能更好地加強高校檔案管理的工作。而且，還需要充分調動檔案管理部門的人力資源，及時地掌握全校上下的需求，積極地開展編制和研究工作，科學規劃相應的檔案信息，切實注重廣度和深度兩方面，尤其是要注重深層次的編研，并把握好相應的質量關和實效關，不斷提升檔案管理的編制和研究水平，與此同時，檔案管理工作者一定要切實根據高校管理的特點，充分利用檔案管理分類法來建立相應的檔案，結合高校改革和發展的需求，不斷增加庫存量，同時，還必須要充分引入新種類，之后就可以下工夫熟悉檔案管理的分類和內容，這樣就能夠方便準確快速地提供資料。

（二）建立檔案信息輸出體系。在高校檔案管理工作中，一定要切實根據利用者的需求，同時結合檔案的內容，逐步將檔案材料加工整理成適合需要和內容集中的專題編研成果輸入到檔案管理信息系統中去，之后就可以將這些編研材料或者是檔案信息通過有效地方式傳輸到全校教職工的面前，使得他們在利用過程中受益。另一方面，可以將多種傳輸方式進行有機地結合起來，可以構成更加科學合理的檔案信息輸出體系。從而可以及時揭示出檔案管理的內容。

（三）創新高校的服務機制，改善各類服務方式。為了能夠加強高校檔案管理的建設工作，這就要求我國各大高校對檔案管理工作有著深入的了解，并認識到檔案管理對于學校管理工作的重要性，只有這樣，才能更好地在高校開展相應的檔案管理活動。為此，要達到上述的目標，這就必須要求檔案管理部門和學校領導大力支持此項工作，不斷加強檔案管理工作的創新力度，緊跟時代的發展腳步，充分發揮檔案管理在高校各項管理的重要作用。同時，還要求校領導必須要改進管理方法，樹立多元化的檔案管理模式，或者是可以對檔案管理相應人員進行充分培訓，定期開展相應的知識比賽，從而可以強化檔案管理人對工作的高度重視。同時，還要不斷優化檔案管理的各項環節，避免各種繁瑣環節，讓檔案管理更加透明化和科學化。而且，一定要確立為師生服務的意識，將師生作為檔案管理的主要對象，除此之外，還要將檔案開發利用逐步向深層次服務進行轉化，根據高校教學和科研工作的需求進行編制一些資料，在服務方式上，可以主動與科研、教學和行政道路管理部門進行共同研發項目，建立相應的咨詢服務。逐步改變相應的服務功能，通過深層次的服務和多功能的服務，從而可以在最大的限度上滿足高校發展對檔案管理的需求。

四、結語

綜上所述，為了能夠更好地促進我國信息時代下的高校檔案管理工作，這就必須要分析高校檔案管理工作的必要性，同時還要對如何做好相應的高校檔案管理工作策略進行分析，只有這樣，才能更好促進高校檔案管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]臧大巍.試談高校檔案管理人員素質的提高[J].山東廣播電視大學學報,2010(01):7-18.

[2]馬玉妍.淺談加強高等學校檔案的管理工作[J].機電兵船檔案,2010 (01):43-68.

[3]陸為群.論高校教學檔案目標管理策略[J].江蘇高教,2010(01):11-35.

[4]韋艷.新時期高校檔案的創新服務[J].蘭臺內外,2013(05):90-101.