數字化背景下企業如何搞好檔案收集歸檔工作

文/勝利油田現河采油廠信息（檔案）中心　韓秋蓮

數字化背景下企業如何搞好檔案收集歸檔工作

文/勝利油田現河采油廠信息（檔案）中心韓秋蓮

【摘要】企業檔案工作必須適應新形勢，通過增強文件收集歸檔制度的執行力度，整合企業內部系統資源，解決各專業系統歸檔接口等舉措，確保應歸檔文件的電子文件實時歸檔與實體檔案歸檔。

【主題詞】數字化；檔案收集；歸檔

當前，隨著數字化油田建設的推進，企業現代化管理水平得到提高，企業管理過程基本上都在各自的系統中獨立完成，在工作效率得到提升的同時，隨之而來的是紙質檔案的減少，電子文件數量的增多，增加了檔案收集工作的難度，企業檔案收集歸檔工作面臨數字化帶來的一系列挑戰。因此在新形勢下，搞好檔案收集歸檔工作，豐富企業檔案資源，是實現檔案數字化和高效開發利用檔案信息資源的前提和保證。

一、數字化油田背景下企業檔案收集歸檔情況現狀

（一）數字化油田概述。數字化油田建設是融合自動化、信息化、智能化等現代化手段，最大限度地實現對生產運行全過程的實時采集、實時分析、實時優化，實時調整。主要內容是“標準化設計、模塊化建設、標準化采購、信息化提升”。通過整合集成，實現油田管理的數字化、自動化、智能化。

（二）現有的文件歸檔工作管理辦法不能適應企業發展需求。

在數字化油田背景下，油田生產、傳輸、監控實現自動化、集成化。同時企業管理的各個系統，如辦公自動化系統、ERP系統、合同管理系統、企業源頭數據庫等，大量數據都存在于各個分散的系統內。企業管理方式的改變，現有的收集歸檔方式已經不能滿足企業實際，收集歸檔難度增加。在企業管理數字化環境下，企業現有的管理辦法和制度，已無法有效應對日趨多元化的電子文件實施控制，由于缺乏可操作性的規范，企業運行過程中形成電子文件、重要數據不能實現實時歸檔。

（三）企業內部多系統并存與接口問題。目前企業使用的石化檔案管理系統是企業開展檔案管理的計算機技術集成平臺，也是企業檔案數字化管理的主要手段。但系統沒有實現與企業其他業務信息管理系統的關聯。《電子文件歸檔與管理規范》規定，電子文件邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。企業內部各單位自己單獨使用的各個子系統，多系統并存，互不兼容，達不到系統數據共享。由于各系統數據接口及諸多技術問題，不能實現電子數據實時歸檔。

（四）數字化建設項目文件歸檔文件的特殊性。數字化油田建設項目作為一項系統工程，有區別于一般建設項目檔案的特殊性和復雜性。除了產生一般工程項目的土建、安裝、工藝文件和圖紙外，數字化項目施工過程中，產生大量軟件設計、自動化控制、儀器儀表、自控線纜敷設等類型文件，同時還包括工藝流程系統優化，“四化”建設方案實施，生產指揮平臺的搭建等項目，施工過程中的照片、錄像、多媒體數字文件等多種介質的文件，這都是以往建設項目歸檔范圍不能涵蓋的。

二、應采取的對策分析

（一）適應企業現代化管理需求，從制度上強化收集歸檔的監督與指導。面對企業管理現代化進程，檔案人員必須更新觀念，與時俱進，了解和掌握企業現代化管理環境下檔案工作已由過去注重檔案實體管理轉變為檔案實體管理與檔案信息資源管理并存。積極探討電子文件形成特點和歸檔方式，重視電子文件的收集歸檔工作。將企業各類檔案信息收集環節納入企業運行網絡節點控制上，從企業運行流程上加強對檔案收集歸檔進行控制，強化信息資源建設。

（二）深入到企業管理環節，增強企業文件動態管控力度。在企業管理現代化進程中，檔案收集歸檔工作其隨企業生產經營的中心工作、目標任務、文件存儲介質的變化而發生變化。檔案人員應深入到企業經營管理中，圍繞企業的經營管理目標，對各類生產管理系統進行充分調研，了解企業各系統運行產生電子文件以及實體文件資料情況，進而制定出具有可操作性的歸檔范圍的檔案歸檔辦法，加強對企業文件歸檔范圍動態管控力度。

（三）整合企業資源，拓展檔案收集歸檔的深度。適應進企業的信息化發展進程，不斷拓展檔案收集的深度。隨著企業信息化建設的不斷推進，必然會有大量的電子文件隨之產生。加強企業內部各部門溝通與協調，優化企業內部管理流程。開展電子文件在線歸檔工作研討和論證，研究解決個系統歸檔接口問題，拓展電子文件歸檔接口應用。全面實現企業辦公自動化系統、ERP系統等企業管理分系統與檔案系統數據對接，使系統電子文件系統通過接口實現實時數據歸檔到檔案系統，提高歸檔效率，減少歸檔部門工作環節。

（四）加強指導與監控，確保數字化建設項目歸檔完整性。在具體工作中，一方面檔案人員必須針對油田企業“四化”項目特點，提前介入到項目管理中去；另一方面，檔案人員應加強與企業內部信息、工程技術人員和管理人員的溝通與協調，取得他們的技術支持，確保文件資料歸檔要求有的放矢，從源頭上控制文件材料的歸檔工作。

三、結束語

企業管理的數字化、智能化建設解決了企業技術落后問題，提高了企業管理水平和效率，給檔案管理工作帶來了挑戰，同時也給檔案管理工作的創新提供了機遇。企業檔案工作必須適應企業現代化的需求，深入企業生產和管理工作中，加強不同載體文件材料收集歸檔的前期控制，探索數字化管理的方式，優化完善檔案管理系統的應用實施各專業系統電子文件與檔案管理系統的數據的對接和在線歸檔。在數字化化油田背景下，使檔案的作用得到更充分發揮，對企業轉型升級做出貢獻，同時使企業檔案工作的地位不斷提升。

參考文獻：

[1]吳俊.企業檔案數字化工作探索[J].上海航天，2014,31:105-109.