淺談天然氣長輸管道工程基建檔案管理

文/廣東省天然氣管網(wǎng)有限公司　華琦

淺談天然氣長輸管道工程基建檔案管理

文/廣東省天然氣管網(wǎng)有限公司華琦

【摘要】本文對我國天然氣管道建設項目檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，以及如何做好工程檔案管理的過程控制作探討。

【關鍵詞】石油天然氣；工程質量；檔案管理；存在問題；過程控制

近十年來,管道運輸已成為我國石油、天然氣最主要的運輸方式之一。然而天然氣長輸管道運行一旦發(fā)生事故，則對下游用戶和社會帶來嚴重的影響。工程建設項目檔案是工程項目建設的真實記錄，是全面鑒定工程質量，查明事故原因，追究事故責任的重要依據(jù)，也為天然氣管道輸配運行管理和事故應急搶維修工作提供數(shù)據(jù)查考。

一、天然氣管道建設項目檔案的內容和作用

天然氣管道建設工程基建檔案是從管道工程建設項目的立項、核準、工程準備、施工、竣工驗收交付使用等整個過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體形式的文件材料。檔案內容主要包括工程項目前期的項目核準文件、勘查測繪文件、設計文件、管線路由規(guī)劃許可文件、工程/物資招投標文件、工程/物資采購合同協(xié)議、征用地文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、生產(chǎn)準備文件、竣工文件等。長輸管道工程基建檔案，是公司檔案的重要組成部分之一，記錄和反映了長輸管道工程建設項目的管理和工程施工的真實過程，為天然氣管道的輸配運營、安全管理，以及事故責任鑒定和處理提供了查考依據(jù)。

二、天然氣管道建設項目檔案管理存在的問題

（一）檔案分類問題。檔案分類是否合理，直接關系到檔案存放的查找利用，而部分業(yè)主單位的項目建設檔案分類僅設置到2級類目，有的甚至單純按工程階段的劃分來組卷，這樣的檔案分類劃分過于簡單，不利于檔案的合理組卷和系統(tǒng)管理，也不便于判斷各專業(yè)工程文件資料的歸檔是否完整齊全。

（二）檔案及時收集整理問題。一是由于長輸管道工程的管線路由長，往往覆蓋多個地級市、縣和村莊，管線路由規(guī)劃許可的報批工作難度大、耗時久，一段管線路由往往需要多次上報才收到批文，由于管線路由報批文件復雜、數(shù)量多，收集整理難度大。二是天然氣長輸管道工程的單位工程的劃分多、參建單位也較多，各線路標段、站場、及各專業(yè)工程機械完工時間不一，整體工程建設歷時長，工程檔案及時整理和移交歸檔的難度大。

（三）檔案編制質量問題。天然氣長輸管道建設項目大多采用業(yè)主+施工方+監(jiān)理方的管理模式，工程檔案由施工單位編制，監(jiān)理單位監(jiān)督，業(yè)主檢查指導、驗收。在工程建設期間，由于施工單位忙于趕工程進度，而往往忽略了檔案收集積累和及時整理。在種情況下，如果監(jiān)理單位的檔案監(jiān)督指導不到位，業(yè)主單位工程檔案監(jiān)督檢查力度小，或檔案人員缺乏工程專業(yè)技術知識，就會出現(xiàn)工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全、數(shù)據(jù)不準確等檔案編制質量不高的問題，甚至出現(xiàn)工程文件不真實的檔案造假。

三、做好天然氣長輸管道基建檔案管理的方法

（一）提高檔案管理人員的素質和業(yè)務水平。檔案管理人員應加強學習、積累經(jīng)驗，不斷提升自身綜合素質，適應實際工作的需要，做好天然氣長輸管道項目檔案管理工作。一是加深提高政治素養(yǎng)認識。天然氣長輸管道工程項目檔案涉及部分企業(yè)商業(yè)秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數(shù)據(jù)，因此檔案人員必須要有堅定的政治立場和高度的組織性、紀律性，能夠自覺遵守規(guī)則制定，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。二是檔案管理人員要有強烈的事業(yè)心和工作責任感，愛崗敬業(yè)、任勞任怨，要能夠耐得住寂寞，甘于清苦，兢兢業(yè)業(yè)、求真務實，不弄虛作假。三是檔案人員應當清醒的認識到，勝任工程建設檔案管理工作，不僅應熟悉檔案業(yè)務知識，通曉檔案各學科的理論和實踐工作方法，還應當學習計算機和網(wǎng)絡技術知識，掌握一定程度的石油、天然氣行業(yè)基礎知識和油氣儲運工程專業(yè)知識，不斷豐富自身的知識結構，積累工程檔案管理經(jīng)驗，對自身綜合素質不斷提高，為做好石油天然氣長輸管道建設工程項目檔案管理工作打下堅實基礎。

（二）制定科學、合理的檔案分類方案。《檔案分類方案》是檔案管理文件的重要組成部分，是檔案實體整理和分類的依據(jù)性文件，檔案分類是否合理在一定程度上決定了檔案的整理質量。一是檔案分類表可考慮將“文件歸檔范圍”和“保管期限”項目包含進去，這樣便可以“集多功能于一體”，準確知曉文件的收集范圍，判斷文件所屬的檔案類別，準確鑒定檔案的保管期限，為確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全保管、提高檔案管理質量充分發(fā)揮指導作用。二是根據(jù)天然氣長輸管道工程項目建設特點，可將施工文件分為線路工程、站場工程、穿越工程、無損檢測、管道干燥試壓等類別。其中，線路工程檔案應按各線路標段分別組卷、站場工程檔案按各站場組卷，穿越工程檔案按穿越單體組卷，無損檢測和管道干燥試壓檔案按工作包進行組卷。

（三）對基建檔案的質量和進度管理實施過程控制。一是在建設項目采用業(yè)主+施工單位+監(jiān)理單位的工程模式下，作為業(yè)主單位應注意做好項目工程檔案管理的前端控制工作，在項目早期及時制定并下發(fā)《工程項目檔案管理規(guī)定》等指導性文件，召集參建單位參加工程項目檔案培訓，解答監(jiān)理和施工單位所提出檔案編制、整理和移交等存在的疑問，在工程建設期見，定期赴工程現(xiàn)場檢查參建單位的檔案編制和整理情況。二是參建單位工程資料管理人員配置應相對穩(wěn)定，項目經(jīng)理重視工程檔案工作，工程檔案編制整理進度應與工程建設同步。三是工程監(jiān)理單位切實擔負起工程施工檔案的監(jiān)督指導作用，加大施工檔案工作進度控制，為工程檔案質量把好關，保證檔案施工記錄文件的真實、準確和完整。