探討新醫改下醫院檔案的管理改進方法

文/云南省臨滄市人民醫院辦公室　趙莉娟

探討新醫改下醫院檔案的管理改進方法

文/云南省臨滄市人民醫院辦公室趙莉娟

【摘要】醫院的檔案資料是現代化醫院管理的重要內容之一，它記錄著醫院各方面的發展內容，能為醫院制定科學化的發展戰略提供可靠的依據。由此可見，醫院的檔案資料是一種寶貴的信息資源，對不斷改善和發展醫院的醫療衛生事業有著重要的意義。本文分析了在新醫改時期下，醫院檔案管理工作存在的不足之處，并就如何改進管理方法提出一些策略建議。

【關鍵詞】醫院檔案；管理；改進方法

一、醫院檔案管理工作存在的問題

（一）管理體制落后。現在大部分的醫院都有建立起規范的醫院管理制度，但這些管理制度大多是針對醫療、護理、行政方面的，而針對檔案管理方面的制度是比較少的，即使有也是相當不完善的。對檔案資料的管理，有不少醫院的做法是根據管理人員的經驗和理解去操作，既沒有在統一標準下規范管理，也沒有制定針對檔案管理人員的績效考核制度，這就使得檔案管理工作效益處于無監管狀態，從而造成管理不嚴。

（二）現代化管理設備不足。對于醫院來說，為了提高資源配置的經濟效益，更愿意將資金和硬件設施投入到醫療方面，而對檔案管理硬件配套方面的投入則很少去重視，這就使得檔案室設備陳舊、管理技術落后，跟不上醫院現代化管理的進程，從而降低了檔案管理的效率。比如，計算機技術的應用，現在已經普遍應用到各個領域了，但是檔案管理方面卻不去應用這項技術，不少醫院還依然采用傳統的方式來管理檔案，收集、整理、借閱等都還是采用手工方式，繁雜又耗時間，嚴重制約了檔案管理工作效率的提高。

（三）檔案利用意識淡薄。檔案資源要去開發利用，才能發揮出它的作用，對一些檔案進行深層開發，挖掘一些有價值的東西，才能發揮出它的使用價值，從而能夠為臨床、教學、科研工作方面提供更好的服務。但現實是，更多的醫院只關注和重視醫療建設方面所帶來的經濟效益，把更多精力投放在醫療能力水平的提升上面，而忽視了檔案管理工作能夠帶來長遠利益的作用，這就導致了檔案資源開發利用率的低下。

（四）檔案信息化程度低。隨著計算機技術和網絡技術的廣泛運用，檔案管理工作也應該運用這些技術來促使檔案資源的信息化，提高管理效率。但現實中，檔案資料還是以紙質的形式為主，很少有音頻形式、電子書形式的檔案資料；管理手段方面，目前也僅是停留在信息檢索功能上，沒能建立管理網站以實現其共享性，大大降低了開發利用的效率。

（五）管理人員素質低。由于醫院對檔案管理工作不太重視，一般很少有配備專業、專職的管理人員，一般都是由其他部門的人員兼任，人員變動比較頻繁，一方面，兼職人員本身不具備檔案管理應該有的素質和能力，做不到專業性的管理操作；另一方面，兼職人員沒能全身心投入到檔案管理的工作中，幾乎不會去思考該如何做好管理工作才能發揮檔案資料的價值。檔案管理人員素質低、理論知識和能力都有限，缺乏史料和學術研究的能力，是遠遠滿足不了當下檔案管理的需求的。

二、醫院檔案管理改進方法

（一）完善檔案管理體系和制度。首先，醫院要設置科學的檔案管理職能機構并明確檔案管理人員的職責，改變以前零散的管理方式，規范化、統一化管理模式和標準，檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密等方面的工作都需要建立相對應的規章制度。其次，將檔案管理作為推動醫院現代化管理發展的重要內容來抓，將其列入醫院的整體發展戰略規劃中，并在每個人員身上得到落實，要求全員干部職工都要轉變觀念，加強檔案開發利用知識的學習，讓他們都能認識到檔案對醫院建設發展的重要性；最后，將檔案管理工作納入科室管理責任制，明確科室領導的責任，將檔案管理工作的效益與科室領導的績效相掛鉤，這樣就可以促使領導加強對檔案管理工作的監督，逐步實現檔案管理工作的制度化和規范化。

（二）加大現代化管理設備的投入。提高檔案管理效率就必須要有良好的管理設備來作支撐，因此，院方要加大現代化管理設備的投入。首先，要根據檔案資料的情況和統一的規定，配置專門用于存放檔案資料的庫房，并做好保障庫房安全的設施；其次，配備檔案管理工作所需用到的相關設備，比如打印機、復印機、掃描機等等有助于提升現代化管理水平的辦公設備，并使用專門用于檔案管理的專業軟件；再者，配備整套的檔案管理掃描錄入系統，改變以往單純靠人工輸入的落后方式；最后，將檔案資料引入醫院的局域網內，通過網絡環境，將檔案資料共享各相關部門，以便為醫療、教研提供更多的服務幫助。

（三）提升對檔案價值的認識。檔案資料本身并不會發揮作用，只有充分開發起來才能發揮出其作用，如果僅僅只是保存起來，就跟一堆廢紙一樣。人是利用檔案資料的主體，所以醫院全體職員都要轉變觀念、更新思想、充分認識到檔案資源的價值作用。首先，要讓檔案管理人員樹立正確的業務指導思想，端正工作態度，充分認識到檔案利用價值和服務性質，主動積極、多渠道地開發檔案資源，挖掘檔案資源的深層價值，從而來為醫院的經濟效益和社會效益提供更好的服務。其次，要積極開展對檔案資源的學術研究工作和編研活動，深層次開發和加工檔案信息，以便為檔案資源的使用者提供更多方面、多層次的有效信息。最后，還要建立起信息利用之后的反饋管理機制，與各級醫院建立起廣泛的聯系關系，實現信息資源的最大化共享，進而充分的發揮出綜合經濟效益。

（四）實現檔案管理的信息化和網絡化。當今社會是計算機網絡廣泛運用的時代，醫院的檔案資料管理也要與時俱進，實現網絡化和信息化，以與社會發展接軌。與傳統的紙質資料和手工查詢等管理手段相比，信息化的檔案資源有更多的優點，比如可以保存更長的時間，不會發生腐蝕、霉變，占用空間小，不需要占用庫房，可以保存更多的資料，查詢便捷，易于信息的傳遞和共享等等。要實現醫院檔案資源的信息化和網絡化，首先，要做好檔案資料的基礎管理工作，要對檔案資料做好全面的收集、鑒定、分類、歸檔等工作。其次，醫院檔案的門類是多種多樣，有文書、人事、病案，基建、設備等門類，醫院檔案的信息載體有文字、圖像，也有音頻，在信息化時需要分門別類的按內容輸入電腦，確保信息的有序性。再者，對各類資料數字化處理之后，通過局域網將這些檔案資源共享給醫院的相關職員，以便被更好的開發利用。最后，由于網絡環境的易受攻擊、易被感染的特性，還需要對信息化資源進行維護和管理，保證安全性，這就需要采用專業的軟件系統，以實現數字化檔案資料的安全、可靠以及自動化、現代化。

（五）提升管理人員的專業素質。人是檔案管理的主體，管理人員專業知識是否完善，素質能力高低都會對檔案管理效益產生直接的影響，所以為提高檔案管理的質量，就必須要有管理能力強和專業技術過關的管理人員，作為管理人員本身應自覺提升素質和能力很重要，同時醫院也要定時給予提供必要的培訓。首先，管理人員要具備一定的檔案管理的理論知識和專業操作技能；其次，醫院要定期組織培訓，幫助管理人員提升管理能力，在人員結構上要有遞補人員；最后，在網絡化和信息化時代，管理人員必須具備使用計算機和網絡的能力，并掌握現代化辦公設備的操作方法。

三、結束語

新醫改制度下，對醫院的管理工作提出了更多規范化的要求，醫院在這種環境下要牢牢抓住這個機遇，實現思想觀念的轉變，在檔案管理方法方面要敢于嘗試改革，運用先進的管理手段，促使醫院檔案的管理更加標準化、規范化，從而提高檔案資源的利用效益，從而促進醫院的發展。

參考文獻：

[1]黃恩梅.現行醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中國病案,2012(02):31.

[2]張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥,2013(04):24.

[3]李萍.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現代醫生,2014(02):17.