高校檔案管理信息化問題及對(duì)策

文/甘肅省慶陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　張紅

高校檔案管理信息化問題及對(duì)策

文/甘肅省慶陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院張紅

【摘要】檔案管理信息化在高校信息資源的組織結(jié)構(gòu)中占據(jù)著特殊的位置，與此同時(shí)檔案管理在歷史發(fā)展的長(zhǎng)河中，出現(xiàn)了諸多的問題和瓶頸。本文針對(duì)存在的一系列諸多問題，進(jìn)而探討高校檔案管理信息化的解決措施。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化

目前，各大高校的檔案管理信息化建設(shè)普遍開展，在提高工作效率的同時(shí)，節(jié)省了勞動(dòng)力和物資。但是高校檔案信息化在專業(yè)人士和設(shè)施配套方面仍然不夠完善。本文主要就高校檔案信息化管理中實(shí)際殘留的問題進(jìn)行細(xì)致分析，進(jìn)而提出相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策，旨在提高檔案的使用率和便捷的檔案管理辦法。

一、高校檔案管理信息化存在的問題

(一)基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠完善。良好的硬件設(shè)施與配套的專業(yè)性軟件是現(xiàn)代信息化建設(shè)的前提條件。如果高校檔案管理不具備基本的設(shè)施設(shè)備，建設(shè)信息化管理只是紙上談兵。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化的前提是高校的檔案機(jī)關(guān)具備接收和生產(chǎn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、掃描儀和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等；專業(yè)軟件包括檔案信息的處理系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)和相聯(lián)系的軟件及程序。調(diào)查顯示，我國(guó)高校檔案館缺少這一系列的基礎(chǔ)硬件設(shè)施和必要的配套軟件，進(jìn)而制約我國(guó)高校檔案管理信息化發(fā)展。

（二）紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化發(fā)展遲緩。紙質(zhì)的藏書檔案轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代電子文檔的模式是歷史發(fā)展的必然。數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文檔用于文件的保管和儲(chǔ)藏為檔案信息管理提供便捷，但是高校幾十年甚至上百年的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、刻成光盤、進(jìn)行磁盤存儲(chǔ)并建立完整的全文數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。該過程需要大量的勞動(dòng)力和物資，目前來(lái)看，各大高校在這個(gè)方面的投入有限，進(jìn)展明顯遲緩。

（三）檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一系統(tǒng)。高校的信息檔案實(shí)現(xiàn)資源共享，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)通過完整的體系和機(jī)制來(lái)體現(xiàn)，包含管理中系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)也包括紙類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和電子文檔的要求。同時(shí)，各個(gè)地方區(qū)域的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也需要達(dá)到一致的標(biāo)準(zhǔn)。就目前而言，我國(guó)檔案管理未形成統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于高校而言，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是不夠完善，從而阻礙信息現(xiàn)代化的建設(shè)，也會(huì)給資源共享帶來(lái)不便。

（四）檔案信息化的管理缺少專業(yè)人士。據(jù)調(diào)查，各個(gè)高校目前的信息管理人員缺少專業(yè)人士，就目前情況而言，高校檔案管理人員幾乎沒有專科或本科檔案管理專業(yè)或信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，熟悉檔案管理和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人士更加匱乏。大多數(shù)的檔案管理人員都是跨行業(yè)或兼職從事檔案管理工作的，所以系統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于他們來(lái)說具有一定難度。檔案管理人員中專業(yè)人才的缺少約束了檔案管理信息化的持久發(fā)展。

二、針對(duì)高校檔案管理信息化問題的解決辦法

（一）加強(qiáng)檔案信息化的硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化的建設(shè)需要通過諸多硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)建立，檔案信息化的發(fā)展離不開物質(zhì)條件，加強(qiáng)相關(guān)的硬件設(shè)施勢(shì)在必行。現(xiàn)有的設(shè)備需要繼續(xù)利用，同時(shí)，需要引進(jìn)大批量的先進(jìn)設(shè)備，從實(shí)際角度出發(fā)，引進(jìn)設(shè)備時(shí)需協(xié)同專業(yè)人士，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備時(shí)，要聽取專家的意見和建議，保證設(shè)備的先進(jìn)性并杜絕不必要的浪費(fèi)現(xiàn)象。

（二）強(qiáng)化高校對(duì)檔案管理信息化的重視。領(lǐng)導(dǎo)要起到一定的帶頭作用，深刻了解檔案管理的法律法規(guī)并熟悉上級(jí)行政管理部門對(duì)于檔案管理信息化的要求。領(lǐng)導(dǎo)要定期集合全體的檔案管理人員討論檔案管理過程中遇到的的各種問題，根據(jù)工作中遇到的問題進(jìn)行系統(tǒng)性的研究討論。時(shí)刻牢記檔案管理信息化的發(fā)展的必要性，要理解檔案信息化的發(fā)展道路，循序漸進(jìn)的提高檔案人員對(duì)于檔案管理信息化重要性的意識(shí)。

（三）通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高檔案管理信息化的運(yùn)行機(jī)制。檔案的實(shí)際價(jià)值在于其再利用價(jià)值，而檔案信息化的管理會(huì)為檔案的充分利用提供有利的條件。實(shí)現(xiàn)檔案資料及檔案信息整理、檢索的自動(dòng)化是高校共同努力的目標(biāo)。現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該廣泛的應(yīng)用于檔案管理中，使檔案管理的信息化水平得到較大提升，高校的檔案就能更好地為教學(xué)、科研等領(lǐng)域服務(wù)。高校的檔案館無(wú)法獨(dú)立工作，檔案信息化的進(jìn)程需要諸多因素支撐。教學(xué)、科研、行政、宣傳等工作的順利開展需要一個(gè)有效完善的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的帶頭和相關(guān)部門的緊密配合來(lái)完成。

（四）充分招募檔案管理的專業(yè)人士。管理人員是檔案管理中不可或缺的一環(huán)，檔案管理信息化的水平取決于檔案管理人員整體的知識(shí)水準(zhǔn)以及他們的整體素質(zhì)。檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)綜合型人才的需求較為強(qiáng)烈，檔案管理人員在熟悉相關(guān)知識(shí)的同時(shí)還要對(duì)業(yè)務(wù)熟練。專業(yè)人才可以通過以下兩個(gè)渠道招募：一是通過人事部門的招聘；二是高校自己培養(yǎng)專業(yè)的人才通過培訓(xùn)和進(jìn)修。各大高校都應(yīng)該采取有效措施和策略，提高信息管理人員的工作積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，是信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都離不開信息和網(wǎng)絡(luò)。高校檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路，同時(shí)也促進(jìn)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)久高效發(fā)展，而且還大幅度提高了館藏資源的完整性和永久性。所以提高檔案管理的進(jìn)步是歷史發(fā)展的重要任務(wù)，也是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。完善的檔案管理要緊跟時(shí)代的腳步，只有適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)趨勢(shì)，才能呈現(xiàn)檔案管理工作的新面貌。

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