學校檔案管理如何實現信息化管理

文/山東省實驗中學東校教導處　姜曉鳴

學校檔案管理如何實現信息化管理

文/山東省實驗中學東校教導處姜曉鳴

【摘要】我國已經正式進入到信息化，信息化社會的明顯標志就是信息化技術對于各個領域整體水平的提升。檔案管理引進信息化管理方式是時代發展的要求，也是信息化改革在檔案工作的具體應用。學校檔案要實現信息化管理，需要從多方面進行把握，既要求做好外在條件的補充，也要做好內在管理的升級。學校檔案管理是學校工作的重點，做好檔案管理能夠給予學校發展更多的基礎性保障。

【關鍵詞】學校；檔案管理；信息化；優勢；方法

一、引言

科學技術的日新月異給社會生活帶來豐厚的回報。計算機自應用以來，在各個領域都發揮出積極的作用。計算機引領了信息化社會的發展，信息化進步豐富了計算機的使用功能。檔案管理是學校日常管理中的主要工作，檔案管理對于學校的發展建設具有重要意義。信息化的檔案管理是檔案工作今后的發展方向。

二、學校檔案實現信息化管理的優勢

（一）檔案信息化有利于學校檔案信息的全面記錄。學校檔案受教學活動的影響，檔案管理中，需要處理很多文字資料、圖片資料和視頻影響等材料。信息化管理中將紙質材料與電子版材料統一起來，使查閱者在尋找資料時，能夠第一時間找到所需的資料。信息化系統存儲范圍大、處理迅速、保存時間長，這樣就會給檔案資料更加穩定的保存狀態。

（二）檔案信息化有利于培養學校檔案管理的專業性人才。學校檔案工作在當前的很多學校中，都是由教師或者職工來擔任，檔案工作實際上是一項專業性質很強的工作。但是，在實際工作中，管理的不到位、不均衡，影響了檔案管理的質量。檔案信息化管理模式的實施，使學校檔案管理人員必須要進行一定的學習，才能夠掌握檔案管理的方法，這就會從專業學習方面硬性的加強檔案管理人員的素質，提高學校檔案管理的整體水平。

（三）檔案管理信息化有利于學?？焖俳n案服務“綠色窗口”。學校檔案管理的傳統方法就是運用信息檢索的方式，進行資料查詢，這樣不僅不準確，而且經常會耽誤查閱者和工作者大量的時間，查閱效率很低。信息化管理能夠運用計算機技術，建立檔案查詢系統，通過輸入一定的提示字母，就能夠按照系統中設置的專業分類，迅速找到所要查找的信息。根據系統化的檔案管理，可以建立檔案查閱的綠色窗口，使學校內部和學校外部，都能夠實現信息的共享。

三、學校實現檔案信息化管理的方式

（一）增加基礎設備，提供信息化管理的硬件配備。學校檔案管理引入信息化管理理念，是檔案管理的升級，也是學校管理方式的發展。實現信息化管理要從基礎做起，要以客觀和主觀條件的雙重進步作為衡量標準。信息化管理不是單純的計算機管理，而是將學校檔案管理納入到現代化的管理模式中，從根本上更新檔案管理的方式和手段。檔案管理信息化是以計算機設備為基礎條件，以計算機系統為操作平臺。這樣就要學校要實現檔案管理的現實，要投入必要的基礎設備，增加計算機設備的規模和層次，引進先進的管理系統。設計管理系統要以學校的實際工作為藍本，建立學校檔案管理的特殊化要求。

（二）建立規范的管理體制，強化檔案管理體系。信息化管理的管理機制尤為重要，學校要根據自身教學管理模式，建立符合需要的檔案管理辦法，制定檔案管理制度，完善檔案管理的流程和技術規范，制定一定的安全措施，對檔案的瀏覽權限要有明確的規定，防止檔案信息泄露，避免檔案工作方式不當帶來的損害。檔案管理體系需要學校的各個部門都能給予協助，在檔案的使用過程和歸檔工作上，嚴格執行規定，按照統一的標準進行操作，保障檔案管理工作的程序，提高管理效率。檔案管理要實現規范化、專業化、科學化管理體系，規章制度的完整是重要條件。

（三）提高檔案人員管理技能，加強專業性培訓。檔案工作是為學校建設服務的，因此，檔案信息化管理的標準就是能夠為學校提供更直接、更簡捷的服務。信息化檔案管理依托于現代化的技術，而檔案管理工作中，人為操作還是占據主導地位。提高檔案人員的管理技能，對于檔案管理工作非常重要。學校要定期或者不定期對檔案管理人員加強培訓，加強管理人員的檔案知識和計算機知識水平，同時，提高檔案管理人員的責任心，保證檔案管理工作能夠維持在規范運行的模式中。

四、結語

學校檔案信息化管理是一個長期的過程，需要投入基礎設備，實行專業人員管理。信息化管理使檔案工作更加全面，更加符合檔案工作的要求。學校在信息化檔案管理工作上，要更新意識，提供必要的條件，使檔案工作與其他工作更加統一協調，實現學校信息化建設的新發展，實現信息化管理對于教育教學工作的輔助作用。

參考文獻：

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