基于信息生態的數字檔案館生態化建設

文/廣州市規劃局番禺分局　彭小芹

基于信息生態的數字檔案館生態化建設

文/廣州市規劃局番禺分局彭小芹

【摘要】借助信息生態的基本特性和要素,論述數字檔案館中信息生態的要素構成,并分別對這些要素進行分析,提出在要素構建中遇到的問題和加強數字檔案館生態化建設的策略。

【關鍵詞】信息生態；信息生態要素；數字檔案館

一、數字檔案館信息生態的內涵

所謂的信息生態指在特定的信息空間、信息人與信息環境之間以及信息資源的傳輸和反饋為紐帶,以信息技術為手段、以需求滿足為目標而形成的一種均衡運動狀態,是人類信息生態系統中人類與社會組織周圍一切信息交流要素總和。如檔案館就是一個信息生態,它是匯集文件、檔案、電子文件、書刊、磁帶、磁盤、光盤和檔案館員的一個場所,滿足檔案用戶的信息需求是檔案館實現其自身價值的基本條件。由此，檔案信息主體、信息資源、信息過程以及內外部環境相互統一的作用過程即是數字檔案館信息生態系統，同時生態系統中的各要素(即檔案信息—檔案信息主體—信息環境)之間互動交流、多向反饋，形成良好的信息循環系統模式。

二、基于信息生態的數字檔案館構建要素的分析

檔案信息生態要素重點分為：檔案信息人、檔案信息、信息環境三要素。由這些要素所組成的具有一定自我調節能力的復雜的數字檔案館系統,正是信息生態要素和特點在數字檔案館中的體現。因此,以信息生態要素為基點來闡發數字檔案館建設中檔案信息生態的構成要素：

（一）檔案信息人。數字檔案館內部的信息生態系統的檔案信息人包括檔案工作人員與用戶。數字檔案館對工作人員的素質要求要比傳統檔案館高得多,檔案館員不僅是檔案信息資源管理者,檔案信息利用的指引者,更是檔案信息知識的宣傳者。數字檔案館檔案信息用戶是指通過授權,允許在一定權限內訪問數字檔案館信息資源以及接受其相關服務的合法用戶。數字檔案館工作人員及用戶的自身的素質高低以及信息利用需求意識的強弱,直接影響檔案信息的接收率和數字檔案館的信息生態系統的好壞。

（二）檔案信息資源。數字檔案館保存有豐富完整可傳輸利用的數字檔案信息，因此可以大力海量存貯、快速傳輸的功能。目前數字檔案館信息資源在量上存在信息鴻溝、信息壟斷、信息孤島等現象,在質上存在的檔案信息污染的問題。這些問題使部分檔案館在信息整合方面面臨尷尬局面,出現檔案信息資源開發與信息服務需求不平衡以致脫節等現象。

（三）檔案信息環境要素。與自然生態系統相似,數字檔案館信息生態系統在其生存和發展過程中要不斷與周圍的信息環境發生關系,根據信息生態系統的定義,數字檔案館信息環境要素即檔案信息環境尺度空間可以界定為:檔案信息基礎設施、檔案信息技術、檔案信息制度等要素組成。

三、基于信息生態的數字檔案館生態化構建策略

（一）強化檔案信息主體在系統中的主體地位。針對數字檔案館信息主體的缺失,數字檔案館需要對館員以及用戶進行人文管理,進行信息素質教育的培訓,重塑檔案信息主體在系統中的核心地位。在檔案工作人員方面,首先要改善數字檔案館館員結構。為了適應新的信息環境,數字檔案館的工作人員必須學習更多的科學文化知識,掌握現代信息技術,成為復合型、一專多能的人才。同時通過多媒介的宣傳教育，提高工作人員的檔案信息素養，并增強其信息意識,規范其信息行為能力；同時，注重檔案用戶的教育，包括對檔案用戶信息意識的培養，用戶檔案信息資源獲取能力的培養，用戶信息道德的培養，以保證檔案信息資源在利用和傳播中獲取真實和權威的效果。

（二）優化檔案信息資源的整體布局。數字檔案館信息生態系統是一個具有高度自治和自我調節功能的相對完善的檔案信息資源流動體系。一方面需要加快檔案館原始信息的數字轉換進程和電子文件的積累,保證可傳輸數字信息的數量,不斷加以補充、更新和完善。另一方面在檔案信息污染方面，在信息的加工管理流程中需要對虛假、冗余的檔案信息進行有效管制，避免任意流通，同時，作為大眾傳媒，也要擔負起為社會服務的責任，提高檔案信息的服務意識，另外，調查研究是做好檔案信息利用工作的前提和基礎，注意收集利用者對檔案信息資源建設的意見和建議，確保數字化建設持續健康的發展。

（三）優化檔案信息資源的數字化環境。運用信息生態系統中信息環境要素的屬性，針對檔案信息基礎設施的滯后性,應加大網絡與數據庫建設的力度。對檔案館的門戶網站進行升級改造,實現網上信息采集、豐富門戶內容、加強提高基礎數據環境的質量。同時針對數字檔案館建設中信息法制環境的落后問題,進一步保障和完善檔案信息制度。數字檔案館在建設和運行過程中涉及到的如著作權、隱私權等具體法律法規難題,電子文件、數字化檔案的法律效力問題，都急需制定專門數字檔案館建設和運行的法律制度進行協調解決。同時為了維持信息生態系統的平衡還必須給予一定的政策管理與扶植,使檔案信息生態系統在發展中實現動態的平衡與穩定。