新時期如何做好大型水電企業科技檔案的保密工作

文/天生橋一級水電廠　黃大忠

新時期如何做好大型水電企業科技檔案的保密工作

文/天生橋一級水電廠黃大忠

【摘要】大型水電企業的科技檔案產生于其基礎建設的全過程，是企業的寶貴財富和核心秘密,是企業生產經營工作的重要參考,其蘊藏著潛在的價值,關系到企業安全生產與未來發展的成敗。因此，做好大型水電企業科技檔案的保密工作具有重大的現實意義。

【關鍵詞】水電企業；科技檔案；保密工作

科技檔案是指在生產、科研活動中形成的、具有保存和利用價值的各種載體的文件材料。作為國家“八五”時期重點建設的水電行業的大型企業，天生橋一級水電廠（以下簡稱“我廠”）的科技檔案產生于電站建設的全過程，主要包括項目提出、可行性研究、工程設計、招投標、施工、竣工驗收,以及試運行等過程中形成的不同形式與載體的各種記錄，是企業檔案的基礎，是企業的核心秘密及重要參考,其蘊藏著無限的價值,關系到企業的生存。

一、建章立制，依法制檔，確保科技檔案管理制度化

2014年，黨的十八屆四中全會審議通過了《中共中央關于全面推進依法制國若干重大問題的決定》，在全面推進依法制國的大環境下，企業檔案部門應明確目標、把握形勢，使檔案工作服務依法制國建設的同時，還要全面推進依法制檔建設。《檔案法》是調整檔案管理關系的基本法律，它將檔案工作的重要性提高到國家為之立法的高度，是管理檔案事業的法律依據。水電企業要根據國家《檔案法》《保密法》等有關法律，制定本企業相關的檔案管理制度，如：檔案保管制度、保密制度、查借閱制度等，對科技檔案資料的收集、立卷、利用和安全保密等方面作出嚴格規定。在日常檔案工作中，嚴格按照規章制度辦事，認真履行查詢、借閱、復制等各項審批手續。一是完善科技檔案查詢、借閱及復制手續，借閱、復制單要有主管領導簽字，以防止有關人員利用工作之便在未經領導審批的情況下私自查閱。二是借閱的科技檔案須在規定的期限內歸還。在收回檔案時要認真核對，檢查是否有漏頁、撕裂、涂改等不符合規定的情況，如發現情況及時向領導反映并按有關規定進行處理。三是搞好科技檔案涉密文件的清查鑒定工作，嚴格劃清密與非密的界限,區分保管期限與保密期限，依法進行升降密及解密工作，嚴格確定檔案開放、利用的范圍,為搞好規范化的涉密檔案建設奠定基礎。

二、硬件設施的配置和管理是做好科技檔案保密工作的物質基礎

大型水電企業綜合檔案室要有三種用房，即檔案室、閱覽室、辦公室，并且三室分開。一是檔案室必須符合檔案管理要求，做到防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防霉、防高溫高濕、防強光、防有害氣體等“十防”措施；且檔案庫房不設在底層和頂層。二是檔案室應配置檔案密集柜、防磁柜、密級文件柜、除濕機、空調、火災報警器等設備,以及監控設備、紅外線報警設備等。這些現代化的先進設施設備為做好檔案的保管和保密工作打下了良好的物質基礎。三是制定嚴密的檔案庫房管理制度，在日常工作中，檔案室應指定專人負責管理,無關人員一律禁止入內；對涉密檔案應放在密級文件柜中集中保管，確保檔案實體的安全、保密；每天還要做好檔案室溫濕度、電器線路、消防設施等巡視檢查并做好記錄，確保檔案室符合檔案實體保存的條件。

三、上級部門的檢查監督和企業內部的自查自改是必不可少的監管手段

法律、法規及企業規章制度制定得再完善，如果不執行或者執行不徹底也只是空話而已，關鍵是執行力度。然而，人不免有惰性和私心，光靠自覺難以達到應有的效果，需要有一整套的監管及檢查制度來督促執行。行之有效的方法就是企業上級有關部門的檢查監督和企業內部的自查自改工作。一是企業的上級主管部門定期到基層企業開展檔案現場評估檢查工作，通過對企業檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業務工作等幾方面工作的檢查監督，給企業檔案管理水平評優，評比的結果與企業先進掛鉤，這才引起企業高層及全員的重視，促進企業檔案管理水平的整體提高。二是企業內部也應定期進行內部檔案管理自查工作，從完善檔案管理制度入手，對檔案的收集、整理、歸檔、保管及開發利用等作業環節進行檢查，檢查結果納入檔案工作人員個人各項考核，這樣，有利于提高檔案人員的工作積極性，保證了檔案業務工作的順利開展，確保科技檔案保密工作的持續性。

四、加強檔案隊伍建設是搞好科技檔案保密工作的活力之源

建設一支思想素質強、業務水平精、紀律考核嚴、行事作風好的檔案管理隊伍是保證檔案工作順利開展的活力之源。大型水電站的水工建筑物等保密工作更是水電企業科技檔案保密工作的重中之重，因此，加強大型水電企業的檔案隊伍建設刻不容緩。首先要加強思想政治方面的學習。要把檔案工作提高到政治層面上來，要有高度的社會責任感和強烈的愛國心。尤其是科技檔案牽涉到的工程設計、技術專利、知識產權等一些涉密內容的管理，更是要求檔案管理人員具有良好的政治覺悟和道德素養，保證涉密科技檔案的安全。其次是從業人員還要加強自身的修養問題，謹慎自己的言行，牽涉到保密信息不得泄露，自覺遵守各項保密工作紀律。最后還要不斷提高自身的檔案管理業務水平，只有業務精湛了，水平提高了，才能更好地識別和防范泄密的發生。

五、正確處理科技檔案利用和保密工作的關系

隨著社會的進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，體現了檔案保密管理與利用工作的重要性。檔案是一種重要的社會信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發利用，以實現信息資源共享，科技檔案更是如此。首先，要正確對待檔案的秘密性。如果對涉密檔案無視其秘密性，無限擴大開放利用范圍，是嚴重違反保密管理規定的。因此，在開放檔案利用的同時，應當做好相應的保密工作。其次，在嚴格遵守保密工作的同時，切實要挖掘檔案利用效率，以為企業高層決策服務、為基層服務為檔案工作宗旨，更好地開展檔案的利用工作。一方面，密級檔案應該保密，但保密的目的也是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。另一方面，檔案的開發利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家、企業的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

六、防范信息化對檔案保密工作帶來的沖擊

高速發展的信息化建設在各個領域的滲透，在為檔案工作帶來了極大便利的同時，也帶來了新的保密問題，諸如電子文件中的數據丟失、病毒侵害、載體霉變、人為破壞等。因此，防范信息化沖擊檔案保密工作以及加強電子文件的安全防護問題也應該引起了足夠的重視。一是企業檔案部門業務用電腦只連接企業內部局域網，減少受病毒損壞和黑客浸入的可能性。二是密級檔案的歸檔、利用應以紙質檔案的為主，減少數字化帶來泄密可能性。三是涉密計算機與局域網實行物理隔離，以有效地阻止檔案遭受損壞。四是檔案業務用電腦安裝防火墻及防毒軟件，禁止帶病毒的移動硬盤等在電腦上使用，還有涉密筆記本電腦禁止在辦公室以外的地方使用等等。隨著時代的發展，應對信息化帶來的一系列的檔案安全保密防范問題將是一項長期的課題。

七、結束語

胡錦濤同志曾指出：“檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面”。新時期黨和國家將檔案工作提高到了一個前所未有的高度，作為一名大型水電企業的檔案工作者，除了要用科學發展觀的眼光看待檔案工作外，更要與時俱進，依法制檔，力爭做好本企業科技檔案的保密工作，為企業的生產經營提供優質服務。