新時期基層水利檔案管理措施探討

文/浙江省天臺縣里石門水庫管理局　王智萍

新時期基層水利檔案管理措施探討

文/浙江省天臺縣里石門水庫管理局王智萍

本文以基層水利檔案的主要特征為出發點，探討提出新時期改進基層水利檔案管理的若干措施，希望能為基層檔案工作提供參考。

新時期；基層水利檔案；檔案管理；措施

在新時期里，基層水利檔案管理面臨新要求、新挑戰。一方面，基層水利檔案管理的內容越來越豐富，工作量不斷增大，傳統的管理方式很難適應。另一方面，基層水利檔案管理面臨重視度不夠、缺乏資金投入，檔案的收集與整理工作得不到落實，信息化建設落后等問題，急需采取有效措施。

一、基層水利檔案的主要特征

基層水利檔案是獨立核算的或由鄉鎮組織的中小型水利工程管理單位、工作人員等在社會生產與實踐過程中形成的，是具備一定保存價值的原始記錄，涵蓋了水利設施在設計、施工、驗收以及土地合同、道路建設、農田水利、測量規劃、日常維護等過程中形成的各方面材料，擁有分散性、可塑性、周期性等主要特征。

一是基層水利檔案的分散性，如果站在水利工程建設與布局的角度，檔案的分散性較強，從水利工程投資、建設到完工的整個過程都會形成檔案資料，時空跨度很大，如果檔案工作人員沒能及時或提前收集檔案，就極易造成資料分散、丟失。二是基層水利檔案的可塑性，它指得是從基層水利工程建設的角度看，檔案資料要經歷一個不斷補充、修改和完善的過程，尤其是從最初的工程設計報告到竣工驗收會發生很大變化，如果不能一起收檔設計資料、竣工資料，就會導致檔案失真，檔案價值也被降低，所以它的可塑性較強。三是基層水利檔案的周期性，它指得是水利工程建設的時間跨度大，周期性非常強，特別是水文勘測資料，其周期性尤為突出。

二、新時期基層水利檔案管理措施

（一）提高認識建立制度，提升水利工程檔案工作。基層水利檔案管理的改進必須要加大對人員配備、制度建設、設備等軟硬環境的投入。一是加大宣傳檔案管理的力度。在《檔案法》的實施下，整個社會都大大提高了對檔案管理的認識。業主單位嚴格按照《中華人民共和國標準科學技術檔案案卷構成的一般要求》、水利部《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》及相關規程、規范文件要求對水利工程檔案進行全程指導和監督，并形成制度（包括歸檔范圍、要求及檔案資料的收集、整編、查閱等內容），實現“統一領導”“協調配合”“專人負責”的管理模式。二是水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，凡參建單位工程檔案達不到檔案質量要求的，項目法人不返回工程質量保證金。

（二）落實檔案收集與整理，提高檔案管理水平。首先，收集水利工程檔案務必要由始至終，確保檔案完整。在建設水利工程的最初始階段就應落實檔案管理人員職責，根據不同水利工程特點，拓寬檔案收集渠道，采取靈活多樣的收集手段，適應水利工程檔案管理的要求。對建設周期較長的水利工程檔案收集，應與施工現場資料員及其他施工部門保持聯系，及時溝通，隨時掌握水利工程進展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失。其次，水利工程建設涉及廣泛的內容，需要眾多單位參建，所以檔案資料繁多。當檔案管理人員在組卷基層水利檔案時應重視遵循技術文件自然形成的規律和成套性特點，按歸檔范圍內容科學分類、排列、組卷。例如：一是在建設階段需依據報批程序整理材料，文字在前、報批圖紙在后。二是在勘測設計階段需依據設計單位、勘測單位形成的水文、地質等基礎性資料進行專業整理。三是在施工階段需依據單位工程、分部及分項工程與施工程序相結合的原則進行專業的單項整理，包括施工技術材料、質量評定材料、竣工驗收材料等。監理單位不僅負責收集、整理、編制工程監理過程中應歸檔的文件材料，與工程建設同步對施工單位的文件材料、工程檔案（特別是竣工圖）進行檢查和審核，并出具有關該工程檔案的專題審核報告。

（三）加強檔案信息化建設，提高檔案的利用率。計算機技術、網絡技術的快速發展為基層水利檔案管理帶來前所未有的挑戰，檔案管理人員應正面迎戰，加強信息化建設，大力推行縮微、磁介質、電子等多媒體形式的檔案，并重視收集、整理、保存建設過程中形成的各種電子文件，把照片、聲像、紙質等檔案資料刻錄到多媒體介質上進行保存，同時加大對信息的加工、開發及利用，把檔案的利用深度加大，從而實現資源共享。

利用是檔案的生命，改進檔案管理，做好基層水利檔案的收集、整理、保存等也是為利用做準備。為此，基層水利檔案管理還應加大投入數字化建設和網站建設，以數字檔案為核心形成的數據庫，在共享資源的基礎上為利用檔案提供方便，方便相關單位及人員能在最短時間里找到自己需要的檔案信息，從而把檔案的價值充分體現出來，提高基層水利檔案的利用率。

三、結語

基層水利檔案管理是一項系統的、復雜的工程，作為基層水利部門、水庫管理單位等，務必要清晰認識基層水利檔案的主要特征，并積極采取提高認識并增加投入、落實檔案收集與整理、加強檔案信息化建設等措施加快改進基層水利檔案管理，為基層水利事業的快速健康發展提供保障。

［1］遲煒，張桂穎.蓬萊市水利檔案管理現狀及建議［J］.科技資訊，2015（04）：129.

［2］王文平.水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的思考［J］.中國水利，2013（06）：62～64.