研究生學位檔案管理現狀及精細化管理的思考

文/濟寧醫學院附屬醫院　李鈺銘

研究生學位檔案管理現狀及精細化管理的思考

文/濟寧醫學院附屬醫院李鈺銘

本文從精細化管理的角度探討了研究生學位檔案的日常管理，旨在進一步促進研究生學位檔案管理工作的水平。

研究生；學位檔案；精細化管理

研究生教育是高層次知識結構人才的培養，在研究生教育、培養過程中形成的研究生學位檔案是研究生學習、科研和實踐活動的真實記載，是具有保存價值的重要歷史資料，記載并反映了導師和研究生之間教與學活動的學術思想、學術水平和學術成果，同時也反映了研究生管理部門的管理情況和管理水平。因此，研究生學位檔案管理作為各高等院校檔案管理工作的重要組成部分也越來越受到重視，加強研究生學位檔案的管理具有十分現實的意義。

一、研究生學位檔案的內容和特點

（一）研究生學位檔案的內容。要做好研究生學位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學位檔案的內容。研究生學位檔案主要是指培養和學位授予等活動中形成的具有保存和利用價值的的文字、圖表、照片、聲像等文件材料，涵蓋了研究生培養的整個過程，能夠比較客觀地反映高等院校研究生培養的能力、水平和最終結果。具體包括：研究生學籍信息表、培養計劃書、開題報告書、中期考核報告、必修環節記錄（包括參加學術活動手冊、科研實踐、社會實踐報告等）、成績單（包括學位課、選修課和專業課考試成績）、學位論文評閱及答辯產生的一系列材料以及在學期間取得的科研成果（包括正式見刊的學術論文、著作、專利、獲獎等）和最終版學位論文等等。

（二）研究生學位檔案的特點。1.個性化。學位檔案是以每個研究生個體為單位單獨立卷，是研究生在學期間整個培養過程的真實記錄和教育結晶，與每個研究生的學習、科研密不可分，反映了研究生個人的綜合素質，對研究生本人求職、深造具有憑證價值。2.廣泛性和多樣性。研究生學位檔案記錄了研究生從入學到授予學位的全過程，涉及研究生、指導教師、教研室、論文評閱人、答辯委員會、學位評定委員會和各級研究生管理部門等，需要多方面的合作才能完成，可見其來源及形成既廣泛又復雜。由于學位檔案的內容涉及面廣，檔案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料；既有紙質版材料，也有電子版材料，且各自具有不同的特點和要求，從而使得學位檔案的內容和形式也是多樣性的。3.階段性和連續性。研究生從入學到最后獲得學位，需要經過學位課程的集中學習、參加臨床教學實習、社會實踐、實施科研課題、完成學位論文及論文答辯、學位申請等多個階段。每一階段都隨之產生相應的學位檔案材料，每一階段形成的檔案材料又是相互聯系的，貫穿于研究生培養和學位授予的全過程，反映了研究生專業基礎理論知識由淺入深、科研能力由弱到強的漸進式發展全過程。4.科研性和保密性。研究生在導師的指導下完成研究課題，由此產生的學習成果、發表的學術論文、實驗記錄、科研成就等相關材料是學位檔案的重要組成部分，代表著研究生的學術水平，對學位檔案中的個案進行研究，可以了解到每一個研究生具備的科研素質和能力，因此學位檔案本身就具有一定的科研價值。同時，有些優秀的研究課題具有前瞻性、創造性，在研究生學位檔案中的學位論文、科研記錄等都有深刻的反映，并且會提出保密申請，對涉及技術創新、知識產權或科研開發等特殊的信息資源，為了情報信息的安全性、知識經濟的嚴肅性，學位檔案管理必須具有保密意識，嚴格保密制度。而且，研究生學位檔案的形成過程也是研究生教育與管理的過程，學位檔案是研究生自我歷史的階段性記錄，有些涉及個人隱私，作為學位檔案管理者一定要嚴格遵守保密制度。

二、目前研究生學位檔案管理普遍存在的問題

（一）研究生學位檔案管理者意識淡薄，專業知識欠缺。

大多數研究生管理者的思想意識仍限于傳統的管理體制，對于檔案管理的意識還較淡薄，沒有予以足夠重視。加之研究生管理的日常工作也非常繁雜，對學位檔案管理缺乏時間和精力，而且研究生管理者大多是兼職檔案管理人員，知識結構單一，檔案管理知識相對欠缺，沒有經過專門的檔案基本業務培訓，缺乏有效的約束機制，責任心不強，造成歸檔資料不齊全，整理不規范，查找利用困難。

（二）研究生學位檔案管理規章制度欠缺，相關管理部門歸檔不及時。高校和培養單位的研究生管理者往往對如何提高研究生培養質量予以重點關注，忽視了研究生學位檔案管理的重要性。由于對研究生學位檔案的地位和作用認識不到位，重視程度不夠，致使研究生學位檔案缺乏系統有效的管理制度，給歸檔的完整性和規范性帶來了一定影響。學位檔案材料涉及內容多而廣，不僅具有多樣性和復雜性，時效性也很強，還具有跨年度性。但目前多數研究生學位檔案都是在研究生離校前才匆忙整理，材料內容千篇一律，不僅質量不高，也體現不出學位檔案的個性化特征。

（三）研究生學位檔案管理信息化程度低。目前多數高校、培養單位雖配備了計算機和網絡技術，但并沒有真正實現檔案電子化管理，研究生學位檔案管理手段仍很陳舊，大多仍采用手工作業，距檔案信息網絡平臺管理還相差甚遠，許多珍貴的信息資源隨著檔案材料的歸檔被束之高閣，沒有發揮出學位檔案資料的應用價值。而且，隨著研究生招生數量的增加，檔案數量也必然隨之增多，對檔案質量的要求也會提高，僅靠有限的檔案管理人員手工操作顯然已不合時宜，所以改變現行檔案管理模式，提高研究生學位檔案系統化、信息化管理勢在必行。

三、加強研究生學位檔案管理的幾點建議

（一）增強研究生學位檔案管理意識，加強統一領導。加強對檔案工作的宣傳力度，增強各級領導、研究生管理部門、導師和研究生本人對學位檔案重要性的認識。首先，對研究生在入學時進行有關檔案方面的教育，明確提出需要歸檔的內容，使其形成學位檔案的意識，明白學位檔案與個人發展息息相關的重要性。其次，提高研究生管理者的檔案管理意識，強化責任心，提高工作積極性，變被動為主動，認真、嚴謹地對待每一份研究生學位檔案，及時做好整理和歸檔工作。再者，定期舉行專題教育培訓和學習，提高相關人員的檔案信息資源意識，增強業務能力。最后，學位檔案是研究生培養的重要歷史資料，檔案管理工作也是院校全局工作的重要組成部分，領導應高度重視，以確保檔案工作的持續健康發展。

（二）建立健全研究生學位檔案長效管理機制。對于龐大而繁雜的研究生學位檔案材料，高校和培養單位的檔案管理部門必須要做到全面、系統、科學地管理和應用，建立和運行高效的管理機制。首先，要建立健全檔案管理規章制度，嚴格執行，做到環環相扣，扎實、有效地把握好學位檔案工作的每一個環節，為廣泛深入地利用奠定好堅實基礎。其次，需建立嚴格的考評機制，對各個環節的歸檔內容、歸檔時間、歸檔方式等做出明確要求和規定。以研究生個人為案卷，個人具體材料為卷內文件，每位研究生的材料為一盒。建檔工作要與研究生教育管理工作同步進行，不能拖延到研究生離校時再行歸檔各類材料。對于提交的檔案材料，需認真整理、核查，如發現不合格的，要及時修改，資料不齊全的，要及時找當事人補齊。第三，要理順管理體制，加強部門協作。建立“研究生本人、培養單位研究生管理部門移交—高校研究生處（院）立卷歸檔—高校檔案館接收”三級歸檔模式。學位檔案形成于研究生的培養過程，高校下屬培養單位的研究生管理部門是具體從事研究生培養工作的業務部門，是學位檔案的建立者和組織者，學位檔案是他們對研究生進行管理的工作成果，同時也反映出他們的研究生管理水平。高校研究生處（院）是研究生工作的行政主管部門，需要對培養單位的研究生學位檔案歸檔工作進行指導、篩選和統計等。最后由高校檔案館對全校的研究生學位檔案歸檔工作進行統籌規劃和全局指導，并對各部門移交的檔案材料進行集中接收和科學保管。這樣才能使研究生學位檔案管理更加完善。

（三）促進并加強研究生學位檔案數字化和信息化建設。

現階段，許多高校學位檔案信息網絡平臺的建設和管理仍比較落后，隨著網絡信息技術的日趨成熟，檔案管理的數字化和信息化建設在檔案現代化管理中的作用日益明顯。信息環境下的歸檔模式在規范傳統的手工整理工作之余，應充分利用檔案管理系統實現檔案信息與檔案實體同步歸檔，將學位檔案管理工作從單一的紙質材料發展成學位檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式。信息環境下，研究生學位檔案歸檔模式的選擇和構建，應基于研究生學位檔案形成特點，結合學位檔案的數量和實際應用等情況，以信息化建設和管理為手段，以提高檔案工作效率、檔案信息服務質量和檔案管理水平為目的，使研究生學位檔案管理更加規范化、標準化、現代化。

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