學校檔案管理工作現狀及對策淺析

文/山西省朔州農業學校　解詠晉

學校檔案管理工作現狀及對策淺析

文/山西省朔州農業學校解詠晉

本文就當前學校檔案工作的現狀及存在的問題進行了淺析，并提出了相應對策，以求為當前學校檔案管理工作提供一點思考。

學校檔案；管理現狀；措施

學校檔案是一所學校在學生學習活動、教師教學管理及教育活動中保存下來具有一定價值的檔案資料，其直接反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，具有重要的價值。但隨著時代的發展，陳舊的設備、老化的制度以及管理條例不合時宜等，已經成為近年來學校檔案管理的一種弊病。筆者在文中就當前學校檔案管理現狀做出了簡析，并據我校實踐經驗提出相對建議，以供同行探討。

一、當前學校檔案管理存在的問題

（一）系統老化，網絡構建不全面。近年來，各大學校的檔案管理都呈現出了系統老化、無法滿足現代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進管理軟件而導致的。許多學校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調取等工作較為繁瑣，且無完整的系統審批程序，極大降低了工作效率，不利于學校的現代化建設。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學信網”，使高校在校生能夠在網上查詢到自身資料。而其它學校沒有在這方面作出規劃，學生在檔案調取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學生在調取檔案的過程中費時、費力，不符合現代社會發展對檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學校這類事業單位進行了重點要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調閱檔案；學校檔案管理員只有錄入權利、不具取出權；檔案管理員必須嚴格保證所經手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看，我國當前雖已推行了檔案信息管理系統，但許多學校仍然存在諸如檔案隨意調取等問題，沒有完整、系統的檔案管理制度，使得檔案管理條例形同虛設。

（三）管理人員素質參差不齊。除高校外，當前很多學校沒有設定專職的檔案管理崗位，一些學校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業的檔案管理知識，且沒有接受過系統培訓，有些甚至連基本的信息錄入培訓都沒有接受過，更不具備服務意識及保密思想，這些均易導致檔案管理過程中出現疏漏，嚴重制約了學校檔案管理工作的發展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關法律法規了解不足、工作積極性不夠等現象也隨處可見，所以管理人員素質問題也是當前學校檔案管理的一個重要問題。

二、完善學校檔案管理工作的具體措施

（一）增強信息化建設。新時期，學校檔案管理工作必須與時俱進，運用先進的管理手段來進行檔案管理工作，以適應現代學校發展的要求。信息化檔案管理已經在我國實行多年，最初的系統數據錄入方式過于復雜，但經過多年的開發，當前的信息化檔案管理系統已經有了較為全面的發展。如我校當前使用的“人事達”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強了管理模式，進一步加強了信息化檔案管理。隨著科技的進步，學校檔案管理的信息化、辦公自動化的普及已經是時代需求。學校檔案管理工作需要與時俱進，依托現有的信息化建設進行系統、有重點、分步驟地對計算機信息技術進行開發利用，將檔案的收集、錄入、存儲、傳播及審批程序等納入到系統管理之中，改變當前學校檔案管理技術落后的局面。同時，還應加強高校外學校檔案管理網絡的構建，為學校和社會提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務。

（二）專員管理，強化檔案管理基礎。需要設置專門的檔案管理人員，因檔案管理最終行為是靠人來進行，所以該人員必須有較高的思想政治素質、具備專業的職業道德，且對檔案管理業務工作熟悉、精通。學校要對現有的檔案管理人員進行檔案專業理論知識培訓。學校要在做好檔案的收集、整理、統計、保管等工作基礎上，形成一套完整的檔案體系，并改善服務手段，如檔案外借、檔案閱讀服務及外借服務等，將死檔案變成活檔案，提高檔案信息資源的利用率，以此促進學校各方面工作的發展與進步。

（三）增強學校檔案管理制度。前文曾提及過，當前學校檔案管理制度也存有缺陷，如學生檔案可隨時調閱，沒有限制權限等。這類情況極易導致學生個人隱私無法得到有效保護，使其個人隱私暴露。導致這一問題發生的根本就是，學校沒有落實檔案管理條例，在信息系統上沒有設置調閱權限，導致學校在檔案管理過程中出現紕漏，致使他人權益受到損害。因此，學校想要從根本上加強檔案管理工作，就必須制定出相關對策，將內部檔案管理制度調整至國家法律法規要求的層面。此外，學校檔案管理還應借助社會或企業中優秀的檔案管理經驗，并將其融入到自身檔案管理工作中，促進自身檔案管理工作的良性發展。

［1］賈紅梅.基于網絡化環境下的學校檔案管理方法分析［J］.課程教育研究：學法教法研究，2015（16）：231～232.

［2］馬麗.學校檔案管理人員的綜合素質提高的策略［J］.教育界：高等教育研究（下），2015（02）：19～20.