以提高檔案人員素質(zhì)　促檔案管理工作升級(jí)

文/承德市外八廟管理處　毛俊芝

以提高檔案人員素質(zhì)促檔案管理工作升級(jí)

文/承德市外八廟管理處毛俊芝

在新的形勢(shì)下，克服不良傾向，樹(shù)立良好的工作意識(shí)，提升工作能力，健全工作機(jī)制，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵。

檔案管理；人員素質(zhì)；提高

在檔案事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員是檔案管理工作的主體。目前，隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，使檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著巨大變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這就對(duì)從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。因此，在新的形勢(shì)下，克服不良傾向，樹(shù)立良好的工作意識(shí)，提升工作能力，健全工作機(jī)制，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案管理工作水平的關(guān)鍵，對(duì)于不斷開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面尤為重要。

一、克服四種不良傾向

（一）克服工作定位上的邊緣化。長(zhǎng)期以來(lái)，不少基層單位認(rèn)為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因而沒(méi)有將其納入日常的工作重點(diǎn)來(lái)抓，而是置于邊緣位置，往往只重視財(cái)務(wù)、人事、基建等方面的管理。在科室設(shè)置上更是作為“冷部門(mén)”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并的對(duì)象，也往往將檔案管理人員置于可有可無(wú)的位置，只設(shè)置兼職檔案人員，且該人員在實(shí)際工作中，自認(rèn)為檔案工作是專(zhuān)為他人“鋪路”、當(dāng)配角的工作，再加上疲于應(yīng)付日常事務(wù)，忽視對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理，嚴(yán)重制約了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）克服從業(yè)人員構(gòu)成的老齡化。目前，由于大多數(shù)基層單位對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠的重視，檔案機(jī)構(gòu)在單位相對(duì)于其他科室地位低，工作人員大都不愿從事檔案管理工作，致使檔案工作人員存在隊(duì)伍老化、缺乏后備力量等問(wèn)題，工作在一線(xiàn)的從業(yè)人員大多年齡偏高，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化單一，無(wú)法勝任新時(shí)期檔案工作的需要，急需把一批懂業(yè)務(wù)、愛(ài)崗位的優(yōu)秀年輕同志引進(jìn)來(lái)，盡快充實(shí)到檔案隊(duì)伍中去。缺少后備軍問(wèn)題嚴(yán)重制約了檔案隊(duì)伍的發(fā)展壯大，使檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間處于發(fā)展停滯的狀態(tài)，極大阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）克服知識(shí)結(jié)構(gòu)的單一化。當(dāng)前，隨著高新科技日新月異的飛速發(fā)展，在新形勢(shì)下，廣大檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，只掌握檔案學(xué)的基本知識(shí)，與自己從事的專(zhuān)業(yè)工作相近的其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)還比較匱乏，無(wú)法適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的不斷更新，許多工作者無(wú)法掌握高新科技手段進(jìn)行檔案信息的采集和篩選，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，還滿(mǎn)足于手工“保管型”管理檔案，無(wú)法利用網(wǎng)絡(luò)媒體等優(yōu)勢(shì)推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）克服主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的弱化。前面已經(jīng)提到，在實(shí)際工作中，由于基層單位大多對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠的重視，檔案管理人員多數(shù)是兼職人員，崗位不固定，不被單位重視，待遇較低，工作上缺乏積極投身工作、努力創(chuàng)新工作方式方法的內(nèi)在動(dòng)力，導(dǎo)致了事業(yè)心不強(qiáng)，奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神欠缺，業(yè)務(wù)上不精益求精，產(chǎn)生了只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付檢查、外調(diào)、查檔就行了，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，缺乏工作的主動(dòng)性和服務(wù)意識(shí)，缺乏主動(dòng)融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局的工作理念。

二、樹(shù)立四大工作意識(shí)

（一）服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，沒(méi)有良好的服務(wù)，很大程度上就失去了檔案管理的意義。這就要求檔案管理人員必須樹(shù)立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，正確處理檔案工作同其它各項(xiàng)工作的關(guān)系，明確自己的職責(zé)，自覺(jué)地做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（二）敬業(yè)意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)。同時(shí)，檔案工作又是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作。所以，要做好檔案管理工作，就必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和無(wú)私的奉獻(xiàn)精神，以積極、主動(dòng)、開(kāi)拓創(chuàng)新的工作姿態(tài)投入到工作中去，甘寂寞，樂(lè)平凡，甘當(dāng)無(wú)名英雄，履職盡責(zé)。

（三）安全意識(shí)。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，如：有些檔案涉及到國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定；關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展；影響到個(gè)人隱私與生活等。因此，檔案工作人員必須樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，在工作中要守口如瓶，自覺(jué)強(qiáng)化保密觀念，提高保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，正確處理檔案利用與檔案保密的關(guān)系，嚴(yán)守黨和國(guó)家以及企業(yè)的機(jī)密，防止檔案泄密事件發(fā)生，筑牢堅(jiān)固的安全思想防線(xiàn)。

（四）創(chuàng)新意識(shí)。新形勢(shì)下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)，因此，檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，自覺(jué)從傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的、封閉落后的固有模式和狀態(tài)中走出來(lái)。要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)保管員的形象，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，勇于探索和實(shí)踐，提出創(chuàng)新的決策、對(duì)策和辦法，有效地、創(chuàng)新性地開(kāi)展工作，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

三、提升四種工作能力

（一）協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中，檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起，為了做好檔案工作，檔案管理人員要經(jīng)常與各科室等部門(mén)及有關(guān)人員打交道，收集相關(guān)檔案資料，指導(dǎo)檢查各部門(mén)的兼職檔案人員開(kāi)展工作。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身綜合協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，才能得到單位相關(guān)部門(mén)和人員的支持，爭(zhēng)取檔案收集的主動(dòng)權(quán)，保證各部門(mén)形成的文件按時(shí)按要求及時(shí)歸檔移交，共同把檔案做好，確保檔案的統(tǒng)一管理。

（二）管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求檔案管理者具備一定的管理能力。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)管理檔案是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高工作效率的重要手段，因此，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識(shí)，掌握現(xiàn)代管理的新技能，學(xué)會(huì)用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案，不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，跟上現(xiàn)代化的步伐，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

（三）學(xué)習(xí)能力。隨著無(wú)紙化辦公逐漸成為現(xiàn)實(shí)，檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、資源共享成為現(xiàn)階段檔案管理工作的關(guān)鍵詞，檔案工作者要?jiǎng)偃伪韭毠ぷ骶捅仨殬?shù)立終生學(xué)習(xí)的理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，不斷“充電”，經(jīng)常性地參加系統(tǒng)的知識(shí)更新與繼續(xù)教育，不斷提高自身文字表達(dá)、信息收集、綜合分析、特別是電子計(jì)算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用等基本技能，運(yùn)用新理論、新技術(shù)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化存貯、檢索、提取和交流，以適應(yīng)新時(shí)期不斷發(fā)展變化的檔案工作需要。

（四）開(kāi)發(fā)能力。檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案存在價(jià)值的體現(xiàn)，檔案只有開(kāi)發(fā)利用，才能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。當(dāng)前，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理的一項(xiàng)重要工作，也是檔案利用的拓展與深化，檔案工作人員要積極采取現(xiàn)代化的管理手段，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息挖掘，把死資料變成活信息，以提供更好的檔案服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案信息的利用價(jià)值。

四、建立四個(gè)工作機(jī)制

（一）“制度約束”機(jī)制。為促進(jìn)檔案管理工作更趨科學(xué)、規(guī)范，易于操作，必須把規(guī)范行為、從嚴(yán)管理作為檔案管理工作的筋骨，建立實(shí)施“制度約束”機(jī)制。為保證檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均建立健全完備的制度及措施。如《檔案管理人員工作職責(zé)》《借閱制度》《庫(kù)房管理制度》《各類(lèi)文件歸檔制度》《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度。同時(shí)，還要將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，以此來(lái)規(guī)范檔案管理人員的行為，造就一支“懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理、服務(wù)優(yōu)”的檔案管理隊(duì)伍。

（二）“人本管理”機(jī)制。即“以人為本”的管理模式。檔案管理部門(mén)既擔(dān)負(fù)著對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，又擔(dān)當(dāng)著負(fù)責(zé)保管本單位檔案的雙重職能，在具體實(shí)際工作中，人的因素是最主要的，人是檔案管理工作活動(dòng)的主體，是管理目標(biāo)的實(shí)踐者。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)要了解人員思想動(dòng)態(tài)，注意對(duì)他們進(jìn)行培養(yǎng)，提高人員在本單位的工作地位，切實(shí)解決他們?cè)诠ぷ鳌⑸钪械膶?shí)際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資、福利待遇，銜接好新老交替工作鏈，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，使他們安心、熱愛(ài)本職工作，在實(shí)際工作中，履職盡責(zé)，充分發(fā)揮他們的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）“創(chuàng)新激勵(lì)”機(jī)制。充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，建立鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，切準(zhǔn)人員思想脈搏，把握人員的所想、所思、所盼，以引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案管理隊(duì)伍出人才、出成果，將創(chuàng)新的內(nèi)容與待遇福利、職稱(chēng)評(píng)定、晉升提拔等方面嚴(yán)格掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作良性循環(huán)。

（四）“網(wǎng)絡(luò)管理”機(jī)制。為了使檔案管理工作層層有人抓、事事有人管，要結(jié)合單位實(shí)際情況，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門(mén)，設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作，明確職責(zé)范圍，在實(shí)際工作中對(duì)本單位的檔案工作履行好監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，抓好細(xì)節(jié)，確保檔案的完整統(tǒng)一管理，形成上下齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作各項(xiàng)管理措施落實(shí)到位，把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

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［1］李素芬.檔案管理人員應(yīng)提高自身素質(zhì)［J］.經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展.2007（08）.

［2］于兵.新形勢(shì)下檔案人員素質(zhì)分析與探討［J］. 蘭臺(tái)世界.2011（5）.