淺析政府采購檔案的管理

文/余姚市招標投標中心　徐晶晶

淺析政府采購檔案的管理

文/余姚市招標投標中心徐晶晶

政府采購檔案，是采購活動各項決策全過程的同步記錄，做好政府采購檔案管理工作在整個采購活動中具有十分重要的地位，本文就政府采購檔案管理工作的一些現象及規范管理的方式進行分析。

政府采購；檔案；管理

政府采購是一項巨大的、精細化的工程，全方位、多層面的真實記錄和反映其活動過程，形成完整、科學的檔案資料，對于政府采購來說具有深遠的歷史現實意義。政府采購檔案是反映采購程序、記載采購過程、維護采購權益的重要資料，是政府采購管理工作中形成的文字、圖表、聲像、紙質、磁盤等不同介質載體的真實記錄，包括采購項目實施過程中形成的各種文件資料，是采購活動的全程見證。

政府采購項目檔案整理目錄一般有中標通知書、政府采購合同、中標（成交）公告、資金審批表、采購文件備案表、采購文件、投標保證金收付明細表、開標會議簽到冊、投標文件接收記錄表、投標文件密封、標記確認單、資格證明、技術部分評分匯總表、開標記錄表、最終報價表、評分表、評標報告、投標文件等，要結合采購項目的具體采購方式制作相應的檔案整理目錄。

一、政府采購檔案管理的重要作用

政府采購檔案有著重要作用，它是政府采購當事人在采購活動時所保留下來的，并且有必要較長時間保存，同時有著極其重要參考價值的，較有說服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購中一些有爭議的問題，并且可以為統計歸檔提供有力的依據。其次，政府采購檔案可以有效確保政府采購程序的平穩運行，做到采購過程有據可查。最后，政府采購檔案可以為反腐倡廉以及加強政府的管理工作提供依據。

二、政府采購檔案管理現狀

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，檔案管理工作是政府采購工作的重要組成部分，《政府采購法》有效規范了政府部門的采購行為，但其配套的檔案管理制度卻相對滯后，制約著政府采購工作的進行。

第一，主體不明。《政府采購法》中規定采購人、采購代理機構應當保存政府采購文件，但尚未對保存的責任主體進行明確。從目前政府采購檔案管理模式來看，采購人、采購代理機構大都建立了自己的政府采購檔案管理制度，各自保存采購文件，既造成管理資源的浪費，還使政府采購檔案管理質量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購檔案保存在經辦人手中，經辦人對自己辦理的采購項目了然于胸，查閱調用也較為方便。隨著政府采購范圍的擴大，政府采購檔案的數量越來越多，采購檔案存放在經辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應發展的需要。

第三，價值缺失。檔案具有實證性、原始性的作用與功能和使用效應，但檔案的使用效率較低。供應商的投標技術方案描述、技術參數、財務狀況、售后服務承諾等方面的內容，對制作標書與評分辦法有較強的借鑒參考作用，但因涉及商業機密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價值。

三、政府采購檔案管理工作的有效途徑

筆者認為，要提高政府采購檔案管理工作的質量，實現其檔案價值，提高歸檔效率，應從以下幾方面著手：

（一）加強宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強學習《檔案法》《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，提高政府采購部門的檔案管理意識和法制觀念，按照學用結合、重在實效的原則，樹立依法管理意識，形成人人重視采購檔案，并成為招投標各方當事人的自覺行動。

（二）健全制度。“依法建檔”是規范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規范管理的核心問題，完善的規章制度是保障政府采購檔案管理工作正常進行的保障。建立一套完整的規章制度加強管理，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規定和要求，結合采購工作實際，制作采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到規檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，從細節上保證檔案工作的順序開展。

（三）積極創新。要進一步加強政府采購檔案信息管理。利用現有信息管理系統和辦公自動化系統，通過努力開發信息資源，把檔案從產生、存儲、整理至流動、交流、利用、評估一系列過程，整合成完整的資源管理體系，建立起與經濟社會發展相適應的檔案管理體系，充分將檔案的潛力充分發揮出來。

四、結束語

提高對政府采購工作的重視，完善政府采購制度，應用電子信息技術對檔案進行電子化管理，及時總結檔案管理工作中出現的問題，并提出切實有效的改善措施，以促進政府采購檔案管理工作的開展。

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