企業歷史檔案數字化的意義及外包工作風險研究

文/成都城市燃氣有限責任公司　王鎖蘭

企業歷史檔案數字化的意義及外包工作風險研究

文/成都城市燃氣有限責任公司王鎖蘭

本文結合我國企業歷史檔案實施數字化管理的意義，簡單闡述在對檔案進行外包過程中存在的工作風險，并找到有效的對策防御風險，保管好企業的歷史檔案。

企業；歷史檔案；數字化；外包工作；風險研究

歷史檔案的數字化管理是現代化建設和科學技術飛速發展的產物，顧名思義，所謂的數字化就是指在對企業檔案進行搜集、整理的過程中，要利用計算機技術的優勢，將聲、光、電等信號轉化為數字信息，并把語言、文字、圖像進行編碼轉換，以電子資料的形式保存下來。但是，由于目前我國企業檔案信息資料的增多和工作難度的加大，使得很多企業不得不將一部分工作外包給其他企業，這樣就會存在一定的潛在風險，不利于檔案信息的完整保存，甚至有可能導致資料泄密。針對這樣的現象，我國企業一定要在開展數字化檔案管理的同時，做好信息保密工作，將外包風險降低到最小，提高檔案保存的安全性。

一、企業歷史檔案數字化的意義

第一，有利于避免原檔案受到損害。企業的歷史檔案基本上都保留了較長的時間，紙質檔案隨著時間的流逝，極易造成損壞，出現字跡模糊、辨認不清、紙張發黃、蟲子侵蝕等現象。實施數字化檔案管理，能夠將重要的歷史資料以電子檔的形式保存下來，從而避免原件檔案的丟失，更好地保存好企業的歷史資料。

第二，是適應社會信息發展的必然趨勢。目前，人類的文明程度逐漸加深，信息化時代已經到來，檔案的數字化管理是適應現代化技術發展的新形勢。它能夠實施自動化辦公管理，實現無紙化資料管控，將大量的信息以電子化的樣式保留下來，進而滿足時代進步的新要求。

第三，有助于提高檔案管理的水平，減小工作量。對企業的歷史檔案開展數字化管理，不僅能夠更好地保留原件，避免信息的丟失，還可以減小工作量，提高工作效率。利用數字化管理系統，可以實現對信息的快速檢索和查閱，精確地查找想要獲取的信息，大大節約了工作時消耗的人力、物力和財力。

二、企業歷史檔案外包工作存在的風險

開展數字化檔案信息管理是現代化技術發展的必然趨勢，它能夠極大地降低工作的強度和力度，提高工作效率。但是由于數字化對技術水平要求較高，使得很多企業不得不將一部分業務外包出去，這就存在著很大的工作風險，具體而言主要有以下幾個方面：

（一）檔案外包對檔案管理部門造成的風險。檔案管理部門承擔著管理檔案的艱巨任務，但是如若相關人員過份依賴外包公司，自身的檔案數字化技術不過硬，就存在著受控于人的危害。將一定的工作外包出去，目的是要減小工作量，改變工作現狀，提升工作效率。然而，當外包工作過大，企業自身的數字化水平不高的時候，往往會將企業最重要的信息資料和檔案也外包出去，引起重要信息的丟失。與此同時，企業數字化設備落后，系統軟件的升級也會受到阻礙，不利于日常工作的維護，使得檔案管理部門成為擺設。

（二）外包企業的管理不力可能使得檔案在外包中遭受損失。企業檔案工作開展外包必須要選擇合適的企業承接工作，但是目前市場上的外包公司數量過多，真正能夠保證高質量、高水平服務的卻較少。企業在將歷史檔案外包的過程中，如果沒有選擇好企業，只是草草地簽了一個協議，不僅不利于保護好檔案信息，還會造成外包工作的失敗，引發工作風險。

三、歷史檔案數字化外包工作的應對措施

根據企業歷史檔案在外包過程中存在的風險，我國相關單位一定要做好嚴格的把控，以積極的態度完善工作質量。

首先，企業在選取外包公司的時候要慎重。外包商一定要具有承擔工作的經驗，技術水平要達標，且取得過工作資質。另外。檔案資料在外包前還要組織團隊進行分析，找專家聽取意見，對外包商的能力、技術開展審核，選擇信譽好的公司承接工作。

其次，企業要與外包商簽訂工作協議。在協議內部細化工作的具體方法和內容，并提前說明外包工作失敗要承擔的賠償義務，使其具有法律效力，以更好地保管檔案信息和資料。

最后，在外包工作開展過程中還要加強監督和管理。企業要健全符合檔案數字化項目管理的實際規范，完善檔案數字化項目安全保障體系，定期派人去監督外包工作的進展情況，進而做好安全防護管理，提高工作質量。

四、結束語

總而言之，企業歷史檔案是最重要的信息資源，它能夠減小工作量，提高工作效率，加快檢索和查詢的速度。但是檔案在外包工作中卻容易造成信息的丟失，不利于企業數字化硬件設備的升級。對此，各大企業一定要做好外包工作，選取合適的外包商，對其開展評定，并在工作中加強監管，從而避免外包風險，切實管理好企業的歷史檔案。

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