運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作的做法探討

文/廣東省體育局　黃慶容

運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作的做法探討

文/廣東省體育局黃慶容

本文通過對第九屆全國運(yùn)動(dòng)會(huì)、第十六屆亞洲運(yùn)動(dòng)會(huì)在廣州市成功舉辦的運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作做法的分析，探討大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理模式，從收集整理、規(guī)范管理、健全制度、提高人員素質(zhì)、注重學(xué)習(xí)交流、重視歸檔和利用等方面的內(nèi)容，不斷創(chuàng)新和提高檔案管理的做法和成效。

運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案；檔案做法；檔案利用；檔案成效

運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作是整個(gè)運(yùn)動(dòng)會(huì)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它不但反映運(yùn)動(dòng)會(huì)的籌備、組織和開展的全過程，而且對保證體育工作的連續(xù)性和反映體育運(yùn)動(dòng)的歷史面貌都具有十分重要的意義。檔案工作是運(yùn)動(dòng)會(huì)開展過程中一項(xiàng)不可缺少的組成部分，并伴隨著我們今后將承辦更多、更大規(guī)模綜合性體育盛會(huì)而發(fā)揮著越來越重要的作用。本文結(jié)合自身工作實(shí)際，從如何做好運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作的角度談幾點(diǎn)粗淺做法和體會(huì)，供同行交流探討。

一、舉辦運(yùn)動(dòng)會(huì)情況

我國是體育強(qiáng)國，我省是體育強(qiáng)省。近些年，多次成功舉辦了大型體育盛會(huì)，具備承辦世界大賽的能力，尤其是運(yùn)動(dòng)檔案工作有了豐富的經(jīng)驗(yàn)。如：1987年第六屆全國運(yùn)動(dòng)會(huì)。2001年第九屆全國運(yùn)動(dòng)會(huì)。1991年第一屆世界女足錦標(biāo)賽。1999年第十二屆世界青年女子錦標(biāo)賽。2010年第十六屆亞洲運(yùn)動(dòng)會(huì)。2008年奧林匹克科學(xué)大會(huì)等在廣州市成功舉辦。在類似體育盛會(huì)中，我們加強(qiáng)了檔案工作的宣傳、培訓(xùn)、管理等，使檔案工作體現(xiàn)出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的特點(diǎn)，檔案工作成為運(yùn)動(dòng)會(huì)的一個(gè)重要組成部分。

二、如何做好運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作

運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)對檔案工作的重視程度將直接影響到運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作的開展，領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對體育事業(yè)發(fā)展將起到重要作用，我們曾多次舉辦了大型運(yùn)動(dòng)會(huì)，每次運(yùn)動(dòng)會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作都給予足夠的重視和大力支持，在人力、物力和經(jīng)費(fèi)上給予保證，使檔案工作在硬件、軟件上首先達(dá)到要求，使檔案工作得到快速、全面地開展，保證了檔案工作的順利進(jìn)行。

（一）檔案工作納入工作日程。運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)對檔案工作給予了高度重視，把檔案工作納入重要工作議事日程，加強(qiáng)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的力度，制定檔案工作計(jì)劃、方案、工作流程等，精心組織，認(rèn)真實(shí)施，使檔案工作和籌備工作同步進(jìn)行，規(guī)范檔案工作的流程，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和溝通，確保運(yùn)動(dòng)會(huì)籌備期間所生產(chǎn)的檔案材料收集齊全，歸檔完整。

（二）檔案人員的配備。運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)指定1名領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，檔案職能部門領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，安排專職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案工作，并落實(shí)到籌委會(huì)、組委會(huì)、競委會(huì)各部門，各部門指定1至2名專（兼）職檔案員，具體負(fù)責(zé)檔案工作的收集、整理、分類、歸檔等工作。檔案人員隊(duì)伍的組成，有利于保證檔案工作的順利開展。

（三）加大投入，完善設(shè)備。為了確保檔案工作的順利進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大投入，添置了現(xiàn)代化檔案技術(shù)設(shè)備，如檔案工具類，塑管裝訂機(jī)（裝訂比較厚的文件），縫紉機(jī)（裝訂16頁左右的文件），檔案專用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、刻錄機(jī)、檔案專用軟件等辦公自動(dòng)化設(shè)備，加快了檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化，推行了文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)了電子文件管理的高科技化。為運(yùn)動(dòng)會(huì)的檔案工作提供最新技術(shù)支持，使其封閉的模式轉(zhuǎn)向以信息資源管理為主體的現(xiàn)代開放模式，實(shí)現(xiàn)了辦公科學(xué)化、自動(dòng)化的優(yōu)越條件，有效地提高了工作效率。

（四）建立健全規(guī)章制度。運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作，制定切實(shí)可行的檔案工作目標(biāo)，強(qiáng)化檔案工作基本要求和信息資源建設(shè)，健全和完善檔案工作規(guī)章制度，是運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理中的根本環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，關(guān)鍵在建立健全制度。在全運(yùn)會(huì)、亞運(yùn)會(huì)等大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作中，我們按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》和國家體育總局《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》的要求，并結(jié)合我省體育事業(yè)工作發(fā)展實(shí)際，制定了《檔案管理制度》《檔案管理辦法》《電子文件與電子檔案管理辦法》《檔案歸檔辦法》《檔案分類大綱》《文件材料歸檔范圍和保管期限》《檔案查（借）閱制度》《檔案工作保密制度》《檔案管理工作崗位職責(zé)》等，做到了檔案事前、事中和事后管理的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，責(zé)任到人。

三、運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作的具體做法

運(yùn)動(dòng)會(huì)從籌備到舉辦結(jié)束，歷經(jīng)幾年時(shí)間，籌備過程中形成許多珍貴的文件材料，具有科學(xué)、歷史、文化價(jià)值意義，不僅是我省體育事業(yè)發(fā)展的參考價(jià)值和文化遺產(chǎn)，也是國家體育事業(yè)的文化財(cái)富。這些檔案在今天的實(shí)際工作中都體現(xiàn)了特有的價(jià)值。

（一）學(xué)習(xí)交流。運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作，我們不僅重視計(jì)劃的制定，更重視學(xué)習(xí)與交流其它省市的做法與經(jīng)驗(yàn)。一是在第九屆全國運(yùn)動(dòng)期間，省檔案局對大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案高度重視并親臨現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，還安排一些專業(yè)技術(shù)人員在現(xiàn)場指導(dǎo)和協(xié)助做好運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作，使檔案工作得到有序進(jìn)行，起到重要作用。二是運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)組織主要負(fù)責(zé)運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作的人員前往北京、上海參觀學(xué)習(xí)。三是國家體育總局在廣州市舉行了運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作研討會(huì)，北京、上海、江蘇、湖南、長春、廣東等分別介紹經(jīng)驗(yàn)與做法，通過互相學(xué)習(xí)與交流，吸取了運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，我們根據(jù)舉辦運(yùn)動(dòng)會(huì)的工作實(shí)際，制定了檔案工作計(jì)劃、方案等有關(guān)規(guī)定，不僅保證了運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作的順利完成，而且質(zhì)量、效率和標(biāo)準(zhǔn)均達(dá)到了較高的水平。

（二）檔案人員培訓(xùn)。各部門指定主管領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職檔案工作人員，具體負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。由于指定檔案工作人員，平時(shí)幾乎都是沒有接觸到檔案工作，對檔案工作不太了解，無知從何入手，為此，我們專門舉辦檔案人員培訓(xùn)班，邀請省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處專業(yè)技術(shù)人員親臨指導(dǎo)并授課，陳述了許多例子，如檔案專業(yè)軟件的操作，檔案盒的填寫，文件的收集、分類、整理等，以直觀、形象的范例為主題進(jìn)行培訓(xùn)，使大家基本掌握文件材料的收集、分類、整理、歸檔、編目等流程，尤其是對競賽檔案、基建檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等有了初步的了解。通過培訓(xùn)，我們培養(yǎng)了一批具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德素質(zhì)、創(chuàng)新素質(zhì)、法律素質(zhì)等綜合能力強(qiáng)的檔案管理人員，并逐漸成長為大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作的核心。

（三）檔案材料收集。從運(yùn)動(dòng)會(huì)籌備到舉辦，各部門所形成的文件材料較多，牽涉面較廣，籌備時(shí)間跨度長，如，亞運(yùn)會(huì)從申辦到申辦成功，從舉辦到結(jié)束，歷時(shí)6年。為解決檔案人員在收集過程中，由于業(yè)務(wù)水平不一致導(dǎo)致影響工作進(jìn)展的問題，我們通過溝通和及時(shí)解決問題，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)教育，提高敬業(yè)愛崗的意識(shí)，做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，分工明確、責(zé)任到人，確定收集范圍、收集種類，使整個(gè)檔案工作形成一個(gè)完整有序、各盡其職、各盡其力的局面。雖然運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作量比較繁重，但大家堅(jiān)持以高度的工作熱情和強(qiáng)烈的責(zé)任感，經(jīng)常加班加點(diǎn)，工作既有耐心又細(xì)心，還有默默奉獻(xiàn)的精神，按時(shí)、按質(zhì)、按要求完成了各部門文件材料的收集工作，做到文件材料收集完整、齊全。

（四）檔案整理歸檔。運(yùn)動(dòng)會(huì)文件材料整理、歸檔、編目工作，是以國家體育總局《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》和我省《文件材料歸檔方法改革方案》以及組委會(huì)制定的《運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案歸檔實(shí)施方案》為標(biāo)準(zhǔn)，按歸檔原則、歸檔要求、歸檔方法等進(jìn)行整理歸檔。1.檔案分類。按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限逐級進(jìn)行分類。2.整理要求。按年度—期限—時(shí)間順序，同一活動(dòng)、同一項(xiàng)目、同一會(huì)議形成的文件材料排列在一起。以“件”為單位進(jìn)行裝訂、編號、編目、裝盒，按各部門順序依次排列。3.歸檔范圍。按照組委會(huì)內(nèi)置機(jī)構(gòu)和職能，確定本部門的歸檔范圍，分別是辦公室、競賽部、人事部、行政部、新聞宣傳部、電子技術(shù)部、場館建設(shè)部、大型活動(dòng)部、群眾部、安全保衛(wèi)部、監(jiān)察審計(jì)部、青年志愿者服務(wù)部、興奮劑檢測部、市場策劃推廣部、廣播電視委員會(huì)、集資委員會(huì)、各賽區(qū)籌委會(huì)等17個(gè)部門。計(jì)劃、方案、會(huì)議紀(jì)要、開閉幕式程序、講話、總結(jié)、競賽規(guī)程、程序冊、成績冊、圖片、光盤、相片、錄像、錄音、會(huì)徽、吉祥物、合同、審計(jì)報(bào)告、立項(xiàng)計(jì)劃、財(cái)務(wù)憑證、賬簿、實(shí)物等50幾種均屬文件材料歸檔范圍。4.歸檔質(zhì)量。凡是有保存價(jià)值的文件材料，在歸檔前做好清理、鑒定、分類、裝訂，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對歸檔文件整體質(zhì)量進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。

（五）檔案移交。運(yùn)動(dòng)會(huì)形成競賽檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案等，根據(jù)本省市檔案局（館）要求，分別按照要求進(jìn)行整理套數(shù)。運(yùn)動(dòng)會(huì)結(jié)束后，按照規(guī)定時(shí)間完成歸檔工作，并按質(zhì)、按量、按時(shí)分別移交給省市檔案局（館）或國家體育總局。

四、檔案開發(fā)利用

大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案是體育事業(yè)發(fā)展的財(cái)富，是無價(jià)之寶。檔案不但要保管好，更重要的是要利用好，這環(huán)節(jié)很重要，只有對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，為體育事業(yè)發(fā)展提供科學(xué)化、優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

（一）檔案信息與編研。我們利用運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案信息資源編寫了《廣東歷屆奧運(yùn)冠軍》《奧運(yùn)圣火傳南粵》《盛世中華》等。在編寫過程中，缺少材料和照片，將會(huì)影響編輯的真實(shí)性和歷史性，我們積極為編寫人員提供編研信息，幫助他們查閱許多珍貴照片、錄音、錄像等。對所需照片進(jìn)行掃描、翻拍、刻錄，使畫冊的內(nèi)容更具真實(shí)、直觀，成為體育事業(yè)發(fā)展科醫(yī)、訓(xùn)練、教學(xué)、宣傳的好素材，檔案的重要性和特有的價(jià)值也得到了充分的體現(xiàn)。

（二）檔案信息與研究。多年來，我們?yōu)榭漆t(yī)人員提供相關(guān)領(lǐng)域有關(guān)參考信息分析、研究，為科醫(yī)人員、教練員提供科學(xué)依據(jù)，使運(yùn)動(dòng)員得到科學(xué)訓(xùn)練和頑強(qiáng)拼搏的精神。如：歷屆優(yōu)秀運(yùn)動(dòng)員參加奧運(yùn)會(huì)、亞運(yùn)會(huì)、世界大賽等各類賽事中均獲得冠軍、打破紀(jì)錄，以及獲得國際級、國家級體育運(yùn)動(dòng)健將等突出成績和光榮稱號，為我省體育事業(yè)做出積極貢獻(xiàn)。因此，運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案在體育領(lǐng)域更具有研究性和歷史意義。

五、運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案利用初見成效

加強(qiáng)運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理工作，使檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，為檔案信息資源的開發(fā)利用提高了效率，我們利用現(xiàn)有的檔案信息資源，進(jìn)行運(yùn)動(dòng)營養(yǎng)生化研究、體育發(fā)展規(guī)律研究、科學(xué)技術(shù)研究、科醫(yī)研究等，找出科學(xué)的依據(jù)和規(guī)律，為我省培養(yǎng)優(yōu)秀運(yùn)動(dòng)員，彰顯尖子更尖的特點(diǎn)，使運(yùn)動(dòng)員從小得到科學(xué)訓(xùn)練和良好的教育方法，我們培養(yǎng)出一批又一批，一代又一代的頂尖運(yùn)動(dòng)員，代表廣東、代表中國參加國際大賽，在賽場上表現(xiàn)出更高、更快、更強(qiáng)的頑強(qiáng)拼搏精神，走向世界、走向成功，為他們提供了基礎(chǔ)服務(wù)。科學(xué)研究和依據(jù)，使檔案的本質(zhì)特性和根本價(jià)值得到體現(xiàn)，檔案利用可以說是初見成效，因此，我深深地體會(huì)到檔案工作不僅是為了保管好檔案，而更重要的是要體現(xiàn)出檔案信息資源利用的效果和價(jià)值。綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)多次在廣州成功舉辦，在體育強(qiáng)國、體育強(qiáng)省的建設(shè)過程中，運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案將更具有歷史意義和值得我們探討。

從總體上看，我們有能力、有條件、有技術(shù)、有信心辦好綜合性體育盛會(huì)，更有信心、有經(jīng)驗(yàn)做好運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作，努力使自己成為博學(xué)多才，具有現(xiàn)代化管理水平的新時(shí)代檔案工作者，進(jìn)一步推動(dòng)運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案工作實(shí)現(xiàn)新突破、新跨越，希望為我省的體育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的微薄之力。

［1］夏晴.新媒體時(shí)代傳媒業(yè)檔案管理.中國檔案，2015（2）.

［2］楊來青、徐明君、魏頌杰.非現(xiàn)行通用載體檔案長久可用技術(shù)與方法.中國檔案.2015（1）.

［3］王青.新時(shí)期檔案利用現(xiàn)狀分析及展望.廣東檔案，2014（6）.

［4］吳曉瓊.海邦剩馥——廣東僑批檔案的價(jià)值研究.廣東檔案，2011（1）.

［5］吳文杰.在建項(xiàng)目文件歸檔與整理規(guī)范的執(zhí)行.中國檔案，2009（2）.

［6］覃兆劌，范磊，付正剛，樂慶玲.橢圓現(xiàn)象：關(guān)于檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的一個(gè)發(fā)展.檔案研究學(xué)，2009（5）.