淺析已公開現行文件利用中的問題及對策

文/長春市雙陽區檔案局　張欣欣

淺析已公開現行文件利用中的問題及對策

文/長春市雙陽區檔案局張欣欣

我國已公開現行文件服務開始于2000年，至今為止已有15年的時間，但是在已公開現行文件利用方面尚存在一些不足。本文在對這些問題進行分析的基礎上，對該問題的解決對策進行了有效的探討。

已公開現行文件；問題；對策

在社會高速發展的今天，隨著政府公共服務意識的增強、服務質量的提升，隨著人們維權意識的提高，隨著我國加入世貿組織，人們對信息的需求日益迫切，已公開現行文件的優化利用意義非凡。隨著人們對現行文件需求的提升，相關部門要及時總結現行文件利用方面的問題，創新文件利用方法，以最大限度地滿足文件利用需求。

一、已公開現行文件的利用問題

檔案管理部門應政府政務公開需要開展已公開現行文件利用服務，在很大程度上開拓了檔案管理工作的新局面，在某種程度上提升了檔案文件的查閱率。但是隨著社會的發展，已公開現行文件在利用方面出現了一些問題。

第一，“兩熱一冷”現象嚴重。隨著已公開現行文件利用的推進發展，在利用方面出現了“兩熱一冷”現象，其中的“兩熱”指得是實踐熱和研究熱，“一冷”指得是效果冷。這種問題出現的原因是研究者致力于現行文件利用方面的研究和實踐，致力于利用方法的創新與完善，但是效果不佳。

第二，缺乏創新機制，影響了文件利用效果。隨著互聯網技術的發展，雖然檔案管理機構也更新了文件利用方式，將其利用方法擴展為閱覽室查閱、電話查詢和網上查詢等，但是這些查詢方式在利用中卻存在按部就班、缺乏變通等問題。

第三，文件收集困難。檔案管理機構現行文件利用已眾所周知，但是檔案管理機構中收納的文件卻往往不能滿足民眾需求，其主要原因是檔案管理機構對現行文件的收集范圍過于狹窄，數量不多，質量不佳，時效性不好，影響了利用效果。

二、已公開現行文件利用對策

針對上述問題，本文從以下幾個方面對現行文件的利用對策進行了探討。

（一）完善文件報送制度，拓展文件收集范圍。文件收集范圍狹窄，直接影響了文件利用效果，為了提升現行文件的利用效率，檔案管理部門拓展文件收集范圍是基礎。首先，檔案管理部門可以以《政務信息公開條例》為依據優化現行文件報送制度，對現行文件報送范圍進行明確劃分，通過通報、考核、檢查等形式對文件報送進行有效監督。其次，檔案管理部門要增加文件收集類型，一方面要做好紙質文件的收集工作，另一方面也要做好電子文件的收集工作，完善現行文件網上接收制度，建立健全數據庫資源，為現行文件利用提供有效的資源保障。

（二）創新利用方式。利用方式單一是現行文件利用的重要缺陷，為了提升現行文件的利用效率，創新文件利用方式意義非凡。在信息化時代，現行文件利用方式創新主要通過以下幾個環節實現。

第一，完善信息化建設。各級檔案管理機構要以本級政府網絡平臺和檔案信息網絡平臺構建完善的信息發布中心，使用數字化處理方式對現行文件進行處理，以便需求者能夠通過網絡資源檢索到相關的文件信息。一方面實現了文件檢索的方便、快捷，另一方面也保證了文件利用的現行性與時效性。

第二，拓展現行文件查閱渠道。檔案管理部門要以多媒體技術為基礎，在現場查閱之外，拓展現行文件查閱渠道，例如：現行文件預約查詢、委托代理查詢、自助查閱、函電查閱等，在最大程度上滿足需求者對現行文件的查閱需求。

第三，延伸服務范圍。各級檔案管理部門均要建立基層閱覽點，通過開展文件下鄉、文件進工廠、文件進社區等活動最大限度地延伸文件利用范圍；同時還可以在農村或者社區設立現行文件閱覽點，為農民、外來務工者和社區居民提供相關文件，以滿足基層群眾對文件的需求，將文件利用范圍群眾化、社會化。

（三）文件利用中心數字化。隨著信息技術的提升，網絡覆蓋范圍的拓展，檔案管理機構閱覽室中的人數日益減少。面對這樣的情況，檔案管理部門要以發展的眼光，通過對現代化技術的合理應用，建立數字化的文件利用中心。該文件利用中心的建立要以網絡平臺為基礎，以互聯網為工具來實現。目前，我國辦公條件正在逐漸向著無紙化方向發展，該現象為檔案的無紙化傳輸提供了有效的保障。各級黨政部門可以利用該系統將數字化的現行文件傳輸至文件利用中心，文件利用中心以數字化的形式將文件轉變為電子文獻資源，以供社會公眾利用。

三、結語

已公開現行文件利用是社會發展的大勢所趨，目前，在現行文件利用方面尚存在文件收集困難和利用方式單一等問題。該問題的解決需要以多媒體、信息技術和數字技術為平臺，通過完善文件報送制度和文件利用中心數字化解決文件收集困難等問題，通過創新利用形式解決利用方式單一等問題。

［1］閆艷.河南省已公開現行文件利用工作調查［J］.檔案管理，2010（4）：55.

［2］許利.試論已公開現行文件服務利用工作［J］.華章，2011（16）：252.