目標管理給辦公室工作帶來的生機與活力

文/國藥中生成都生物制品研究所有限責任公司　徐萌萌　聶梓楠　陳鍵

目標管理給辦公室工作帶來的生機與活力

文/國藥中生成都生物制品研究所有限責任公司徐萌萌聶梓楠陳鍵

面對辦公室紛繁瑣碎的工作，合理運用目標管理可以激發團隊活力，樹立團隊意識；增進彼此感情，消除本位意識；凸顯問題所在，加強危機意識，預判防范風險；掌握重點工作，充分發揮個人潛能，提升工作效率等，給辦公室工作帶來新的蓬勃生機與活力。

目標管理；辦公室工作

目標管理（Management by Objectives）是管理大師彼得·德魯克于1954年出版的《管理的實踐》一書中提出來的。這種管理既是一種管理原則又是一種管理方式，即根據戰略規劃組織運用系統化方式，把各項管理事務展開為有主次的、可控的、高效的管理活動，通過激勵員工共同參與，以實現整體和個人目標的過程。目標管理著重強調把整體目標轉化為團隊和個人的具體目標，使參與者能清楚了解掌控自身的成績。

一、辦公室目標管理的運用

如何將目標管理運用在辦公室管理中呢？經過一段時間的摸索和嘗試，我們初步歸納為三個步驟：

第一步，進行目標設置。這步由辦公室負責人完成，主要確定7項內容：1.目標是什么；2.達到什么程度；3.何時完成目標；4.誰來完成；5.采取什么樣的措施、手段、方法；6.配套什么樣的資源和授權；7.如何評價完成情況。其中，目標既可以是針對辦事的業績型目標也可以是提高個人能力素質的能力型目標，既可能是短期目標也可能是長期目標，但無論哪種形式的目標都應擬定進度計劃表及相應配套資源表。

第二步，目標過程管理。這步由辦公室團隊共同完成。目標管理重視結果，過程中強調自主、自治和自覺，但并不意味著自由散漫、無章無序，不等于辦公室負責人可以放手不管聽之任之。相反，由于形成了目標體系，一環失誤，就會牽動全局。因此更需要在目標實施過程中加強管理：首先進行定期檢查，辦公室負責人利用日常的擺談自然地進行信息反饋，糾正偏差。其次辦公室團隊定期通報進度，相互交流，協調目標節點間的合作，在遇到困難時辦公室負責人要及時指導或團隊共同討論，一起解決問題。最后，當出現意外、不可測事件嚴重影響目標實現時，可以采取糾正和預防措施，修訂原定目標。

第三步，總結與評價成果。達到目標預定完成期限后，執行目標的團隊人員（個人）對自己應完成的目標首先進行自我評估，然后辦公室負責人與團隊（個人）一起評價目標完成情況，找出成功或失敗的原因，同時討論下一階段目標，開始新循環。如果目標沒有完成，應認真分析原因，總結吸取教訓，切忌相互指責，始終保持相互信任的環境。為更好地激勵團隊（個人），可以根據完成目標的質量，與績效考核掛鉤進行獎懲。

二、目標管理給辦公室工作帶來的新氣象

結合辦公室工作的實際情況，我們設定了提升個人能力的辦公技能操作、組織協調、知識拓展等目標；辦會籌辦準備、現場管理目標；辦文時效性、規范性、準確性目標；辦事全面性、合理性、及時性目標……這些目標既不偏離本職又不好高騖遠難以實現。在一個又一個，一次又一次的目標設定與完成中，辦公室工作逐步展現出了勃勃的生機與新鮮的活力。

工作氛圍變得融洽。由于辦公室的工作分散多頭，雜而無形，經常看到你在忙，我在忙，人人都在忙，忙什么？不清楚……反而事情一多大家有時就會比較煩躁，為雞毛蒜皮的小事而劍拔弩張，導致辦公室的氣氛緊張，影響工作心情，工作效率自然而然地就降低了。通過目標管理，各自的工作內容明確了，交接點界定清楚了，大家避免了像無頭蒼蠅飛來飛去的雜亂無章，相互間的溝通反而更容易、更順暢，大家共同分享成功的喜悅和快樂，共同出謀劃策解決問題和困難，無形中增進了心與心之間的交流，人與人之間的理解與信任。

主動意識顯著增強。面對常規枯燥重復的工作，辦公室會逐漸呈現出一種“圍繞事務轉，平庸300天”的工作狀態，這種狀態就像溫水煮青蛙一樣，人越來越懶散，思想產生了惰性。通過目標管理，每星期、每月、每年的新目標使工作有了新鮮感，按期完成目標不斷產生了成就感，辦公室工作人員也更加關注領導、部門、基層等主要服務對象的所思、所想、所急、所需，工作思維也從“領導交辦，辦完就好”開始向“怎樣去辦、辦就辦好”轉變，相互間也變得能主動配合、主動補位，領導交辦的事情也能在第一時間積極響應完成，不再需要催促。真是印證了俄國哲學家車爾尼雪夫斯基說的一句話： “沒有目標，哪來的勁頭？”

個人能力明顯提升。有人說辦公室人員是“萬金油”：動手能干、張嘴能說、提筆能寫。可這些看似簡單、人人都會的能力想要運用好，應用的得心應手，卻并不是一件容易的事兒，因為這需要不斷地提高政治理論素養和專業知識、操作技能，需要細致周全的計劃性，需要吃透上情、了解外情、熟悉內情的預見性……通過目標管理，我們根據每位辦公室人員工作性質和崗位職責量身訂制了學習內容和培訓項目，經過一段時間的堅持不懈，大家銳意進取的學習能力、勝任崗位的工作能力以及積極高效的實踐能力明顯增強。

工作質量顯著提高。雖然辦公室的辦文、辦會、辦事工作有規范化管理、標準化操作、程序化運行、制度化監督，但還是會存在磨洋工、常返工、微過細故的情況。通過目標管理，辦公室工作日趨規范，運轉更加有序，政令更加暢通，基本消除了漏辦、滯辦、錯辦現象，形成了強服務意識、明確責任、高效運轉、靈敏反應的工作模式，有力提升了工作效能和服務水平，提高了領導和職工對辦公室工作的滿意度，實現了“凡事有人負責、凡事有人監督、凡事都有結果”的目標。

美國“鋼鐵大王”安德魯·卡耐基說：“如果你想要快樂，設定一個目標，這個目標要能指揮你的思想，釋放你的能量，激發你的希望。”當辦公室每個人有了自己的目標后，工作的心情變得愉悅順暢，工作的態度變得樂觀向上，工作的質量變得高效出色，整體素質大幅提升。通過目標管理給辦公室工作帶來了新的氣象，形成了新的良性循環，相信在不久的將來必定能鍛造出一支自律自強、服務熱情、辦事高效的辦公室隊伍。